Подсчёт товара в наличии и внесение в ведомость реальных остатков

Предварительно следует ознакомиться с описанием Создания инвентаризационной ведомости.

• На отдельной странице описаны Настройки для инвентаризации (настройки формы и системные настройки)

Подсчёт товара в наличии и внесение в ведомость реальных остатков выполняется в форме Инвентаризация:

Возможности экранной формы «Инвентаризация»

• Рядом с полем Дата имеется поле для показа времени начала инвентаризации. Это поле заполняется только при частичной инвентаризации и служит для выполнения выборочной инвентаризации без остановки движения проверяемых товаров.

• По кнопке Дополнительно (вверху справа) показываются дополнительные параметры, по которым была сформирована инвентаризационная ведомость (список товаров, которые должны подвергнуться инвентаризации):

  

  Примечание

  Определить по какому товару (маркированному или нет) выполняется инвентаризация в настоящий момент можно по информационному сообщению в правом углу:

  • Только партии с маркированным товаром - инвентаризация по маркированному товару.
  • Только партии с НЕмаркированным товаром - инвентаризация по не маркированному товару.

  

В составе параметров будут перечислены «галочки», с которыми создавалась инвентаризация. Для полной инвентаризации это вид цены и признак использования заводских штрихкодов; для частичной инвентаризации дополнительно показываются признаки блокировки партий, автоматического пересчёта остатков и параметры фильтров (подробнее о параметрах см. Создание инвентаризационной ведомости).

• По кнопке , расположенной справа от поля Основание можно выбрать приказ, на основании которого будет проводиться данная инвентаризация. Приказ выбирается из справочника Приказы по инвентаризации.

  Примечание

  Указание приказа для инвентаризации настоятельно рекомендуется.

  Внимание

  Согласно нормативным документам, инвентаризация всегда выполняется только на основании официального приказа по организации, однако, указание приказа в программе не обязательно. Это позволяет проводить внутренние инвентаризации и без официального приказа.

  В печатных формах по инвентаризации даты проставляются следующим образом:

  • Если приказ указан, то: Дата, Дата начала инвентаризации, Дата окончания инвентаризации берутся из приказа.

  • Если приказ не указан, то: Дата, Дата начала инвентаризации, Дата окончания инвентаризации будут пустыми.

• По кнопке Подробнее (справа от поля Основание) можно сделать видимым данные выбранного приказа по инвентаризации:

  

Скрыть показ подробностей можно кнопкой Подробнее.

С помощью панели Фильтры можно сделать видимыми только нужные товарные строки. Доступны следующие фильтры:

• По группе заказа – группа выбирается из справочника Группы заказов.
• По стеллажу – стеллаж выбирается из справочника Описание стеллажей.

• По местам хранения – этот фильтр доступен только в конфигурации «Оптово-розничного склада».

• - по этой кнопке можно добавить в инвентаризационную ведомость определённую партию товара, которая не попала в ведомость при её автоматическом создании. При этом будет открыто окно со списком товаров и их партий когда-либо оприходованных на отдел, в котором можно выбрать конкретный товар и партию. По кнопке открывается форма Наличие товаров в отделе, из которой можно выбрать партию.

• - по этой кнопке можно добавить в инвентаризационную ведомость товар, который не попал в ведомость при её автоматическом создании. По кнопке открывается Справочник товаров, в котором нужно отметить строки клавишей Ins, и нажать кнопку Ввод, далее все партии, существующие по выбранным товарам, будут занесены в ведомость инвентаризации.

• - эта кнопка включает режим «редактирование в таблице», также можно использовать клавишу Enter. При её нажатии становится возможным изменить значение поля На полке для текущей строки. После ввода значения и нажатия клавиши Enter режим выключается. До нажатия клавиши Enter можно отменить режим клавишей Esc (набранное в поле значение не будет запомнено).

• - по этой кнопке открывается вспомогательное окно (режим «редактирование в диалоге») для ввода значения поля На полке для текущей строки. Также можно использовать сочетание «горячих клавиш» Ctrl+Enter:

  

  Примечание

  Количество товара можно вводить целым и дробным, как десятичными, так и простыми дробями. См. Ввод дробного количества.

  Если фактическое количество товара оказалось дробным, то нужно вводить именно дробное значение, независимо от того, числится ли товар дробным в Справочнике товаров, то есть заполнено ли для товара поле Фасовка этого справочника.

  Внимание

  Изменение дробного количества допустимо только для НЕмаркированного товара!

• - по этой кнопке можно удалить строку из инвентаризационной ведомости.

  Примечания

  • Если по строке инвентаризации уже создан документ на списание или оприходование товара, то будет выдано соответствующее сообщение и строка удалена не будет.

  • Возможность удаления строк может быть запрещена системной настройкой Разрешить удаление строк в инвентаризации (см. Настройки для инвентаризации).

• - по этой кнопке можно выбрать печатную форму инвентаризации (вид большинства печатных форм определён нормативными документами):

  • Инвентаризационная ведомость.

  • Акт инвентаризации.

  • Описной лист и сводная опись.

  • Сличительная ведомость (ИНВ-19).

  • Инвентаризационная опись:

    • Инвентаризационная опись (титульный лист).
    • Инвентаризационная опись (для налоговой).
    • Инвентаризационная опись (ИНВ-3 для бухгалтерии).

  • Инвентаризационная опись для проведения инвентаризации (альбомная).

  • Инвентаризационная опись для просмотра результатов инвентаризации (альбомная).

  • Сличительная ведомость (производитель, серии) - в этой ведомости показываются только партии, в которых выявлены расхождения.

  • Сличительная ведомость по заводским ШК - эта ведомость имеет ряд отличий, о которых см. страницу Проведение инвентаризации по заводскому штрихкоду).

  • Постеллажные карточки со штрихкодом - карточка только по текущей строке, сразу отправляется на принтер, на экране не показывается).

  • Сличительная ведомость по стеллажам - эта ведомость показывается только если установлена настройка Отображать стеллаж хранения, см. Настройки для инвентаризации.

• - эта кнопка открывает вкладку Расхождения.

• - этой кнопкой осуществляется пересчёт книжных остатков по строкам инвентаризации.

  Примечание

  Возможность пересчёта остатков может быть полезна в том случае, если инвентаризация (список товаров) создавалась несколько дней назад, а ввод результатов инвентаризации в компьютер выполняется позже, когда уже было движение товара. То есть нужно привести список товаров к состоянию, которое было на дату выполнения подсчёта товара «на полках».

  Эта возможность может быть запрещена системной настройкой Разрешить пересчёт остатков в инвентаризации (см. Настройки для инвентаризации).

  • Возможен пересчёт одной строки инвентаризации, либо всех строк инвентаризации.
  • Дополнительно надо указать какую дату использовать для вычисления остатков: дату инвентаризации или текущую дату.

• - по этой кнопке можно обновить список товаров. Может быть нужно для одновременной работы нескольких пользователей в одной инвентаризационной ведомости.

• - эта кнопка позволяет выполнить настройки формы (см. Настройки для инвентаризации).

• - по этой кнопке можно «одним щелчком» перенести «книжные» (по компьютеру) остатки в «фактические», то есть сделать значения поля На полке («фактическое» количество) равным значению поля Кол-во («книжное» количество) сразу для всех строк (то есть считается, что инвентаризация не выявила расхождений).

  Примечание

  Эта возможность доступна только для полной инвентаризации.

• - по этой кнопке вызывается окно просмотра истории изменений инвентаризационной ведомости:

  

  В окне ничего редактировать нельзя, можно только просмотреть историю изменений.

• Клавиша F9 - переключение режимов Корректировка и Накопление. Сменить режим также можно выбором его из выпадающего списка в поле Режим (расположено в верхней части под кнопкой Дополнительно).

  • В режиме Корректировка, при редактировании корректируется значение колонки На полке (колонка Увеличить при этом имеет серый фон и недоступна для изменения).

  • В режиме Накопление курсор попадает в колонку Увеличить (колонка На полке при этом имеет серый фон и недоступна для изменения), и по окончании редактирования значения ячейки, значение, введённое в ячейке Увеличить будет прибавлено к значению На полке.

• Для ввода фасованного количества необходимо набрать знак «/» и количество фасованного товара.

  Пример

  Необходимо ввести 8 пакетов «Маалокса», тогда как в пачке его, допустим, 16 штук. В поле надо ввести /8 и нажать клавишу Enter. При этом системой будет произведён автоматический пересчёт количества в десятичную дробь.

  Примечание

  Работать с фасовкой можно как в режиме Корректировка, так и в режиме Накопление.

• Увидеть расхождения «книжного» (по компьютеру) и фактического количества товара удобно на вкладке Расхождения. Там также можно вводить фактическое количество товара.

• - выход из формы с сохранением сделанных изменений.

Таблица, содержащая список строк ведомости имеет следующие колонки:

• Код – код товара.
• Штрихкод – штрихкод инвентаризируемой партии.
• Наименование – наименование товара.
• Цена – цена партии.
• Кол-во – количество, числящееся по компьютеру (книжное).
• На полке – реальное наличие (фактическое), проставляемое вручную.
• Увеличить – количество, проставляемое в режиме Накопление.

Количество, введённое в данной колонке, будет прибавлено к количеству в колонке На полке.

Таблица может работать как в режиме поиска (вся строка выделена синим цветом), так и в режиме корректировки (синим цветом выделена одна ячейка).

Переход из режима поиска в режим корректировки (и обратно) выполняется по нажатию клавиши Enter.

В таблице можно провести упорядочивание (сортировку) по любой из колонок (кроме колонок Цена и Кол-во) щелчком по заголовку колонки, при этом в заголовке появится символ «звёздочка».

Поиск проводится по той же колонке, по которой идёт сортировка.

Дополнительно, в нижней части окна, отображаются данные по строке инвентаризации, на которой установлен курсор (поля Фасовка, Серия, %НДС).

Также предусмотрено поле, в котором указывается суммарное количество, которое числится по компьютеру (ИТОГО по колонке Кол-во в поле Числится).

Внизу, в статусной строке (самой нижней строке формы) последовательно указаны:

• штрихкод;
• искомый фрагмент (для режима поиска);
• имя колонки, по которой ведётся сортировка и поиск.

Для частичной инвентаризации по правой кнопке мыши доступны дополнительные функции для обеспечения возможности блокировки движения по партиям, включенным в инвентаризацию, по которым есть расхождения или было движение во время проведения инвентаризации. Функции объединены в подменю Блокировка:

• Блокировка (разблокировка) партии по текущей строке.
• Блокировка партий с расхождениями и с движениями.
• Отмена блокировок по всем строкам инвентаризации.

Эти функции предназначены для организации выборочной инвентаризации с или без остановки движения товара. Заблокированные партии будут иметь красную фоновую подсветку поля Кол-во.

Примечания

Заблокированные партии будут заблокированы не только в инвентаризации, но и при работе с документами и в Торговом терминале.

При закрытии инвентаризации (создании документов) или удалении инвентаризации, будут автоматически сняты все блокировки на партии, которые были заблокированы этой инвентаризацией.

Для частичной инвентаризации по правой кнопке мыши доступна дополнительная функция Движение, предназначенная для получения информации о движении товара за время проведения инвентаризации. При вызове этой функции, отображается:

• остаток партии на начало инвентаризации;
• количество прихода;
• количество расхода;
• остаток на конец инвентаризации.

Предусмотрено выделение фоновым цветом позиций в поле Код по следующим правилам:

1. Если строка инвентаризации не редактировалась, то выделения нет.

2. Строки с недостачей (только те которые редактировались) выделяются тёмно-оранжевым цветом.

3. Строки с излишками (только те которые редактировались) выделяются зелёным цветом.

4. Строки (только те которые редактировались), в которых количество «книжное» равно количеству фактическому, выделяются серым цветом.

Примечание

Если системная настройка Допустимость отображения количества по компьютеру (см. Настройки для инвентаризации) установлена в значение Нет, то излишки и недостачи не отмечаются.

Для частичной инвентаризации предусмотрено выделение фоновым цветом:

• Поле Кол-во подсвечивается красным цветом для тех партий, движение которых было заблокировано на время инвентаризации.

• Поле На полке подсвечивается сиреневым цветом для тех партий, по которым было движение во время инвентаризации.

Как выполнять подсчёт товара и заполнять инвентаризационную ведомость в программе

В программе предусмотрено два режима работы: Корректировка и Накопление (переключение между режимами – клавишей F9 или выбором из списка в поле Режим).

Режимы равноправны и выбираются исходя из конкретных условий работы:

• Режим Корректировка удобен, когда трудно сканировать товар на полках (сканер не дотягивается). В этом случае, подсчёт товара ведётся на бумаге, а затем результаты заносятся в программу.

  Примечание

  При инвентаризации маркированного товара ввод количества по партии в инвентаризационном листе недоступен. Возможен только ввод на вкладке Быстрый ввод.

• Режим Накопление удобен, когда товар с полок можно просканировать. В этом случае подсчёт товара и заполнение ведомости в компьютере выполняются едиными действиями (простым сканированием товара).

  Примечание

  Инвентаризацию можно выполнять как по внутренним штрихкодам программы «М-АПТЕКА плюс», так и по заводским штрихкодам (см. Проведение инвентаризации по заводскому штрихкоду). Это определяется при создании инвентаризационной ведомости (см. Создание инвентаризационной ведомости) и настройками формы инвентаризации (см. Настройки для инвентаризации).

Подсчёт товара и заполнение инвентаризационной ведомости выполняются следующим образом:

1. Выбрать и установить в программе режим работы (Корректировка или Накопление).

2. Если выбран режим Корректировка, то отпечатать форму Инвентаризационная опись для проведения инвентаризации (альбомная). Первоначально нужны будут только листы с перечнем товара, в которых колонка Кол-во фактическое – пустой.

   Примечание

   Следует обратить внимание на значение настройки Не печать позиции у которых реальное и книжное количество нулевые (см. Настройки для инвентаризации) и установить её перед печатью подходящим образом.

   2.1. Товары на полках подсчитываются, результаты заносятся в бумагу.

   2.2. Данные из бумаги переносятся в таблицу (в компьютере):

   • Найти товар в таблице.

   • Нажать клавишу Enter.

   • Ввести фактическое количество данного товара.

   Примечание

   В программе установлено ограничение на максимальное количество вводимых единиц товара: не более 999 999 (то есть до одного миллиона единиц). При попытке ввода большего числа, оно будет сброшено в ноль.

   • Нажать клавишу Esc.

   • Вернуться к подпункту 2.2 и продолжать вводить фактические количества товара до исчерпания списка.

3. Вкладка Быстрый ввод предназначена для ввода количества при помощи сканера. Также это единственный режим, доступный для ввода при инвентаризации маркированного товара.

   Сканером считывается штрихкод на упаковке товара:

   • При считывании штрихкода в таблице Данные о последней введённой строке отобразится полная информация о товаре.

   • Каждая считанная упаковка увеличивает количество на единицу для соответствующей партии товара (в поле Кол-во).

     Внимание

     При проведении инвентаризации по маркированному товару необходимо сканировать именно матричные коды на упаковках (см. Работа с ИС Маркировка), а не ЗШК или внутренние штрихкоды!

     Примечание

     Если на момент проведения инвентаризации на остатках числится неполная упаковка маркированного товара (часть упаковки была продана), то при сканировании матричного кода такой упаковки в ведомость инвентаризации переносится её остаток по данным программы «М-АПТЕКА плюс».

     Если остаток неполной упаковки отсканирован не был, то он будет списан по результатам инвентаризации.

     Внимание

     Если считанный код упаковки ранее был реализован, списан, возвращён поставщику, либо перемещен в другое подразделение, то выдаётся сообщение, что данная упаковка не принадлежит нам, добавление её в ведомость инвентаризации невозможно.

   • Если установить «галочку» Сверять данные по упаковке МДЛП (доступна только для маркированного товара), то по каждому считанному коду система будет запрашивать из МДЛП информацию по упаковке:

     

     Внимание

     Если у упаковки отличается место деятельности по данным МДЛП, то выдаётся соответствующее сообщение. Если упаковка имеет статус «Продан в розницу», то выдаётся сообщение об этом. Такие упаковки добавить в ведомость инвентаризации невозможно.

4. Если работа ведётся на вкладке Инвентаризационный лист, то обязательно нужно сделать сортировку (упорядочивание) списка товаров по штрихкоду (щёлкнуть левой клавишей мыши по заголовку колонки Штрихкод, чтобы на ней появился символ «звёздочка»).

   Далее сканером считывается штрихкод на упаковке товара:

   • При считывании штрихкода в полях вкладки отобразится полная информация о товаре.

   • Каждое считывание добавляет единицу к ранее просканированному количеству этого товара (в поле Кол-во).

   • Для немаркированного товара можно сразу ввести определённое количество единиц. Следует ввести число (количество единиц товара), затем знак «звездочку», после чего считать сканером штрихкод (количество и «звёздочка» сначала будут показаны в поле Штрихкод, а потом исчезнут).

     Примечание

     В программе установлено ограничение на максимальное количество вводимых единиц товара: не более 999 999 (то есть до миллиона единиц). При попытке ввода большего числа, оно будет сброшено в ноль.

     Количество товара можно вводить целым и дробным, как десятичными, так и простыми дробями (см. Ввод дробного количества).

   • Для немаркированного товара поддерживается режим ввода фасованного количества: следует ввести знак «/», затем число элементов в частично проданной упаковке, а затем считать штрихкод (знак «/» и число сначала будут показаны в поле Штрихкод, а потом исчезнут).

     Примечание

     В программе выполняется проверка сканируемого штрихкода по принципу контрольного разряда. Если штрихкод введён неверно, то выводится сообщение об ошибке.

     Если установлена настройка формы Не выдавать сообщения об ошибках на закладке "Быстрый ввод", то сообщение не будет выдаваться (см. Настройки для инвентаризации).

   • При сканировании штрихкода, которого нет в текущей инвентаризационной ведомости, выполняется поиск партии с таким штрихкодом в базе данных, и если партия найдена, то она автоматически добавляется в инвентаризационную ведомость.

     Примечание

     Поле ШК товара (доступно только для НЕмаркированного товара) - позволяет искать все товары, в том числе прошедшие переоценку. Причём поиск ведётся по всем штрихкодам, которые когда-либо присваивались партиям товара:

     • по новым штрихкодам (после переоценки);
     • по промежуточным штрихкодам (если переоценок было несколько);
     • по исходным штрихкодам (до переоценки).

     Примечание

     В режиме частичной инвентаризации партия не добавляется в список.

     Внимание

     Если выполняется частичная инвентаризация без остановки движения товара, то при каждом вводе фактического остатка будет проверяться движение товара и, соответственно, подсвечиваться поле На полке. При обнаружении расхождений рекомендуется временно заблокировать движение партии, выполнить проверку и повторно ввести фактический остаток. Книжный остаток будет вновь автоматически проверен, если установлен соответствующую «галочку» Пересчёт книжного остатка при вводе факт.остатка.

5. По окончании ввода фактических остатков можно выполнить печать различных отчётных форм. При этом учитываются значения настроек, которые задаются в текущем окне и действуют только на данную инвентаризацию.

Вернуться к описанию технологического процесса инвентаризации.