Экспорт документов

Экспорт документов - первый вариант

Учёт товарных запасов → Документы → Экспорт документов.

Экспорт документов позволяет отсылать документы, предназначенные для передачи из текущей БД «наружу», как другим подразделениям одной организации (Внутренние контрагенты), так и другим организациям (поставщики, покупатели и так далее), с которыми ведётся электронный документооборот (Внешние контрагенты).

Экспорт выполняется следующим образом:

1. Выбрать организацию – отправителя документов в поле От юридического лица.

   В выпадающем списке будут перечислены те организации, для которых в справочнике Внешние контрагенты в поле Владелец системы установлено значение Да, то есть отдельные юридические лица, входящие в единую аптечную сеть.

2. Выбрать режим работы – в левой части панели Выбор получателя почты:

   

   • Подразделения – экспорт документов другим подразделениям собственной аптечной сети.
   • Организации – экспорт документов сторонним организациям (поставщики, покупатели и так далее).

3. Выбрать получателя документов из списка, который отображается по нажатию кнопки со «звёздочкой», расположенной в правой части панели Выбор получателя почты:

   

4. Откроется окно Участники почтового обмена, в котором можно выбрать получателей почты:

   

   Примечание

   Если выбрать более одного адресата, то вместо его названия справа будет отображено слово Список.

5. Выбрать диапазон дат, за которые следует искать в БД документы, подлежащие отправке – в панели Документы за период дат.

   Примечание

   По умолчанию отображаются документы за последние семь дней. Сделано это для того, чтобы минимизировать возможность ошибки, когда остаётся неотправленным документ за предыдущий рабочий день.

6. Установить режим выборки документов в одноимённом поле:

   • Автоматический – из БД будут отобраны те документы, которые ещё не отправлялись абонентам, либо были отредактированы уже после отправки и нуждаются в повторной отправке.
   • Ручной выбор – из БД будут отобраны все документы, предназначенные для выбранных абонентов.

7. После завершения работы по настройке следует нажать на кнопку или воспользоваться пунктом Загрузить документы в контекстном меню, – в окне формы появится список документов, подлежащих экспорту (в соответствии с выбранными установками). Загружаются только документы, имеющие статус [Документ обработан]. По умолчанию все документы отмечены для отправки («звёздочка» и тёмный фон в самой левой колонке списка).

   Примечание

   Для исключения дублирования и «зацикливания», когда документ, созданный в отделе подразделения, после получения его в офисе отправляется снова в это же подразделение, нужно в справочнике Внутренние контрагенты для отделов заполнить поле Месторасположение (см. в описании справочника Внутренние контрагенты).

8. При необходимости можно клавишей Ins снять отметку с тех документов, которые не должны экспортироваться.

9. Выполнить экспорт. Это можно сделать двумя способами:

   9.1. Нажать на кнопку или воспользоваться пунктом Экспорт документов в контекстном меню, – документы будут экспортированы и отправлены по почте в соответствии с настройками Участников почтового обмена.

   9.2. Нажать на кнопку или воспользоваться пунктом Сохранить в файл в контекстном меню, – документы будут экспортированы и сохранены в файл в формате внутрисистемной почты.

   Примечание

   Сохранение в файл возможно только для экспорта одному подразделению, то есть получателем почты должно быть Подразделение, причём только одно подразделение, а не список.

   Внимание

   При экспорте документов из офиса, помимо обновлений справочников может выполняться экспорт тех элементов справочников, которые задействованы в экспортируемых документах (как в «шапке», так и в товарных строках). Для этого нужно выбрать значение Да для системной настройки: Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Экспорт-импорт → Экспорт элементов справочников задействованных в документах [ExpSprWithDoc] = <Да/Нет>

   Примечание

   При попытке экспортировать документ, который был открыт на просмотр или редактирование, такой документ по почте не отправляется, а в протоколе экспорта создаётся сообщение с указанием причины отказа в экспорте документа.

   При последующем сеансе автоэкспорта такой документ попадает в повторный экспорт.

10. При необходимости можно выполнить отправку дополнительных данных (это не документы) с помощью экранной кнопки или пункта Дополнительные данные в контекстном меню.

    Такая отправка возможна только единственному абоненту.

    Дополнительные данные могут быть необходимы для абонентов определённого типа. Увидеть, что именно входит в их состав, можно в Настройках экспорта-импорта документов:

    • Выбрать тип экспорта с помощью кнопки Настроить.
    • Выбрать вкладку Экспорт-импорт и нажать на кнопку Настройки экспорта документов.
    • Выбрать вкладку Дополнительная информация.

    • Наличие дополнительных данных определяется при создании шаблона экспорта для абонента:

      • Если для абонента нужны и документы и дополнительные данные, то дополнительные данные отправляются автоматически при экспорте документов.
      • Если для абонента нужны только дополнительные данные, их отправка выполняется с помощью данной функции.

    Пример абонента, которому не нужны документы, а нужны только дополнительные данные в виде товарных остатков - справочная система ФФСС (см. Выгрузка данных для Федеральной Фармацевтической Справочной Службы). См. также Дополнительный способ выгрузки данных.

11. При необходимости можно посмотреть протокол работы отправки данных с помощью экранной кнопки (Протокол работы) или воспользоваться пунктом Протокол работы контекстного меню (подробнее см. Просмотр протоколов работы).

Экспорт документов - второй вариант

Также имеется второй вариант Экспорта документов, который можно вызвать по кнопке (Экспорт документов) или с помощью сочетания «горячих клавиш» Ctrl+E прямо из Ввода, редактирования, расположенного по адресу: Учёт товарных запасов → Документы → Ввод, редактирование.

Внимание

Кнопка (Экспорт документов) становится доступной только в том случае, если выделен (клавишей Ins) хотя бы один документ. В экспорт попадут именно выделенные пользователем документы, что значительно ускорит процесс подбора нужных документов.

Кроме того, Экспорт документов доступен по кнопке (Экспорт) или с помощью клавиши F9 прямо из окна Информация по штрихкоду, находящегося по адресу: Учёт товарных запасов → Отчёты, справки → Справки о товаре → Информация по штрихкоду.

Примечание

В экспорт документов попадут документы по конкретной выбранной партии, что значительно ускорит работу по пересылке исправленных документов.

Интерфейс второго варианта Экспорта документов отличается от интерфейса обычного Экспорта документов и выглядит следующим образом:

Окно Экспорт документов разделено на два списка:

• Список документов (слева) – содержит список выбранных ранее документов.

• Список получателей (справа) – содержит список всех получателей для всех выбранных ранее документов.

В обеих таблицах показаны краткие наименования получателей из справочников Внутренние контрагенты или Внешние контрагенты (в зависимости от типа получателя). Если поле Краткое наименование в соответствующем справочнике не заполнено, то отображается полное наименование.

На верхней кнопочной панели находятся следующие кнопки и выключатели:

• Кнопка (Экспорт выбранных документов), сочетание «горячих клавиш» Ctrl+E, или пункт меню Экспорт выполняют отправку документов выбранным получателям.

• Кнопка (Выход без изменений), клавиша Esc, или пункт меню Выход закрывают окно Экспорта документов.

• Выключатель Только документы, доступные для почты – отображает только те документы, которые можно отправить по почте.

• Выключатель Док-ты группировать по получателям – если «галочка» строит, то документы в списке документов отсортировываются по получателям. Если «галочку» снять, то каждый документ в списке документов будет отображаться отдельно:

Список документов (слева) разбит на следующие колонки:

• Дата – дата появления документа в базе.

• Номер – внутренний номер документа в базе.

• Тип документа – тип документа.

• Редактир. – дата и время последнего редактирования документа.

• Отправл. – дата последней отправки документа.

Можно выделять и снимать отметки на экспорт документов, ставя или снимая «галочку» на документе с помощью мыши. Для упрощения работы рекомендуется пользоваться кнопками на нижней кнопочной панели.

На нижней кнопочной панели имеются следующие кнопки:

• Кнопка (Развернуть) – раскрывает «деревья» списка документов.

  Примечание

  Аналогичная кнопка имеется и под списком получателей (справа).

• Кнопка (Свернуть) – сворачивает «деревья» списка документов.

  Примечание

  Аналогичная кнопка имеется и под списком получателей (справа).

• Кнопка (Выбрать для экспорта) – выделяет все документы списка документов для последующего экспорта.

  Примечание

  Аналогичная кнопка имеется и под списком получателей (справа).

• Кнопка (Снять все отметки) – снимает отметки на экспорт со всех документов списка документов.

  Примечание

  Аналогичная кнопка имеется и под списком получателей (справа).

• Кнопка Требуют отправки (или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+F) – отмечает в списке только те документы, которые ещё не отправлялись, либо были отредактированы после отправки.

Список получателей (справа) содержит список подразделений, для которых предназначены документы, выбранные в списке документов (слева):

Примечания

Если в списке документов нет ни одной отметки для конкретного получателя, то в списке получателей этот получатель отображаться не будет.

Если в списке получателей нет отметки ни у одного из получателей определенного типа, то этот тип получателей отображаться не будет.

После успешного экспорта выдаётся соответствующее сообщение, окно экспорта закрывается и пользователь возвращается в предыдущую форму, из которой был вызван Экспорт документов.

Примечания

Во-первых, при выходе из окна Экспорт документов для каждого пользователя запоминаются выбранные Подразделения или Организации.

Во-вторых, при выходе из окна Экспорт документов или смене типа получателя почты для каждого пользователя запоминаются выбранные списки Внутренних контрагентов и Внешних контрагентов. Причём запоминаются они отдельно для каждого из типов получателей почты – Подразделения и Организации.

См. также:

• Экспорт с запросами.

• Экспорт данных по чекам из аптеки в офис.

• Отметка об экспорте.

• Созданные документы не появляются в экспорте.

• Как включить в одно письмо несколько документов.