Журнал учёта лекарственных средств для медицинского применения

Учёт товарных запасов → Отчёты, справки → Заведующий отделом → Журнал учёта лек. средств медицинского применения.

Ведение журнала регламентировано Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации (Минздрав России) от 17 июня 2013 г. N 378н.

Отчёт строится по следующим типам документов:

• Для получения списка розничных продаж используется системная настройка: Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Настройки для отчётов → Документы розничной реализации [DocsReal] = <список>

• Для получения списка оптовых продаж используется системная настройка: Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Настройки для отчётов → Документы оптовой продажи [DocsOpt] = <список>

  Примечание

  В отчёт попадут соответствующие данные только из документов, имеющих статус [Товар получен].

Отчёт формируется по отдельному подразделению, выбираемому из справочника Внутренние контрагенты. Остатки и движение товара по подразделению включает в себя остатки и движение товара по всем отделам этого подразделения.

Обязательно должен быть указан период, за который формируется журнал. Если выбранный пользователем диапазон включает текущий месяц – будет выдано предупреждение: Внимание, для формирования журнала выбран в том числе текущий (незавершенный) месяц, данные по движению товаров за этот месяц еще могут быть изменены. Не забудьте в начале следующего месяца распечатать окончательный журнал за этот месяц.

По умолчанию, при входе в отчёт в качестве диапазона для печати указывается предыдущий месяц.

Примечание

Журнал формируется по каждому завершённому месяцу отдельно.

• «Галочка» Выбрать товары с признаком ПКУ и без признака НПЛС. Если эту «галочку» установить, то в отчёт попадут только товары, находящиеся на предметно-количественном учёте (ПКУ), но не являющиеся наркотическими и психотропными лекарственными средствами (НПЛС). Данные берутся из Справочника товаров.

  Примечание

  Если при установленной «галочке» дополнительно выбрать фармгруппы или товары, то их содержимое будет отфильтровано на предмет наличия товаров с ПКУ и без НПЛС, данные по которым попадут в отчёт.

• Кнопкой (Добавить фармгруппу в список) сверху можно выбрать фармгруппу товара, а кнопкой (Добавить товар в список) снизу – отдельные позиции из Справочника товаров в том числе несколько препаратов, по которым необходимо сформировать журнал. Выбор пользователя запоминается и восстанавливается при следующем входе в отчёт.

  Примечание

  Если выбрано более одной позиции справочника, (в том числе фармгруппа), то журнал формируется по каждому товару отдельно.

• Кнопкой (Просмотреть список товаров текущей фармгруппы) можно вывести список товаров выбранной фармгруппы – откроется форма Привязка товара к фармгруппам.

Выдержка из нормативной документации

В соответствии с приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации (Минздрав России) от 17 июня 2013 г. N 378н:

…Листы журналов учёта, заполняемых в электронной форме, ежемесячно распечатываются, нумеруются, подписываются лицом, уполномоченным на ведение и хранение журналов учёта, и брошюруются по наименованиям лекарственного средства, дозировке, лекарственной форме…

…На последнее число каждого месяца лицо, уполномоченное на ведение и хранение журналов учёта, проводит сверку фактического наличия лекарственных средств с их остатком по журналу учёта и вносит соответствующие записи в журнал учёта…

Внимание

Для правильного формирования журнала, в конце каждого месяца в программе необходимо провести частичную инвентаризацию по товарам, подлежащим учёту в данном журнале!

Содержание журнала (отдельный лист на каждое лек. средство и на каждый месяц). В «шапке» указывается:

• Наименование аптечной организации – юр. лицо владелец базы, подразделение (отдел) для которого печатается отчёт.

• Наименование лекарственного средства для медицинского применения – полное наименование позиции из Справочника товаров.

• Дозировка, лекарственная форма, единица измерения – через запятую данные по данному товару из из Справочника товаров, причём единица измерения подразумевает и количество этих единиц (например: 50 мл, или №25).

Состав отчёта по номерам колонок:

• 1 Месяц – указывается прописью.

• 2 Остаток на 1-е число месяца – суммарный остаток по всем партиям конкретного товара на первое число месяца, до начала любого движения по данному товару.

• 3 Поставщик, N и дата документа – заполняется если в отчётном месяце были приходы от поставщика по данному товару. Заполняется наименование поставщика, номер и дата накладной поставщика. Если имеется более одного поставщика, то они перечисляются через запятую, точку с запятой и с новой строки. Каждый приход заполняется в своей ячейке (строка разбивается на необходимое количество ячеек).

• 4 Количество – напротив соответствующего прихода – количество (сумма) приходов от всех поставщиков по данному товару, пришедшему по этому документу.

• 5 Всего за месяц по приходу с остатком – сумма колонки №2 за текущий месяц (остатки) и всех ячеек колонки №4 за этот месяц (количество).

• 6 Виды расхода

  Примечание

  Строки 6-12 разбиты на две, для учёта по каждому виду расхода:

  • По рецептам – сколько было отпущено товара по рецептам для физических лиц.
  • По требованиям – сколько было отпущено юр.лицам, по документам «продажа по безналичный расчёту», если они были из указанных партий.

• 7 Расход – подзаголовок, объединяющий колонки с №7 по №37. Это даты расхода по дням месяца. Каждая заполняется в соответствии с количеством расходов в конкретный день месяца.

  Колонки с №7 по №37 заполняются итоговыми данными по продаже данного товара в течение дня. В верхнюю ячейку записывается общее количество данного товара, проданного по документам розничной реализации за день продаж, в нижнюю ячейку записывается общее количество данного товара, проданного за безналичный расчёт за день продаж.

  Первый день продаж в течение месяца вносится в колонку №7, второй день продаж – в колонку №8, третий день продаж – в колонку №9 и так далее.

• 38 Расход за месяц по каждому виду отдельно – вносится сумма продаж за месяц по каждому типу (по рецепту или по требованию) отдельно.

• 39 Всего за месяц по всем видам расходов – сумма из ячеек колонки №38.

• 40 Остаток по журналу учёта на конец месяца – остаток по данному журналу на конец месяца (разница между колонкой №5 и колонкой №39).

• 41 Фактический остаток на конец месяца – остаток данного товара в базе на начало следующего за отчётным месяцем дня, до начала любого движения по данному товару.

• 42 Подпись уполномоченного лица – проставляется вручную.

Примечания

• Расхождение между колонками №40 и №41 (журнальным и фактическим остатком товара) может произойти, если часть учётного товара не проходила по документам продажи за наличный или безналичный расчёт. Такие ситуации могут возникнуть, например, в следующих случаях:

  • По приходной накладной сделан частичный или полный возврат товара.
  • Товар списан.
  • Товар перемещён в другую аптеку, либо пришёл по перемещению из другой аптеки.
  • Также расхождения могут быть выявлены в результате инвентаризации.

• Нулевые значения в журнал не записываются, соответствующая ячейка остаётся пустой.

• Если распечатать журнал по текущему месяцу, то условно датой окончания месяца будет считаться дата печати журнала (в остальном правила заполнения аналогичны описанным выше).

Внимание

В протокол Печать журнала лек. средств медицинского применения в качестве информационных сообщений записываются события успешной подготовки данных для печати, это касается данных по следующим типам информациии: подразделение, начальный месяц периода, конечный месяц периода. Срок хранения протокола 500 дней. Подробнее см. Просмотр протоколов работы.

Созданный отчёт может экспортироваться в электронные таблицы (см. Экспорт отчётов в Excel).