Заказ от клиента

Предварительно см.: Основной сценарий работы в Торговом терминале.

При работе в Торговом терминале с помощью Заказа от клиента у фармацевта имеется возможность оформить заказ на товар (в том числе отсутствующий на остатках) и принять аванс от покупателя.

Также Заказ от клиента позволяет принимать заказы из интернет-магазина и продавать их в аптеке.

Примечание

Импорт заказов из интернет-аптеки возможен только в случае, если в системе установлен один из модулей «Интернет-заказы».

Особенности настройки модулей и критерии поиска интернет-заказа клиента подробно описаны в Отдельно поставляемые модули → Интернет-заказы:

• Модуль «Сайты для аптек»

• Модули АСНА → Интернет-заказы (бронирование)

• Интернет-заказы Мелисса

• Модуль «ГдеЛекарство»

• Модуль «Интернет-заказы Мегаптека»

• Модуль «Бронирование Megаpteka»

Процесс продажи товара из интернет-заказов описан ниже. Подробнее см. Общее описание.

Предварительные настройки

Перед началом работы с Заказом от клиента необходимо заполнить Справочник платежей:

1. Открыть справочник, расположенный по адресу: Учёт товарных запасов → Справочники → Редактирование справочников → Справочник платежей.

2. Убедиться, что в справочнике имеется хотя бы один платёж типа Аванс по заказу.

Общее описание

Заказ от клиента расположен по адресу: Учёт товарных запасов → Торговый зал → Торговый терминал.

Кнопка Заказ от клиента [Ctrl+F7] или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+F7 вызывает окно Список заказов клиентов:

Примечание

Отображаются заказы только из текущего подразделения. Если необходимо увидеть все заказы, используйте Заказы клиентов по адресу: Учёт товарных запасов → Торговый зал → Заказы от клиентов.

В верхней части окна расположена кнопочная панель:

• Кнопка (Создать заказ) – создать новый заказ. Подробнее см. Основной сценарий работы.

• Кнопка (Открыть) – отредактировать выбранный заказ.

• Кнопка (Удалить) – удалить выбранный заказ.

  Примечание

  При удалении строки с заказом также удаляются резерв и заявки этой строки.

• Кнопка (Обновить) – обновить список заказов.

• Кнопка (Фильтр по состоянию заказов) – позволяет фильтровать заказы по их состоянию (с помощью выпадающего списка):

  

• Кнопка (Напечатать заказ) – распечатать бланк выбранного заказа на принтере. Заказ откроется в окне предварительного просмотра.

• Кнопка (Принять/вернуть аванс) – позволяет принять аванс по текущему заказу, или вернуть покупателю ранее принятый аванс.

  Примечание

  Имеется возможность принять несколько авансов по одному заказу. Также имеется возможность оформить возврат нескольких авансов (в том числе с разными типами оплаты) одним чеком.

  Внимание

  Запрещён приём аванса на заказы, оформленные в чужом подразделении (не в том подразделении, которое активно в Торговом терминале).

  Запрещён приём аванса на заказы, имеющие статус Закрыт, Отменен и Резерв сброшен.

• Кнопка (Собрать заказ) – позволяет добавить товары в заказ (зарезервировать).

• Кнопка (Продать заказ) – позволяет продать заказ.

• Кнопка (Открыть заказ на сайте) – открывает выбранный заказ на сайте, где его можно просмотреть, отредактировать и отменить.

• Кнопка (Список заказов на сайте) – открывает список всех заказов на сайте, где их можно просмотреть, отредактировать и отменить.

• Кнопка (Настройка программы) – вызывает окно настроек программы, позволяющее настроить Периодичность вывода сообщений кассиру, Размер предоплаты, Срок сохранения резерва и выбрать группу пользователей для получения уведомления об окончании срока резерва заказа. Система может отправлять уведомления выбранной группе пользователей. Когда срок резерва заказа кончился, система отправляет уведомление типа Снят резерв по заказу № 21 от 14.03.2022, а если заказ был удалён – уведомление типа Аннулирован заказ № 21 от 14.03.2022:

  

  Примечание

  Группа пользователей выбирается в выпадающем списке Группа пользователей для уведомлений.

  Если группа пользователей выбрана не была, то уведомление об окончании срока резерва заказа отправлено не будет.

• Кнопка (Настройка задачи в расписании автозадач) – позволяет отредактировать автозадачу Заказы от клиентов. Очистка резерва:

  

• Кнопка (Выход) – закрывает окно.

• Выпадающий календарь позволяет выбрать начальную дату для отображения списка.

Ниже находится стандартная панель поиска, позволяющая искать и фильтровать заказы.

Примечание

Система сохраняет выбранные тип поиска и колонка для поиска заказа. Таким образом, если были выбраны, например, тип поиска По фрагментам и колонка № заказа, то после завершения работы, при последующем открытии окна будут выбраны те же тип поиска и колонка:

Под ней расположена таблица со списком заказов, состоящая из следующих полей:

• Дата – дата создания заказа.
• № заказа – номер заказа.
• Клиент – ФИО заказчика, введённые при создании заказа.
• Телефон – номер телефона заказчика, введённый при создании заказа.

• Состояние – одно из доступных состояний заказа:

  • Новый – заказ был создан.

  • Принят – заказ был получен из интернет-магазина и принят фармацевтом.

    Примечание

    В случае создания нового заказа на сайте в Торговый терминал придёт сообщение В списке интернет-заказов есть новые заказы. Хотите принять новые заказы сейчас? Если фармацевт не занят, то может просмотреть заказ по кнопке Да.

  • В сборке – в заказе был зарезервирован хотя бы один товар.

  • Собран – выставляется нажатием на кнопку (Установить состояние «Заказ собран»), когда все заказанные товары зарезервированы.
  • Изменён – заказ со статусом Собран был отредактирован на сайте АСНА.
  • Закрыт – заказ полностью продан.
  • Отменён – заказ был отменён клиентом в интернет-аптеке.
  • Резерв сброшен – если заказ не был продан до даты, указанной в поле Резерв до, то статус заказа автоматически сменяется на Резерв сброшен, а зарезервированные товары возвращаются на остатки.

• Оплата – отображает состояние оплаты заказа:

  • Не оплачен - заказ оплачен не был.
  • Частично оплачен - принят аванс.
  • Оплачен полностью - заказ выкуплен.
• Резерв до – дата и время, по которую зарезервирован товар.
• Комментарий – произвольный комментарий к заказу.

Щелчком правой клавиши мыши по этой таблице вызывается контекстное меню, позволяющее выполнять определённые действия и переводить активный заказ в различные статусы:

• Создать – создать новый заказ.
• Открыть – редактировать выбранный заказ.
• Удалить – удалить выбранный заказ.
• Печатать – распечатать бланк выбранного заказа на принтере.
• Принять – присвоить заказу статус Принят. Обычно это делается, когда фармацевт принимает заказ, пришедший из интернет-аптеки.
• Собрать – позволяет начать сборку заказа.

• Продать – продать заказ, если у него есть резерв. При этом заказ получает статус Закрыт. Обычно это делается, если покупатель выкупил заказ.

  Примечание

  При продаже заказа редактировать его запрещается (нельзя менять состав и количество позиций).

• Закрыть – позволяет закрыть заказ, по которому проводились какие-либо денежные операции (приняли аванс, продали часть позиций, или же вернули аванс при отказе от заказа). Если по заказу была получена предоплата, а потом эта предоплата была полностью возвращена, то такой заказ можно закрыть.

  Внимание

  Удаление заказа, по которому проводились финансовые операции, запрещено! Достаточно просто закрыть заказ.

  Примечание

  Кнопка Закрыть доступна всегда.

• Продлить резерв – позволяет изменить дату и время, до которых зарезервированы товары в заказе.

В самом низу находится таблица со списком товаров из выбранного выше заказа. Таблица состоит из следующих полей:

• Наименование – наименование товара.
• Количество – заказанное количество товара.
• Цена – цена товара.
• Наличие – количество товара в наличии.
• В резерве – количество товара, которые было зарезервировано.
• В заявке – заказанное количество для отсутствующего на остатках товара.

• Продано – количество проданного товара.

  Примечание

  Имеется возможность "подсветить" поля Наименование товара и Состояние заказа с помощью Настройки раскраски форм.

  

Заказы клиентов (сокращённая функциональность)

Имеется сокращённая функциональность Заказы от клиентов, позволяющая работать со списком заказов, не открывая окно Торгового терминала, и расположенная по адресу: Учёт товарных запасов → Торговый зал → Заказы от клиентов.

Главные отличия сокращённой функциональности Заказы от клиентов:

1. Отображаются все заказы всех подразделений.

2. Закрыт доступ к следующим кнопкам:

3. Создание заказа.

4. Продажа.
5. Аванс.

При этом имеется возможность создавать документы типа Возврат поставщику для заказов со статусом Резерв сброшен, которые были созданы из документа Приход от поставщика.

В остальном сокращённая функциональность Заказы клиентов полностью аналогична Заказу от клиента.

Основной сценарий работы

1. В Торговом терминале фармацевт открывает список заказов, нажав на кнопку Заказ от клиента [Ctrl+F7] или использует сочетание «горячих клавиш» Ctrl+F7. Открывается окно Список заказов клиентов:

   

2. Фармацевт создаёт новый заказ нажатием на кнопку (Создать заказ), открывается окно Клиентский заказ:

   

   Фармацевт заполняет данные заказчика:

   • Заказчик – ФИО заказчика.

   • Телефон – номер телефона заказчика.

   • Комментарий – произвольный комментарий к заказу.

3. Далее фармацевт добавляет в заказ товар нажатием на кнопку (Добавить строку заказа) или по клавише Enter. Откроется Справочник товаров, в котором следует выбрать нужный товар.

4. Выбранный товар добавляется в список товаров Клиентского заказа. Фармацевт вводит его количество и цену:

   

5. Шаги 3-4 повторяются для каждого заказываемого товара, после чего фармацевт закрывает окно Клиентский заказ с помощью «крестика» в правом верхнем углу.

6. Снова открывается Список заказов клиентов, заказ получает статус новый.

   

   Примечание

   После оформления заказа и выхода в список заказов, курсор остаётся на только что оформленном заказе.

Далее рассмотрим две ситуации:

• Покупатель заказывает товар, отсутствующий на остатках.
• Покупатель заказывает имеющийся в наличии товар.

Заказ отсутствующего на остатках товара

Рассмотрим первую ситуацию – покупатель заказывает товар, отсутствующий на остатках.

Если покупатель заказывает товар, которого нет на остатках, аптеке в свою очередь придётся закупить этот товар у поставщика. Для снижения финансового риска аптека может потребовать от покупателя внести аванс.

1. Фармацевт нажимает на кнопку (Принять/вернуть аванс). Открывается окно Ввод суммы аванса:

   

2. Фармацевт вводит полученную от покупателя сумму аванса и нажимает на кнопку Продолжить. Открывается Торговый терминал, в котором выполняется операция, аналогичная обычной продаже.

   Примечание

   Сумма аванса по умолчанию составляет 50% от суммы заказа, а также имеется возможность ввести произвольную сумму.

   Кроме того, имеется возможность принять несколько авансов по одному заказу.

3. Теперь, когда аванс принят, фармацевт переходит к следующему шагу – созданию заявки по отсутствующим на остатках товарам. По кнопке (Собрать заказ) открывается окно Клиентский заказ:

   

   В верхней части окна расположен список товаров в заказе, а внизу – две вкладки Резерв и Заявка:

   • Вкладка Заявка позволяет создать заявку на отсутствующий на остатках товар. Также имеется кнопочная панель:

     • Кнопка (Создать/обновить заявку) или клавиша F10 – создаёт заявку на отсутствующий товар.
     • Кнопка (Удалить строку) или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+D – удаляет выбранную строку.

   

4. По факту получения товара от поставщика следует собрать заказ, как это описано в шаге №5.

   Заказ товара, имеющегося в наличии

   Рассмотрим вторую ситуацию – покупатель заказывает имеющийся в наличии товар, например, по телефону.

   Если покупатель заказывает товар, который на остатках имеется, то внесение аванса не требуется и фармацевт переходит к следующему шагу – сборке заказа.

5. Сборка заказа выполняется кнопкой (Собрать заказ). Откроется окно Клиентский заказ:

   

6. В верхней части окна расположен список товаров в заказе, а внизу – две вкладки Резерв и Заявка.

   • Вкладка Резерв позволяет зарезервировать имеющийся на остатках товар. Фармацевт находит нужный товар, который автоматически резервируется. Также имеется кнопочная панель:

     • Кнопка (Наличие) или клавиша F3 – открывает окно Наличие товаров в отделе.
     • Кнопка (Изменить количество) или клавиша F4 – позволяет отредактировать количество товара.
     • Кнопка (Удалить строку) или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+D – удаляет выбранную строку.
     • Кнопка (Установить состояние «Заказ собран») или клавиша F10 – присваивает заказу статус Заказ собран.

     

7. Когда все товары зарезервированы, следует нажать на кнопку (Установить состояние «Заказ собран»), после чего будет выдано сообщение Сборка заказа полностью завершена и статус заказа изменится – Собран.

8. Собранный заказ можно продать по кнопке (Продать заказ), после чего открывается Торговый терминал, в котором выполняется операция, аналогичная обычной продаже.

   Примечание

   Если по строке чека внешнего заказа (АСНА, ЕАптека, Мегаптека и тому подобных) имеется скидка бронирования, то аптечные скидки на неё уже не действуют. Если же никаких скидок по строке нет, то к ней могут применяться скидки из «М-АПТЕКА плюс» (при их наличии).

   Если считать КИЗ из партии, отличной от забронированной, то кассиру будет выведено сообщение: В чек добавляется упаковка партии, отличной от забронированной. Продолжить? Да/Нет:

   • при выборе Да считанная строка добавляется в чек (сумма чека может измениться, см. примечание ниже);
   • при выборе Нет считанная строка в чек не добавляется.

   Примечание

   Если стоимость добавленной упаковки отличается от забронированной, то при выборе варианта Да сумма чека будет изменена соответственно.

9. Полностью проданный заказ получает статус Закрыт.

   Внимание

   В чек нельзя добавить более одного заказа, но после выбора заказа в чек можно продолжать добавлять товары из наличия.

   При попытке добавить в чек более одного заказа, будет выдано сообщение В чеке имеются товары из заказа.