Учёт товара по стеллажам

Учет товара по стеллажам (по местам хранения) предполагает организацию в аптеке и программе «М-АПТЕКА плюс» системы, при которой товары закрепляются за полками в стеллажах. Один товар может быть привязан к нескольким полкам.

Одно из основных назначений данного функционала – помощь сотрудникам аптеки для поиска товара в аптеке и выкладке товара при приемке по установленным в аптеке правилам.

Подробнее о том, как узнать, к какой полке привязан товар (то есть, где данный товар находится в аптеке и куда его необходимо выкладывать при приемке товара) описано в разделах:

• Где смотреть полки?

• Отчёты по полкам

Для организации такого учета необходимо создать в ПО «М-АПТЕКА плюс» систему стеллажей и полок в них. Название и количество стеллажей и полок в них может быть произвольным, определяется аптекой или офисом аптечной сети. После чего нужно выполнить предварительную настройку постеллажного учета и процедуру привязки товара к местам хранения. При появлении новых стеллажей и/или товаров также однократно дополнить описание места хранения и/или привязать товар. Подробнее см. Технология привязки товаров к полкам на стеллажах

Предварительная настройка постеллажного учёта товара

Сначала необходимо заполнить Справочник стеллажей. В справочник нужно занести все те стеллажи, по которым нужно будет получать информацию о размещении товара. Наименования стеллажей можно вводить по собственному желанию. Для каждого созданного стеллажа необходимо добавить записи в Справочник полок.

Примечание

В базе офиса аптечной сети создаются записи для всех стеллажей аптек: для каждой аптеки свой список стеллажей, даже если одинаковые стеллажи есть в разных аптеках. Для каждого созданного стеллажа необходимо добавить записи в Справочник полок. Все эти записи экспортируются в подразделения из офиса.

Дополнительно рекомендуется подключить в аптеках Поиск по штрихкоду в «Справочнике товаров».

Технология привязки товаров к полкам на стеллажах

Аптеки самостоятельно выполняют привязку товаров на остатках к полкам на стеллажах через пункт меню по адресу Учёт товарных запасов → Дополнения → Места хранения - Ввод.

Процедура привязки стеллажа для товаров, находящихся на остатках, выполняется в аптеке. Желательно проводить её на рабочем месте, оборудованном сканером штрихкодов. По необходимости, процедуру можно остановить и продолжить когда для этого снова появится возможность. Для сокращения временных затрат процедуру можно выполнять одновременно на нескольких рабочих местах.

Основной сценарий работы в пункте меню Учёт товарных запасов → Дополнения → Места хранения → Места хранения - Ввод:

1. Выбрать полку.

2. Добавить товар на полку.

3. Выбрать один из возможных вариантов:

   • Повторить пункт 2, пока не закончится товар на полке.

   • Вернуться к пункту 1, если принесли для привязки товар с другой полки.

   • Остановить процедуру привязки.

Возможны ситуации, когда товар с одной из полок частично или полностью перемещается на хранение на другие полки. Подробнее см. Перенос товар с одной полки на другую

Чтобы отвязать товар от полки требуется:

1. Выбрать полку.

2. Найти и выбрать в таблице Список товаров на полке требуемый товар.

   • Если требуется удалить несколько товаров с полки, то такой товар отмечается нажатием клавиши Insert.

3. Нажать над таблицей Список товаров на полке кнопку .

   • В окне с сообщением Вы действительно хотите 'отвязать' выделенные строки? нажать кнопку Да.

Вкладка Привязка к полкам содержит две таблицы: Список товаров и Список товаров на полке. Над каждой из таблиц расположены кнопки для работы с ними. Действия по кнопкам дублируются пунктами контекстного меню в каждой из таблиц и могут иметь сочетание «горячих клавиш».

Список товаров	Список товаров на полке

С помощью этих действий можно выбрать и отметить товары для переноса их из одной таблицы в другую. Между таблицами расположены кнопки для переноса товара:

• Кнопка для переноса товара на выбранную полку: товар привязывается к полке и удаляется из таблицы Список товаров.

• Кнопка для копирования товаров с выбранной полки.

  • Товар остаётся привязан к полке. Если требуется его убрать с полки, то нажать над таблицей Список товаров на полке кнопку .

1. Выбрать полку

По необходимости, сменить или выбрать полку на стеллаже, если она ещё не выбрана, для которой будем привязывать товар:

1. На вкладке Привязка к полкам в справа сверху нажать на кнопку .

   

2. В окне Справочник полок найти и выбрать строку с требуемой полкой. Нажать на кнопку Редактировать или нажать клавишу Enter.

3. В таблице справа Список товаров на полке обновится список товаров. В названии таблицы первое число до / показывает сколько всего товаров на полке. Второе число после / показывает, какой по порядку товар в таблице выбран.

2. Добавить товар на полку

Предварительно нужно убедиться, что выбрана полка для товара. См. 1. Выбрать полку.

Добавить товар на полку можно одним из удобных способов.

• 2.1 Через справочник товаров

• 2.2 По штрихкоду партии

2.1 Через справочник товаров

1. Если у товара нет места и его нет на остатках, то выбрать товар из справочника товаров одним из возможных способов:

   • Кнопка открывает справочник с товарами по запросу Получить список товара для привязки к стеллажам.

   • Кнопка открывает справочник с товарами по запросу Получить список товаров не привязанных к стеллажам.

2. Найти и выбрать товар. Если товаров несколько, то каждый отмечается нажатием клавиши Ins, пока не будут выбраны все товары.

3. Нажать на кнопку Редактировать или нажать клавишу Enter.

   • Возможна ситуация, что выбранный товар уже положили на другую полку, тогда появится окно с сообщением: Выбраны товары, которые уже привязаны к другим стеллажам. Перепривязать к новому стеллажу или добавить? и кнопками выбора:

     • Кнопка Перепривязать, чтобы товар перенести новую полку.

     • Кнопка Добавить, чтобы товар имел несколько мест хранения.

4. При необходимости, нажать кнопку , чтобы обновить список. В том числе, при одновременной процедуре привязки с разных рабочих мест.

2.2 По штрихкоду партии

Чтобы добавить товар на полку по его партии на остатке через заполнение таблицы Список товаров (таблица слева), одним из возможных способов:

• Считывая сканером штрихкодов товаров на вкладке Ввод со сканера.

• Загрузив файл с штрихкодами по кнопке .

Товар из партии добавляется в Список товаров для последующего переноса на полку по кнопке по следующим категориям:

• Если партии с таким штрихкодом не было на остатке и её товар не может быть определён в этой аптеке, то фоновый цвет строки будет розовый. Такой товар считается "плохим" и он не может быть добавлен на полку.

• Товары, привязанные к другим полкам, отмечены жёлтым фоновым цвет строки. При переносе появится окно с сообщением: Выбраны товары, которые уже привязаны к другим стеллажам. Перепривязать к новому стеллажу или добавить? и кнопками выбора:

  • Кнопка Перепривязать, чтобы товар перенести новую полку.

  • Кнопка Добавить, чтобы товар имел несколько мест хранения.

• Остальные товары (без мест на полках) не выделены фоновым цветом.

• Если товар из таблицы Список товаров есть только на этой полке, то фоновый цвет его строки будет светло-зелёным.

Товары первых трёх категорий можно выделить из списка по кнопкам с галочками такого же цвета над таблицей Список товаров или пунктами контекстного меню этой таблицы:

• Только "Плохие" или нажать сочетание «горячих клавиш» Ctrl+B.

• Только с привязками к другим полкам или нажать сочетание «горячих клавиш» Ctrl+Y.

• Только "Хорошие" или нажать сочетание «горячих клавиш» Ctrl+G.

Чтобы увидеть все категории - нажать кнопку над таблицей Список товаров.

Перенос товарa с одной полки на другую

Полный обмен товаров между полками, когда все товары выбранной полки перемещаются на другую, а товары другой полки перемещаются целиком на выбранную полку:

1. Выбрать полку, с которой требуется переместить товар.

2. Нажать на кнопку (Поменять полки местами целиком).

3. Выбрать полку для обмена из окна Справочник полок.

4. Нажать на кнопку Редактировать или нажать клавишу Enter.

Частичный перенос товаров с выбранной полки на другую полку:

1. До начала переноса таблица Список товаров должна быть пустая:

   1. Нажать слева кнопку (Показать весь список).

   2. Если в таблице слева нет строк, то перейти к следующему шагу: выбрать полку.

   3. Если в таблице слева есть записи, то продолжить действия в таблице Список товаров:

      1. Вызвать контекстное меню по правой клавише мыши и выбрать пункт Отметить все или нажать сочетание «горячих клавиш» Ctrl+A.

      2. Нажать на кнопку (Удалить из списка выделенные позиции) и подтвердить удаление строк: нажать кнопку Да.

         

2. Выбрать полку, с которой требуется переместить товар.

3. В таблице Список товаров на полке необходимо выбрать товары и отметить их нажатием клавиши Ins.

4. Нажать чтобы заполнить таблицу Список товаров.

5. Над таблицей справа нажать кнопку (Удалить выделенные или текущую) и подтвердить удаление строк: нажать кнопку Да.

   

6. Выбрать полку на которую требуется переместить товар.

7. В таблице слева Список товаров отметить все товары одним из возможных способов:

   • Вызвать контекстное меню по правой клавише мыши и выбрать пункт Отметить все.

   • Нажать сочетание «горячих клавиш» Ctrl+A.

8. Нажать кнопку .

Где смотреть полки?

Информация о расположении товара на стеллажах может быть добавлена в колонке Стеллаж в окне Наличие товаров в отделе и строках чека Торгового терминала. Как включить отображение этих колонок подробнее см.:

• Наличие товаров в отделе. Дополнительные возможности таблицы товаров → Настройки таблицы товаров

• Общая информация по работе с реквизитами товаров → Настройка для Торгового терминала → Поля информирования

В окне Наличие товаров в отделе для таблицы товаров доступен пункт контекстного меню Информация по полкам, который позволяет показать все полки для хранения товара.

Дополнительно информация о стеллажах может быть добавлена в строку документа Приход от поставщика и/или распечатана в печатной форме (например: Акт оприходования товара), чтобы при приёмке товара правильно расположить его в аптеке по местам хранения.

Отчёты

Чтобы узнать, какие товары на остатках аптеки не имеют своего места хранения, необходимо сформировать Отчёт по Условиям хранения → Есть сейчас товары на остатках без стеллажей (товар без места)? Этот отчёт также позволяет просмотреть одну, несколько или все полки по составу товаров на них и условиям хранения этого товара.

Внимание

В отчете учитываются только партии товара, поступившие на остатки аптеки после привязки товара к полке. При создании новой привязки к полке товары, имеющиеся на остатках, к ней не привязываются.

По остаткам товара в аптеке на требуемую дату можно узнать, как много товара было привязано к полкам. Отчёт для этой цели расположен по адресу Учёт товарных запасов → Дополнения → Места хранения → Отчет по непривязанным товарам к полкам. Данные отчёта выгружаются в файл в формате .xls для самостоятельного анализа.