Перейти к содержанию

Электронный документооборот Диадок

Система электронного документооборота (далее ЭДО) Диадок значительно упрощает обмен документами с поставщиком при приёмке и распределении товара в аптечной сети. Использование ЭДО Диадок позволит:

  • Получать оригиналы приходных документов от поставщиков всего за несколько секунд.

  • Проверять статус документов (согласован в аптеке/подписан в бухгалтерии) в любой момент.

  • Подписывать сразу множество приходных документов (пакетная подпись) «одним щелчком».

  • Легко и удобно представлять документы в Федеральную налоговую службу (ФНС). Для представления документов в суде или другом контролирующем органе можно использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО Диадок.

  • Избавиться от необходимости распечатывать и вручную подписывать документы в бухгалтерии, поскольку электронный подписанный документ полностью заменяет бумажный и имеет ту же юридическую силу.

  • Хранить все документы в облаке, причём на разных серверах, благодаря чему потеря документов практически невозможна.

Модуль Диадок в «М-АПТЕКА плюс»

Система электронного документооборота Диадок интегрирована в программу «М-АПТЕКА плюс» в качестве модуля, и расположена по адресу: Учёт товарных запасов → Разное → Диадок.

Модуль позволяет выполнять запросы к ЭДО Диадок и базе «М-АПТЕКА плюс», и в результате получать два списка:

  • Сопоставленный список документов.

  • Протокол расхождений.

Внимание

При этом из базы «М-АПТЕКА плюс» берутся только документы типа Приход от поставщика с поднятыми статусами [Документ обработан] и [Товар получен].

В Сопоставленном списке документов можно выбрать приходные документы для согласования. Сообщение о согласовании документа будет отправлено в Диадок, а сам документ в программе «М-АПТЕКА плюс» будет считаться согласованным.

Внимание

После того как документ был согласован запрещается изменение его статуса, а также редактирование и удаление документа.

Сценарий работы с модулем Диадок

  1. Поставщик через ЭДО Диадок высылает четыре электронных документа:

    • Накладная.
    • Счёт-фактура.
    • Реестр сертификатов.
    • Протокол согласования цен.
  2. Аптека получает документ Приход от поставщика в программу «М-АПТЕКА плюс» как обычно, а вместо бумажных документов, получает вышеописанные электронные документы через Диадок.

  3. Поставщик выгружает товар и передаёт заведующей или ответственному сотруднику. Поскольку бумажных документов больше нет, получивший товар сотрудник подписывает маршрутный лист водителя-экспедитора (место, дата и время, подпись).

  4. В аптеке принимается товар (проверяется наличие и качество), после чего товар становится на остатки в программе «М-АПТЕКА плюс» как обычно – документу Приход от поставщика поднимают статусы [Документ обработан], [Товар получен].

  5. Далее заведующая или ответственный сотрудник выполняет запрос в модуле Диадок, который показывает Сопоставленный список документов Приход от поставщика, доступных для согласования (с поднятыми статусами [Документ обработан], [Товар получен]), и электронных документов от Диадок.

  6. В Сопоставленном списке заведующая или ответственный сотрудник согласовывает эти документы, сообщение об их согласовании уходит в Диадок, а сами документы Приход от поставщика становятся согласованными – недоступными для редактирования и удаления.

  7. Согласованные в аптеке документы отображаются в бухгалтерии (в 1С или личном кабинете Диадок, в зависимости от того, как настроен документооборот с Диадок).

  8. Бухгалтер подписывает эти согласованные документы электронной цифровой подписью (далее ЭЦП) через 1С или личный кабинет, сообщение о подписании документов уходит в Диадок.

    Примечание

    Разумеется, с момента получения товара может пройти какое-то время, но в случае, если документы не подписываются более трёх рабочих дней – поставщик связывается с аптекой и напоминает.

    Двустороннее подписание электронных документов ЭЦП происходит между ответственными лицами от аптеки и поставщика.

    Внимание

    После подписания ЭЦП в электронных документах и Приход от поставщика ничего менять нельзя.

    Документ Приход от поставщика должен быть закрыт на редактирование статусами [В бухгалтерии] или [Закрыт]. Возможность поднимать данные статусы должна быть у ответственного сотрудника.

Параметры авторизации

Перед запуском модуля Диадок необходимо выполнить следующие действия:

  1. Создать на диске C:\ каталог Diadoc.

  2. Запустить программу «М-АПТЕКА плюс» от имени администратора.

  3. Прописать в «М-АПТЕКА плюс» логин и пароль пользователя ЭДО Диадок с помощью системной настройки Параметры авторизации Diadoc[DiadocLoginPass], расположенной по адресу: Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки → nskSys[nskSys] → Общие → Параметры авторизации Diadoc[DiadocLoginPass] = <логин;пароль>

    Примечание

    В поле Параметры авторизации Diadoc вводятся логин и через точку с запятой («;») - пароль пользователя ЭДО Диадок:

    Параметры авторизации Diadoc

  4. Запустить модуль Диадок, расположенный по адресу: Учёт товарных запасов → Документы → Работа с ЭДО Диадок.

При запуске модуля открывается окно Диадок, содержащее четыре вкладки:

  • Настройки.
  • Результат.
  • Привязки.
  • Протокол запроса.

По умолчанию всегда открывается первая вкладка Настройки.

Вкладка Настройки

Настройки

Вкладка состоит из трёх панелей: Организации, Подразделения, Поставщик и Период.

  • Организации – позволяет выбрать организацию-владельца аптечной сети, краткое наименование организации берётся из справочника Внешние контрагенты. По кнопке Зелёная галочка можно выбрать сразу все организации.

  • Подразделения – позволяет выбрать одно или несколько подразделений аптечной сети, краткое наименование подразделения берётся из справочника Внутренние контрагенты. По кнопке Зелёная галочка можно выбрать сразу все подразделения.

  • Поставщик – позволяет выполнить поиск и выбрать одного или нескольких поставщиков, с которыми ведётся электронный документооборот. Краткое наименование поставщиков берётся из списка внешних контрагентов, имеющих признак Поставщик. По кнопке Зелёная галочка можно выбрать сразу всех поставщиков.

  • Период – с помощью выпадающих календарей позволяет задать начало и конец периода, за который будут выбраны документы.

Ниже доступна сортировка документов по типам:

  • Новые – отображает список пока ещё не согласованных документов из «М-АПТЕКА плюс» и Диадок.
  • Согласованные – отображает список уже согласованных документов из «М-АПТЕКА плюс» и Диадок.
  • Повторно согл. – отображает список повторно согласованных документов из «М-АПТЕКА плюс» и Диадок.

В случае успешного выполнения запроса откроется вторая вкладка Результат.

Вкладка Результат

Результат

Вкладка состоит кнопочной панели и из двух таблиц – левой и правой.

В левой таблице Документ МА+ отображаются Приходы от поставщика с поднятыми статусами [Документ обработан] и [Товар получен].

В правой таблице Документ Диадок отображаются электронные документы от Диадок, соответствующие Приходам от поставщика слева.

Поля таблицы:

  • Поставщик – наименование поставщика, от которого получен товар по настоящей электронной накладной.
  • Дата ЭН – дата получения электронной накладной.
  • Номер ЭН – номер электронной накладной.
  • Сумма по накладной – сумма товара по электронной накладной.
  • Подразделение – подразделение аптечной сети, на которое оформлен приход полученного товара.

С помощью кнопок на кнопочной панели можно выделить или снять выделение сразу со всех документов, а также согласовать выбранные документы.

Вкладка Привязки

Привязки

Вкладка Протокол запроса

На вкладке Протокол запроса отображаются расхождения между документами из программы «М-АПТЕКА плюс» и электронными документами ЭДО Диадок.

Привязки