Контроль товарных запасов

Программа «М-АПТЕКА Плюс» - ваш надежный помощник для контроля соблюдения законодательных норм РФ.

Программа помогает контролировать следующие параметры:

• сроки годности товаров;
• забракованные серии;
• условия хранения и условия отпуска (рецептурный бланк) и другое;

Для помощи работы с данными параметрами в программе есть система оповещений (раскраска строк, информационные сообщения) и возможность формирования соответствующих отчетов.

Пример раскрасок строк в документе Приход от поставщика с проблемными позициями:

Контроль сроков годности

В программе контролируются сроки годности товаров (при их наличии) на различных этапах работы с документами:

• при импорте документов;
• при работе с документом Приход от поставщика;
• в Картотеке подразделения;
• при добавлении такого товара в чек;
• при заказе товара у поставщиков.

Важно контролировать не только истечение срока годности, но и обязательно выявлять партии товаров, срок годности, которых не указан, так как неуказанный срок годности может привести к тому, что будет продан товар, который реализовывать было нельзя! Для таких партий необходимо указать фактический срок годности.

Контроль сроков годности в программе «М-АПТЕКА Плюс» начинается с этапа заказа товара у поставщиков. На этапе выбора поставщика в сеансе заказа для каждой товарной позиции программа проверит, достаточный ли срок годности по товару, и если он меньше указанных аптекой параметров, то программа будет искать в прайс-листах поставщиков позицию с достаточным сроком годности.

Следующая контрольная точка - приемка электронных накладных от поставщиков. Во время приемки (импорта) документа производится проверка на корректность сроков годности в документе от поставщика. В случае возникновения проблем программа выдаст предупреждающее сообщение.

При работе с накладной поставщика в программе реализована система подсветок для товаров, у которых срок годности истек или истекает в указанное аптекой время, и информационные окна, чтобы ответственное лицо аптеки могло обратить особое внимание на такие позиции, сверить по ним срок годности с данными на упаковке и далее выполнить работы по регламенту аптеки для сроковых позиций:

На рабочем месте кассира программа контролирует сроки годности как при поиске товара на наличие, так и при добавлении его в чек. В окне наличия работает система подсветок:

При попытке добавить в чек товар с истекшим сроком годности программа заблокирует данную операцию:

Специализированные отчеты по сроковым товарам

Отчет по срокам годности

Данный отчет позволяет вывести информацию по партиям товаров, срок годности которых истекает на указанную дату. также в отчете можно увидеть партии с неуказанным сроком годности.

Кроме стандартного отчета по срокам годности, который позволяет вывести список товаров, у которых срок годности отсутствует или истекает на выбранную дату, в программе есть инструмент Возраст остатков:

Возраст остатков позволяет:

• вывести информацию о партиях товара, которые находятся на остатках аптеки определенное количество дней, например, больше года
• выделить партии, по которым срок годности истекает в заданное время
• найти партии товаров без указанного срока годности
• сразу выполнить работу с нужными товарами: списать, переоценить, вернуть поставщику и т.д.

Что можно сделать с товарами, срок годности которых истекает или истек?

Общий алгоритм описан здесь, перечислим часть возможных вариантов действий:

• сравнить информацию на упаковке со сроком годности в программе, если срок в ПО указан неверно - его можно исправить
• установить скидку на партии товаров, по которым срок годности истекает - в программе «М-АПТЕКА Плюс» есть возможность указать величину скидки в зависимости от количества дней, оставшихся до окончания срока годности
• выполнить переоценку (сделать это можно сразу в Возрасте остатков)
• проанализировать причины, почему товар попал в группу риска и внести коррективы (возможно, необходимо изменить настройки сеанса заказа в плане контроля остаточного срока годности при заказе, изменить минимальный остаток для заказа, найти поставщиков с более привлекательной ценой и др)
• если срок годности истек - списать данный товар.

Подробная информация - в наших видео:

Работа с забракованными сериями

В программу «М-АПТЕКА Плюс» ежедневно загружается с информация об отмене государственной регистрации препаратов, забракованных сериях и об отмене забраковки для лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения назначений. Информация берется с сайта Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и сайта Государственного реестра лекарственных средств.

Программа сравнивает номера серий из писем с сериями в накладных, полученных от поставщиков, а также фрагмент наименования товара из письма и в накладной.

Программа «М-АПТЕКА Плюс» информирует пользователя о подозрении товара к забраковке несколькими способами.

Часть способов информирования настроены в программе по умолчанию, другие выполняются по запросу пользователей. Способы информирования, установленные по умолчанию:

• сообщение при импорте накладной поставщика;
• раскраска поля серия в документах прихода, картотеке и при добавлении товара в чек

Также по запросу пользователей могут быть установлены дополнительные способы информирования:

• раскраска строки полностью, в документах и в чеке;
• информационное окно при добавлении подозрительного к забраковке товара в чек

Также рекомендуем вам ежедневно формировать отчет по бракованным сериям, чтобы выявить позиции с подозрением к забраковке на остатках аптеки.

Подробно о работе с товарами, подозрительными к забраковке, в наших уроках:

Контроль условий отпуска и хранения

В программе есть специальные модуль Дополнительные реквизиты товаров, который позволяет контролировать заказ, приемку и реализацию товаров, которые отпускаются населению по определенным рецептурным бланкам, также в данном модуле возможна настройка отображения иных реквизитов товаров.

Информация о присвоенных реквизитах уже есть в программе «М-АПТЕКА Плюс»:

Название реквизита	Пиктограмма в Торговом терминале
Кодеиносодержащий
Наркотическое/психотропное
Рецептурный - форма 148-1/у-88
Рецептурный - форма 107-1/у
Рецептурный - форма Спецбланк
Изъятие рецепта	Нет
ЖНВЛС
МИБП
Вакцина
ПКУ
Термолабильный
Спиртсодержащий
Условия хранения	Поле информирования
Оригинальный препарат

Каким образом вносится и обновляется информация о дополнительных реквизитах?

Информация о дополнительных реквизитах централизованно ведется отделом Единого Справочника компании АйТи-Аптека. Программа «М-АПТЕКА Плюс» поставляется клиентам с уже с загруженной информацией о реквизитах и централизованно обновляется в рамках ежемесячного обслуживания.

Как работает модуль Дополнительные реквизиты товаров?

В программе «М-АПТЕКА Плюс» есть специальный интерфейс, в котором заведующий аптекой настраивает отображение реквизитов в торговом терминале, их подсветку и нужный вариант реагирования программы, когда товар с заданным реквизитом попадает в документ (чек, приходную накладную от поставщика, сеанс заказа). Для разных блоков программы можно настроить свой сценарий работы:

Давайте посмотрим, как выглядит работа модуля в различных блоках программы «М-АПТЕКА Плюс».

Рабочее место кассира (торговый терминал)

• информирование первостольника с помощью пиктограмм, раскраски и всплывающей строки о том, что товар в чеке относится к определенному рецептурному бланку:

• различные варианты реагирования программы при добавлении рецептурных товаров в чек - форма для заполнения данных по рецепту, запрет на реализацию:

• дополнительное информирование сотрудников первого стола, что рецепт подлежит изъятию:

Заказ товара у поставщиков

Модуль позволяет исключить из сеанса товары с определенными реквизитами:

Работа с документами прихода от поставщиков

Функционал, доступный при работе с приходными документами:

• информирование о принадлежности товарной позиции к рецептурному бланку с помощью раскраски строки накладной
• различные варианты реагирования программы, если в документе от поставщика есть товары по указанным аптекой рецептурным бланкам - запрет на приход или информирование путем всплывающих окон

По товарам с определенным рецептурным бланком можно формировать отчеты, как это сделать - в нашем видео:

Подробнее о работе с модулем Дополнительные реквизиты товаров в наших уроках: