Модули АСНА

Описание

В программе «М-АПТЕКА плюс» есть возможность настроить взаимодействие с маркетинговым союзом АСНА (далее - МС АСНА) для аптек, которые являются партнерами АСНА, по следующим проектам от АСНА:

• Программа лояльности;

• Интернет-заказы (бронирование).

Внимание

Модуль АСНА (далее - модуль) не входит в стандартную поставку программы «М-АПТЕКА плюс» и приобретается отдельно.

Программа лояльности

В рамках программы лояльности из программы «М-АПТЕКА плюс» в маркетинговый союз АСНА передаются данные о реализации определённых товаров для контроля выполнения планов по договору с МС АСНА.

После заключения договора с АСНА и выполнения настроек по взаимодействию в программе «М-АПТЕКА плюс» появляется автозадача «Экспорт данных для АСНА». Схема работы выглядит следующим образом:

Аптека получает от АСНА списки с товарами по договору. Данные списки называются МАРКЕТИНГОВЫЕ ИНИЦИАТИВЫ (далее - МИ). МИ предоставляются в обговоренном с АСНА формате, в программу «М-АПТЕКА плюс» они не загружаются.

Если у аптеки есть необходимость видеть товары, которые относятся к договору АСНА, то по товарам из списка аптека может создать свободные группировки над справочником товаров в программе «М-АПТЕКА плюс», а также настроить подсветку товаров из группировок в различных окнах программы «М-АПТЕКА плюс». Данные группировки можно использовать при формировании внутренних отчётов, в сеансе заказа и в картотеке.

Для того, чтобы была возможна выгрузка данных из аптеки в МС АСНА, аптека (или офис аптечной сети, если аптека сетевая) в личном кабинете АСНА устанавливает связки между Справочником товаров программы «М-АПТЕКА плюс» и справочником АСНА.

С периодичностью, необходимой по договору с АСНА, из программы «М-АПТЕКА плюс» происходит выгрузка данных в МС АСНА (если аптека сетевая, то выгрузка выполняется из офиса аптечной сети). Выгрузка делается для формирования отчётности по выполнению договорённостей с АСНА. Выгружаются данные о товарных остатках и информация по чекам. Выгрузка может выполняться как автоматически, так и в ручном режиме через автозадачу «Экспорт данных для АСНА».

Часто задаваемые вопросы

1. Вопрос: Как загрузить списки АСНА в программу «М-АПТЕКА плюс»?

   • Ответ: Автоматической загрузки списков нет, но вы можете создавать свои группировки с такими товарами.

   Подробнее см.

   • Свободные группировки

   • Использование «Свободных группировок»

2. Вопрос: Как первостольник или другой сотрудник аптеки может увидеть товары по договору с АСНА?

   • Ответ: Можно выполнить подсветку (раскраску) товаров в различных окнах программы «М-АПТЕКА плюс», предварительно объединив их в свободные группировки. Как работать с группировками см. вопросе №1.

   Подробнее см. Раскраска товарных строк по условиям.

3. Вопрос: Как и где выполняются привязки?

   • Ответ: Привязки создаются в ЛК на сайте АСНА, по необходимости.

4. Вопрос: Как рассчитать бонус по продажам товаров АСНА в программе «М-АПТЕКА плюс»?

   • Ответ: Бонус по продажам рассчитывается АСНА, как именно – вы можете узнать у менеджера АСНА. Если вы хотите предварительно посмотреть информацию по остаткам и продажам товаров АСНА, то можно сформировать подходящий вам отчёт, в котором есть фильтр по группировкам (если товары АСНА объединены в группировку). Как объединить товары в группировку см. в вопросе №1.

5. Вопрос: Как мне учесть товары для АСНА при заказе товара?

   • Ответ: Можно создать группировку с необходимыми товарами и использовать ее при заказе:

     • Заказ товара в сеансе заказа с использованием группировок
     • Заказ по сводному прайс-листу → Фильтры

6. Вопрос: Какая информация загружается в программу «М-АПТЕКА плюс» по программе лояльности из АСНА?

   • Ответ: Есть только выгрузка данных из программы «М-АПТЕКА плюс» на сайт АСНА.

Интернет-заказы (бронирование)

Модуль выполняет обмен данными между сайтом АСНА и программой «М-АПТЕКА плюс»:

• На сайт АСНА автоматически выгружаются остатки аптеки и движение товара;

• В аптеку приходит информация о бронировании товара.

После заключения договора с АСНА и выполнения настроек по взаимодействию в программе «М-АПТЕКА плюс» появляются:

• Автозадача «Экспорт данных для АСНА»;

• Пункт меню Администратор системы → Настройки системы → Интернет-заказы;

• В торговом терминале добавляется модуль бронирования АСНА.

Информацию о уже оплаченных и ожидающих оплаты интернет-заказах в аптеках можно получить из Отчёта по интернет-заказам для сервиса АСНА.

Схема работы выглядит следующим образом:

Из программы «М-АПТЕКА плюс» на сайт АСНА регулярно выгружаются данные об остатках товаров. Данное действие выполняется автозадачей, но может быть выполнено и пользователем вручную. По запросу от менеджера АСНА сотрудником аптеки может быть выгружена вручную автозадачей другая информация.

Для того, чтобы была возможна выгрузка данных из аптеки на сайт АСНА и получение данных о брони, аптека (или офис аптечной сети, если аптека сетевая) в личном кабинете АСНА устанавливает связки между Справочником товаров в программе «М-АПТЕКА плюс» и справочником АСНА. При первичной выгрузке остатков привязываются все товары, в дальнейшем аптека получает информацию о новых непривязанных товарах и выполняет привязки только по ним.

Клиент аптеки бронирует нужный товар на сайте АСНА, информация о брони приходит в программу «М-АПТЕКА плюс», создается документ резервирование товара. Программа «М-АПТЕКА плюс» периодически проверяет появление новой брони и уведомляет об этом кассира. Подробнее об информировании о брони и работе с ней см. инструкцию для фармацевта ниже в Работа с интернет-заказами (инструкция для кассира).

Первостольник выполняет необходимые действия с бронью и, когда покупатель приходит в аптеку, осуществляет продажу такого товара.

Часто задаваемые вопросы

1. Вопрос: Как первостольник узнает о том, что товар забронирован?

   • Ответ: В Торговом терминале появляется бегущая строка с оповещением.

2. Вопрос: Обязательно ли собирать заказ по брони (до прихода покупателя)?

   • Ответ: Да. При сборке бронированного товара, может выяснится, что товара из заказа уже нет на остатках и тогда потребуется согласование с покупателем изменения комплектации заказа.

3. Вопрос: Можно ли отменить бронь в аптеке или изменить срок ее действия?

   • Ответ: Бронь можно продлить, если покупатель не готов выкупить весь товар сразу. Если покупатель отказывается от покупки оставшегося по брони товара, то бронь можно отменить, не дожидаясь истечения срока бронирования. После истечения срока бронирования бронь с товара снимается автоматически.

Работа с интернет-заказами (инструкция для кассира)

Покупатель формирует заказ на сайте АСНА. Информация о новых заказах на сайте проверяется программой «М-АПТЕКА плюс» ежедневно согласно расписания: раз в несколько минут. Подробнее см. кнопку (Настройка программы) в Заказ от клиента → Общее описание

Работа с интернет-заказами в аптеке производится последовательно в несколько этапов:

• 1. Обработка заказа

• Подготовка к обслуживанию покупателя. См. 2. Подготовка заказа для покупателя

• Продажа заказа покупателю: 12. Покупатель пришел за заказом

1. Обработка заказа

1. В Торговый терминал «М-АПТЕКА плюс» приходит информационное сообщение: В списке интернет-заказов есть обновления. Хотите принять изменения по заказам сейчас?

   

   • Кнопка Да позволяет начать обработку заказа (например, если покупателей в настоящий момент нет).

   • Кнопка Нет позволяет отложить обработку заказа (например, если фармацевт в настоящий момент обслуживает покупателя). Вернуться к обработке заказов можно по нажатию кнопки Заказ от клиента [Ctrl+F7] или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+F7 в Торговом терминале.

     Внимание

     Информационное сообщение будет появляться до тех пор, пока фармацевт не подтвердит обработку заказа, изменив его статус на Принят. Подробнее см. следующий шаг ниже.

2. При нажатии на кнопку Да автоматически открывается Список заказов клиентов:

   

3. В первую очередь требуется принять заказ. Для этого фармацевт выбирает нужный заказ в списке и нажимает на нём правую клавишу мыши. Открывается контекстное меню, в котором следует выбрать пункт Принять:

   

4. Статус заказа изменяется на принят. После этого происходит обновление статуса заказа на сайте АСНА, у него меняется цвет, и он приобретает статус Принят аптекой:

   

   • Чтобы увидеть эти изменения на сайте выберите строку с заказом и нажмите (Открыть заказ на сайте).

   • Также имеется возможность просмотреть сразу весь список заказов по кнопке (Список заказов на сайте). На сайте АСНА открывается список заказов:

     

После этого можно переходить к работе с товарами из заказа. Смотри дальше: 2. Подготовка заказа для покупателя.

2. Подготовка заказа для покупателя

Действия выполняются в окне Список заказов клиентов, которое вызывается в Торговом терминале по нажатию кнопки Заказ от клиента [Ctrl+F7] или сочетанием «горячих клавиш» Ctrl+F7.

Предварительно должны быть выполнены действия из 1. Согласование заказа.

Фармацевт выбирает заказ в таблице и приступает к его сборке: нажимает на кнопку (Собрать заказ). При этом возможны два варианта действий, в зависимости от того, имеется ли заказанный товар на остатках в аптеке, или нет (отсутствующие позиции отмечены красным цветом).

Внимание

Если товар имеет несколько привязок, то при сборке заказа список для выбора будет содержать не только товар, указанный в строке заказа, но и другие товары, привязанные к товару из строки интернет-заказа (если таковые есть на остатках).

3. Весь товар имеется в наличии

Если весь товар имеется в наличии, то на вкладке Резерв фармацевт резервирует заказанные товары, нажав кнопку (Наличие):

Когда все товары зарезервированы, фармацевт завершает сборку заказа нажатием на кнопку (Установить состояние «Заказ собран»). Снова открывается Список заказов клиентов, в котором фармацевт распечатывает заказ по кнопке (Напечатать заказ) и приступает к его сборке в отдельный пакет. Подробнее о процессе сборки см. ниже пункт 10. Сборка товара в аптеке.

4. Товара нет в наличии

Если товара нет в наличии (отсутствующие позиции отмечены красным цветом), то фармацевт связывается с покупателем по телефону и предлагает заменить отсутствующий товар аналогом, имеющийся на остатках. Тут возможны два варианта:

• Если покупатель согласен на замену, то фармацевту необходимо отредактировать его заказ (см. ниже пункт 5. Редактировать заказ).

• Если покупатель не согласен на замену, то следует выяснить, будет ли он дожидаться, пока в аптеку придёт заказанный товар, или откажется от заказа:

  • Если покупатель отказывается от заказа, то заказ необходимо отменить (см. ниже пункт 9. Отказ от заказа).

  • Если же покупатель согласен ждать доставки товара, то необходимо создать заявку на отсутствующий товар. Для этого фармацевт переходит на вкладку Заявка и формирует заявку на товар по кнопке (Создать/обновить заявку):

    

5. Редактировать заказ

Для того чтобы просмотреть и отредактировать заказ, в окне Список заказов фармацевт устанавливает курсор на нужный заказ и нажимает кнопку (Открыть заказ на сайте).

На сайте АСНА открывается выбранный заказ, который следует изменить в соответствии с желанием покупателя:

6. Удалить товар

Чтобы удалить товар из заказа фармацевт нажимает на три полоски напротив выбранного товара и из выпадающего списка выбирает пункт Удалить:

7. Добавить товар

Чтобы добавить товар в заказ в окне Список заказов на сайте АСНА фармацевт нажимает на кнопку Добавить товар и выбирает нужный товар из открывшегося окна Товарные изделия, после чего добавляет его в заказ кнопкой Добавить:

Таким же образом добавляются и остальные товары (при необходимости).

8. Завершить редактирование заказа

После того как заказа изменился: товары были удалены или добавлены, требуется сохранить внесённые в заказ изменения нажатием на кнопку Сохранить:

Через некоторое время изменения заказа на сайте будут получены в программе «М-АПТЕКА плюс». Подробнее см. 1. Согласование заказа

9. Отказ от заказа

Если покупатель хочет отказаться от заказа, то необходимо его отменить. Для этого следует открыть нужный заказ по кнопке и нажать на кнопку Отменить заказ.

10. Сборка товара в аптеке

Сборка товара происходит следующим образом. Фармацевт с распечатанным содержимым заказа собирает товар в отдельный пакет. В процессе сборки на листе содержимого заказа фармацевт делает пометки о фактическом количестве товара, укомплектованного в пакет.

Внимание

Если условия хранения товара не позволяют оставить его в пакете до прихода покупателя, то такой товар остаётся на своём месте, а в распечатке делается об этом пометка. Фармацевт может положить рядом с таким товаром дополнительно распечатанное содержимое заказа с отметками для товаров в этом месте хранения.

Завершив сбор заказа, фармацевт прикрепляет лист с отметками к пакету.

Осталось дождаться покупателя.

11. Продление резерва

Если у покупателя не получается вовремя забрать заказ, то по согласованию возможно продление резерва заказа. Для этого фармацевт вызывает окно Список заказов клиентов в Торговом терминале (нажимает по кнопке Заказ от клиента [Ctrl+F7] или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+F7), устанавливает курсор на нужный заказ и нажимает правую клавишу мыши, после чего из контекстного меню выбирает пункт Продлить резерв:

12. Покупатель пришел за заказом

Покупатель приходит в аптеку за заказом. Фармацевт должен найти заказ среди прочих укомплектованных заказов и сверить содержимое пакета с содержимым заказа в программе.

Для того чтобы продать заказ, фармацевт должен:

1. Выбрать заказ в Списке заказов клиентов (найти его в списке).

2. Нажать кнопку (Продать заказ). Товары из заказа будут добавлены в строки чека.

3. Сверить содержимое пакета с содержимым заказа в программе.

Продажа заказа в Торговом терминале полностью аналогична обычной операции продажи. Подробнее см. пункты с 6 по 9 в Основном сценарии работы в Торговом терминале.

Внимание

В связи с требованиями АСНА имеется строгий запрет на редактирование чека в Торговом терминале. При попытке изменить или удалить строку чека будет выдано сообщение:

Чек можно удалить только целиком!

Полностью проданный заказ автоматически получает статус закрыт.

13. Отмена резерва по товару

Если покупатель не пришел за товаром вовремя, а его заказ находится в статусе собран, то такой заказ автоматически получает статус резерв сброшен: товар из этого заказа возвращается на остатки аптеки и доступен для продажи. Необходимо найти пакет с заказом и вернуть товар из него на полки.

Если такой заказ был в статусе принят, то его удаление придётся сделать вручную: выбрать заказ (найти его по статусу принят в списке за более ранний период документов, где дата окончания бронирования меньше, чем сегодня) и нажать кнопку (Удалить).