Импорт документов (новый)

Общая информация

Импорт документов (новый) предназначен для обработки (загрузки в БД) электронных документов, пришедших по почте. Документы могут приходить как от внутренних контрагентов (подразделений сети) по внутрисистемной почте, так и от сторонних организаций (поставщиков товара).

Импорт запускается из пункта меню Импорт документов (новый), расположенного по адресу: Учёт товарных запасов → Документы → Импорт документов (новый).

Кроме того, импорт документов можно вызвать прямо из Ввода, редактирования, расположенного по адресу: Учёт товарных запасов → Документы → Ввод, редактирование.

Верхняя часть экранной формы предназначена для задания параметров импорта только документов поставщиков и не влияет на документы внутренних подразделений организации, включая документы поставщиков, пересланные по внутренней почте в подчинённые подразделения.

Среднее окно формы имеет две вкладки:

• Документы.
• Строки документов.

Переключение между вкладками выполняется с помощью левой клавиши мыши, сочетанием «горячих клавиш» Ctrl+Tab, или экранными кнопками (Посмотреть список строк документа) и (Посмотреть список документов).

Нижняя часть предназначена для показа подробной информации о текущей строке таблицы (которая отображается в средней части).

Импорт документов выполняется по нажатию экранной кнопки (Импорт отмеченных документов) или сочетанием «горячих клавиш» Ctrl+S, после чего будут импортироваться (записываться в БД) документы, отмеченные клавишей Ins (со «звёздочкой» в первой колонке).

Удалить отмеченные клавишей Ins документы из списка для импорта можно экранной кнопкой (удалить отмеченные документы из импорта) или с помощью клавиши Del.

Примечание

Во вкладке Строки документов кнопка !! (Настройки списка) а также «горячая клавиша» F4 открывает окно Настройки списков, где можно включить отображение различных полей, в том числе поля Группа ГИС:

Существует два типа ошибок: критические и проблемные (некритические) ошибки.

Если хотя бы одна строка документа имеет критическую ошибку, документ не будет импортирован. При этом можно импортировать отдельные строки (не содержащие критических ошибок) документов, отмеченных клавишей Ins, с помощью функции Построчный импорт:

Документы, имеющие только проблемные ошибки, импортироваться будут, а информация об этих ошибках останется в созданных в результате импорта документах.

Подробнее про критические и проблемные ошибки см. ниже - Проверка документов на ошибки.

Примечание

Имеется возможность разрешить использование построчного импорта документов только пользователям с правами разработчика. Для этого необходимо активировать системную настройку Разрешить построчный импорт только Разработчику [ImpDocByStr], расположенной по адресу: Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Экспорт-импорт → Разрешить построчный импорт только Разработчику [ImpDocByStr] = <Да/Нет>.

По умолчанию настройка неактивна (значение <Нет>) и кнопка Построчный импорт доступна всем пользователям. Если же значение настройки <Да>, то кнопка будет называться Построчный импорт (только для Разработчика) и будет доступна только пользователям с правами разработчика, а для остальных пользователей она будет неактивной (серой).

Построчный импорт позволяет выполнить запись в базу только корректных строк документов. При этом если в документе присутствуют некорректные строки, документ не будет удалён из списка импортируемых до тех пор, пока все строки не будут корректно обработаны.

Примечание

Если при импорте возникают ситуации, требующие обязательного вмешательства пользователя, импорт приостанавливается, и у пользователя запрашивается решение проблемы.

Сообщения о некритических ситуациях импорт не останавливают, а накапливаются. По окончании работы все они показываются в одном общем окне, в котором указывается тип импорта, импортируемый файл и сообщение, поясняющее ситуацию.

Проверка документов на ошибки

Чтобы документы проходили проверку на критические и проблемные ошибки, необходимо добавить нужные типы документов в список системной настройки Список типов док-ов для проверки значений свойств [CheckAllDocType], расположенной по адресу: Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Контроль по приходу → Список типов док-ов для проверки значений свойств [CheckAllDocType] = <список>

Внимание

Документы, полученные по внутрисистемной почте, проверку не проходят.

Примечание

По умолчанию в списке находятся (и потому проверяются на ошибки) только документы типов Приход от поставщика и Проект на поставку.

Критические ошибки

В случае, если документ, находящийся в списке системной настройки Список типов док-ов для проверки значений свойств [CheckAllDocType], не проходит хотя бы одну из следующих проверок, это считается критической ошибкой:

• Проверку на наличие реестровой цены для товаров ЖВЛС – если для товара, отнесённого в базе к ЖВЛС нет реестровой цены ни в Справочнике реестровых цен, ни в импортируемом документе.

  Внимание

  Чтобы отключить проверку на наличие реестровой цены для товаров ЖВЛС, необходимо внести документ в список системной настройки Типы док-тов для отключения контроля реестровых цен [ReeDocType], расположенной по адресу: Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Контроль по приходу → Типы док-тов для отключения контроля реестровых цен [ReeDocType] = <список>

  Документы, полученные по внутрисистемной почте, проверку не проходят.

• Проверку на наличие в документе архивных товаров – если хотя бы один товар является архивным (только в случае импорта накладной от внешнего поставщика).

  Внимание

  При создании приходного документа вручную проверка на наличие архивного товара по умолчанию не выполняется!

  Чтобы запретить добавление архивного товара в Приход от поставщика при создании его вручную используется системная настройка Запрет выбора архивного товара для прихода от поставщика [EmbargoArx], расположенная по адресу: Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Контроль по приходу → Запрет выбора архивного товара для прихода от поставщика [EmbargoArx] = <Да/Нет>

  Если настройка имеет значение Да, то при ручном создании Прихода от поставщика добавление в него архивного товара будет запрещено, если Нет - то разрешено.

• Проверку на расхождение НДС в документе и в базе – если хотя бы у одного товара в импортируемом документе не совпадает ставка НДС с данными в базе.

• Проверку на расхождение реестровых цен в документе и в базе – если хотя бы у одного товара в импортируемом документе не совпадает реестровая цена с данными в базе.

• Проверку на истекший и в скором времени истекающий срок годности.

  Примечание

  Проверка сработает только в случае выполнения следующих условий:

  • если данный тип документа подлежит проверке, то есть входит в Список типов док-ов для проверки значений свойств [CheckAllDocType];
  • если включена проверка срока годности. Подробнее см. Сроки годности;
  • если товар принадлежит к спец. группе, в которой заполнено поле Контроль годности (дн.) (подробнее см. Справочник спец. групп);
  • если в строке документа заполнен срок годности.

• Проверку на забракованные серии медпрепаратов – если хотя бы один товар указанной серии является забракованным.

• Проверку наличия товара в матрице подразделения, на которое приходуются остатки – если в базе, в которой выполняется импорт, имеются записи в справочнике матриц (см. модуль «Номенклатурные матрицы»).

  Внимание

  Проверка отрабатывает только при указании для документа подразделения-получателя, делается это по кнопке (Определить получателя для отмеченных документов).

  Примечание

  Если товара из документа в матрице нет, то выдаётся критическая ошибка товар вне матрицы.

Отдельно для документов Приход от поставщика и Проект на поставку можно настроить проверку на наличие у документа номера счёта-фактуры с помощью системной настройки, расположенной по адресу: Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Экспорт-импорт → Обязателен № счёт фактуры для прихода от поставщика [NumberSF] = <Да>

• Нет номера счёта-фактуры – если хотя бы у одного документа не заполнено поле колонки № счёт-фактуры, то текст сообщения об ошибке появляется в поле Ошибка, а поле № счёт-фактуры выделяется коричневым цветом. Номер можно ввести вручную прямо в форме Импорт документов (новый).

Примечание

В случае получения документа по внутрисистемной почте отсутствие номера счёта-фактуры ошибкой не считается.

Кроме того, для приходных документов от поставщика можно настроить проверку на превышение допустимой разницы между ценой контракта и ценой поставки, делается это с помощью системной настройки, расположенной по адресу: Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Контроль по приходу → Запрет импорта накладной поставщика при превышении цены контракта [ContractVerify] = <Да>

При попытке импортировать документ поставщика с ценой, превышающей допустимую сумму расхождения контрактной цены и цены поставки, будет выдано сообщение о превышении контрактной цены. Импорт осуществлён не будет.

Подробнее см. Контрактные цены поставщиков.

Критическими ошибками также считаются следующие ошибки:

• В документе указан несуществующий в базе товар.

• Не удалось определить тип документа.

• Ошибка программы (данных) – в импортируемом файле некорректные данные. Эта ошибка является критической для импорта, но при этом не прерывается процесс конвертации данных по другим документам или строкам документов. Текст сообщения об ошибке прописывается в поле Комментарий документа или его строки.

• В базе товар не отнесён к категории ЖВЛС, а в документе на него указана реестровая цена (предельно допустимая отпускная цена производителя).

  Имеется возможность удалить реестровую цену у такого товара, благодаря чему становится возможным его импорт. Для этого необходимо перейти в список строк, выбрать нужный товар, установить курсор на колонку Цена реестр. и нажать клавишу Enter. Будет выдано сообщение "Очистить значение поля "Реестровая цена". Следует нажать на кнопку ОК:

  

  Внимание

  Чтобы отключить проверку на наличие реестровой цены для товаров ЖВЛС, необходимо внести документ в список системной настройки Типы док-тов для отключения контроля реестровых цен [ReeDocType], расположенной по адресу: Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Контроль по приходу → Типы док-тов для отключения контроля реестровых цен [ReeDocType] = <список>

  Документы, полученные по внутрисистемной почте, проверку не проходят.

Проблемные ошибки

В случае, если документ, находящийся в списке системной настройки Список типов док-ов для проверки значений свойств [CheckAllDocType], не проходит хотя бы одну из следующих проверок, это считается проблемной ошибкой – соответствующая колонка будет подсвечена коричневым цветом:

• Проверку на наличие в документе Производителя и его привязку к справочнику Производители товара.

• Проверку на наличие в документе Страны производителя и её привязке к Справочнику стран.

• Проверку только на привязку Лаборатории к справочнику Лаборатории сертификатов.

Проблемными ошибками считаются также:

• НДС, указанный поставщиком, не совпадает с НДС товара в базе.

• В документе указан несуществующий в базе производитель.

• В документе указана несуществующая в базе страна.

• В документе указана несуществующая в базе лаборатория.

• Для товара, который в базе отнесён к ЖНВЛС не совпадает реестровая цена в Справочнике реестровых цен и в импортируемой накладной поставщика.

• Не указана цена производителя для товара ЖВЛС.

• Не указан срок годности.

Если в файле с накладной поставщика нет цены производителя, и импорт накладной выполнялся с использованием стандартных (поставляемых разработчиками) методов постдействия по импорту (см. Что делать, если несколько поставщиков используют одинаковый формат накладной → Устройство вывода и методы, то цена производителя будет автоматически вычислена и подставлена в процессе импорта. Если импорт будет выполняться нестандартными методами постдействия по импорту, то отсутствующая цена может не замениться вычисленным значением, а остаться пустой (неприсвоенной).

Отсутствующая цена производителя рассчитывается (для всех товаров, а не только для ЖНВЛС) следующим образом:

[Цена производителя] = (Цена+НДС) * 100 / (100+%НДС) * 100 / (100+%НАЦ)

где:

• (Цена+НДС) – цена закупочная с НДС.
• %НДС – ставка НДС поставщика.
• %НАЦ – % наценки поставщика.

Примечание

Создание документов импорта в ситуации с отсутствующей в накладной поставщика ценой производителя для товаров ЖНВЛС может обрабатываться различным образом, см. Учёт реестровых цен при приходе → Если в приходном документе поставщика не указана цена изготовителя).

Внимание

Если в документе от поставщика имеются товары с проставленным GTIN, но без признака маркировки (поле маркировка не заполнено или равно нулю), то в поле Ошибки для такого документа будет выводиться сообщение Товар не маркирован:

По таким документам необходимо выполнить Учёт маркированного товара.

Для того чтобы после импорта документ или строка документа исчезли из таблицы, нужно выполнить команду Переформировать список по клавише F5, или с воспользоваться кнопкой (Переформировать список). Таким образом будет поддерживаться актуальный список документов и строк документов, требующих обработки.

Поля таблицы в средней части формы имеют цветовую раскраску, работающую согласно правилам Раскраски товарных строк по условиям, а для критических и проблемных строк используются особые цвета.

Кроме раскраски строк по условиям, чётные строки имеют дополнительную фоновую раскраску, которую можно настроить (см. Настройка таблиц).

Если в документе есть проблемные или критические ошибки, нужно зайти на вкладку Строки документов и изменить (отредактировать) ошибочные значения как указано ниже в разделе Работа с документами или строками документов. После этого желательно вновь переформировать список по клавише F5, или с помощью экранной кнопки (Переформировать список) для контроля отсутствия ошибок. После устранения ошибок можно выполнять импорт.

Внимание

При импорте контролируется скрытая версия документа (возрастающий номер сеанса его редактирования в определённой БД):

• если в БД уже есть такой документ, а пришедший по почте – новее, то пришедший документ замещает старую версию;
• если же версия пришедшего документа старее имеющегося, то в БД остаётся имевшийся документ, а в протокол пишется сообщение о конфликте версий.

Импорт накладной с архивным товаром – при попытке импортировать накладную от внешнего поставщика, содержащую товары, которым присвоен статус архивный в Справочнике товаров, в поле Ошибки в строках с архивным товаром появится сообщение «Критично: архивный товар». Такое же сообщение будет отображаться в поле Ошибки самой накладной с архивным товаром.

Примечание

При импорте документов, содержащих архивные товары от внутренних контрагентов (подразделений), сообщение об ошибке выводиться не будет.

Импорт документов поставщика и системные настройки Разрешить редактирование документов, начиная с ... и Кол-во дней в течение которых разрешено редактирование док-тов.

В системе имеются две системные настройки, ограничивающие по времени возможность редактирования документов: Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Настройки для бухгалтерии.

• Разрешить редактирование документов, начиная с ... [ClosePeriod]

  Здесь можно указать дату, до которой будет запрещено создавать, редактировать и удалять документы по приходу и расходу товара. Эта настройка используется для того, чтобы пользователи не могли создавать документы «задним числом».

• Кол-во дней в течение которых разрешено редактирование док-тов [OpenPeriod]

  Количество дней, установленное в этой настройке, обозначает, что для редактирования будут доступны документы, созданные не ранее этого периода, начиная с текущей даты. Например, если текущая дата 22.03.2017, а в настройке введено число 7, значит, для редактирования будут доступны документы, созданные в период с 15.03.2017 по 22.03.2017

  Примечание

  Максимальный срок действия настройки – 100 дней, несмотря на то, что настройка позволяет ввести период, превышающий 100 дней.

  Если ввести 0, то настройка будет считаться неактивной (отрабатывать не будет).

Ручной и автоматический импорт документов, влияющих на остатки, запрещён, если дата документа меньше даты запрета редактирования документов, установленной в настройке ClosePeriod или рассчитанной, исходя из настройки OpenPeriod.

Примечание

Также запрещён повторный импорт уже имеющихся документов в базе, у которых установлен статус [В бухгалтерии] или [Документ закрыт].

При ручном импорте пользователю на экран выводится сообщение о причине запрета импорта. При автоматическом – происходит запись в протокол Импорт документов (см. Просмотр протоколов работы).

Примечание

На практике случается, что в офисе выполнили замену товара А на товар Б, а в аптеке замена ещё не произошла, но документы с товаром А уже отправились в офис. При импорте документов, полученных по внутрисистемной почте, если в справочнике товаров не найден товар А, система будет искать его в заменах, найдёт товар Б и автоматически подменит им товар А в документе. После чего импорт будет успешно завершён.

Параметры для документов поставщика

(Верхняя часть формы)

Параметры верхней части экранной формы предназначены только для документов по товару от внешних поставщиков. Они не оказывают влияния на документы от внутренних подразделений организации, в том числе не влияют на внешние документы, пересланные из вышестоящего подразделения и полученные по внутрисистемной почте.

Для документов поставщиков, полученных не по внутрисистемной почте, можно определить получателя с помощью кнопки (Определить получателя для отмеченных документов).

• Если нажать на эту кнопку, то для отмеченных документов откроется экранная форма для ручного указания параметров получателя независимо от всех настроек:

  

• Если на кнопку не нажимать, то в процессе импорта выполняется определение подразделения-получателя в соответствии с алгоритмом, описанным ниже. Для поля Подразделение для оприходования в нижней части экранной формы можно будет увидеть заполнение поля Отдел (кому) для текущего обрабатываемого документа.

В процессе импорта подразделение, на которое будет приходоваться товар, будет определяться по следующему алгоритму:

Поле Подразделение для оприходования – в этом поле по экранной кнопке (Выбор из списка подразделения для приходования товара) при желании можно из справочника Внутренние контрагенты указать подразделение организации, на которое будет приходоваться товар, в том случае, если получатель не указан в документе поставщика.

Если «галочка» Оприходовать на подразделение в документе:

• Установлена – в этом случае приходное подразделение будет взято из поля Подразделение для оприходования (см. ниже). По умолчанию данное поле заполняется из настройки: Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Контроль по приходу → Подразделение для оприходования товара = <значение>

  При импорте выбранных пользователем накладных, программа, последовательно обрабатывая накладные, выбирает подразделение для оприходования, в порядке приоритета:

  1. Подразделение, указанное в документе как приходное.
  2. Подразделение, указанное в документе как получатель.
  3. Подразделение, указанное в поле Подразделение для оприходования.
  4. Подразделение из настройки системы.

  Если все перечисленные места не заполнены – программа подсвечивает обрабатываемую накладную и предоставляет пользователю окно выбора подразделения, вызываемое по кнопке (Определить получателя для отмеченных документов). После импорта текущего документа программа переставляет курсор на следующий документ и обрабатывает его.

• Не установлена – в этом случае при импорте выбранных пользователем накладных, программа проверяет, что для всех выбранных пользователем накладных подразделение для оприходования указано, в порядке приоритета:

  1. Подразделение, указанное в документе как приходное.
  2. Подразделение, указанное в поле Подразделение для оприходования.
  3. Подразделение из настройки системы.

  Если все перечисленные места не заполнены – выдаётся сообщение об ошибке с указанием причины (в данном случае «не выбрано приходное подразделение»).

Состояние «галочки» Оприходовать на подразделение в документе запоминается для текущего пользователя.

Примечание

При импорте документов внутренних перемещений (Перемещение товара, Распределение своб. ост. (приход), Распределение своб. ост. (расход) и Приход по переоценке) в момент импорта поле Поставщик (в нижней части окна) будет заполнено полным наименованием отдела, с которого происходила отгрузка товара (несмотря на то, что документ на перемещение может быть получен не из этого отдела, а из вышестоящего подразделения – офиса или склада).

В поле Вид закупки с помощью кнопки (Вид закупки) при желании можно указать вид закупки из справочника Виды закупки.

Выбор вида закупки имеет смысл, если накладная поставлена по определённому виду закупки и вид закупки как один из параметров используется в механизме начисления оптовой и розничной наценок.

Если в данное поле внести какое-либо значение, то оно будет записано в приходный документ, созданный в результате импорта документа поставщика.

Работа с документами или строками документов

(Вкладки с таблицами в среднем окне формы)

Среднее окно экранной формы имеет две вкладки:

• Документы.
• Строки документов.

Переключение между вкладками выполняется с помощью левой клавиши мыши, сочетанием «горячих клавиш» Ctrl+Tab, или экранными кнопками (Посмотреть список строк документа) и (Посмотреть список документов).

По умолчанию на вкладке Строки документов показываются строки того документа, на котором установлен курсор во вкладке Документы.

Примечание

Если на вкладке Документы клавишей Ins отметить несколько документов, то на вкладке Строки документов будут показаны строки всех отмеченных документов (сохранения порядка следования строк в этом случае не гарантируется).

Общие возможности вкладок состоят в выполнении следующих действий:

• Поиск в таблицах.

• Сверка товара по ЗШК.

• Фильтрация таблиц.

  Примечание

  Если кнопку (Редактировать (создать новый) фильтр) нажать при пустом значении поля Фильтр, то будет создан новый фильтр для таблицы; а если при заполненном, - то будет редактироваться ранее созданный фильтр.

• Упорядочивание (сортировка) таблиц.

• Настройка таблиц.

• Редактирование значений полей таблиц.

• Печать списка документов/строк документов (в зависимости от того, какая вкладка активна). Печать выполняется по простому нажатию (без использования выпадающего списка этой кнопки, про список см. ниже) экранной кнопки (Печать списка), или сочетанием «горячих клавиш» Ctrl+P.

• Настройки списка документов/строк документов (в зависимости от того, какая вкладка активна). Окно настройки списков открывается по кнопке (Настройки списка), а также по «горячей клавише» F4.

  Примечание

  На вкладке Строки документов кнопка (Настройки списка) открывает окно Настройки списков, где можно включить и выключить отображение различных полей, в том числе поля Группа ГИС:

  

В обеих вкладках имеется поле Ошибки, в котором для проблемных или критических ошибок указано соответствующее сообщение. Полный (неурезанный по ширине колонки) текст сообщения показывается в строке состояния ниже таблицы. Это поле имеет цветовую раскраску согласно правилам Раскраски товарных строк по условиям.

Примечание

Если имеются ошибки, то их нужно исправлять (критические ошибки нужно исправлять обязательно, проблемные – желательно). Часть ошибок можно исправить путём редактирования соответствующих полей. Для исправления некоторых ошибок в момент импорта будут запрошены соответствующие действия пользователя.

В контекстном меню, вызываемом по правой клавише мыши на таблице, имеется пункт Отобразить неживые строки – при установленной «галочке» будут показаны:

• В таблице Документы – те документы, которые уже отсутствуют в импорте (например, они были импортированы с другого рабочего места).

• В таблице Строки документов – те строки, которые были уже импортированы при выполнении функции Построчный импорт (см. выше в разделе Общая информация), в том числе если построчный импорт выполнялся с другого рабочего места.

При перемещении курсора по полям таблицы, в строке состояния (строка ниже самой таблицы) показывается полное (неурезанное по ширине колонки) значение ячейки. Для некоторых ячеек также показывается признак возможности редактирования: клавиша Enter (можно также использовать двойной щелчок левой клавишей мыши).

С помощью редактирования можно выполнять сверку документов (проверку соответствия параметров фактически полученного товара данным в документе).

Для сверки фактического количества товара с количеством по накладной от поставщика, используя заводские штрихкоды товара, имеется особый Режим сверки по ЗШК, включаемый с помощью кнопки (Режим сверки по ЗШК), или с помощью сочетания «горячих клавиш» Ctrl+Z.

Примечания

Кнопка (Режим сверки по ЗШК) доступна только во вкладке Строки документа.

Для сверки может понадобиться настроить показ в таблице полей, которые по умолчанию не отображаются. Это делается через инструмент Настройка таблиц.

Привязка по ЗШК

Кнопка (Привязать товары из отмеченных документов по ЗШК) позволяет привязывать товары поставщика к нашим кодам по ЗШК.

Действие редактирования зависит от выбранной вкладки (Документы или Строки документов).

• В таблице Документы:

  • Необходимо отметить один или несколько документов (в том числе и от разных поставщиков) клавишей Ins, после чего нажать на кнопку (Привязать товары из отмеченных документов по ЗШК):

    

    Откроется окно привязки по ЗШК Товары для связывания:

    

    В этом окне следует привязать товары кнопкой Выбор.

• В таблице Строки документов:

  • При нажатии на кнопку (Привязать по товару производителя и страну по отмеченным строкам или по ЗШК) открывается всплывающее меню, в котором имеется пункт Привязать товары по ЗШК (или же можно воспользоваться сочетанием «горячих клавиш» Ctrl+F12:

    

    Примечание

    Отмечать строки при привязке по ЗШК не требуется. Строки выбираются автоматически.

    Автоматически будут выбраны строки, отвечающие следующим требованиям:

    • в строке имеется ЗШК;
    • по этому ЗШК имеются данные в базе;
    • товар поставщика не привязан к нашему коду по ЗШК.

  • При выборе пункта меню Привязать товары по ЗШК открывается окно привязки по ЗШК Товары для связывания:

    

    В этом окне следует привязать товары кнопкой Выбор.

Редактирование значений полей таблиц

Действие редактирования зависит от таблицы (Документы или Строки документов) и от конкретного поля таблицы:

• В таблице Документы:

  • Для документов поставщиков полученных не по внутрисистемной почте доступна функция Определить получателя для отмеченных документов по кнопке (Определить получателя для отмеченных документов). Подробно действие описано выше, см Параметры для документов поставщика.

  • Для документов, отмеченных клавишей Ins, можно изменить реестровую цену с помощью кнопки (Изменить реестровую цену в строках отмеченных документов). Действие кнопки распространяется только на отмеченные клавишей Ins документы или на отмеченные клавишей Ins строки документов (в таблице Строки документов). У данной кнопки имеется два варианта действий:

    

    При выборе По данным в справочнике реестровых цен цена из поля Цена реестр. в базе будет перенесена в поле Цена реестр. если будут одновременно выполнены следующие условия:

    • Документ получен из файла от поставщика (не из внутрисистемной почты).
    • Товар в базе принадлежит к ЖНВЛС.
    • Значение поля Цена реестр. в базе не равно 0 (нулю).

    

    При выборе По данным в документе реестровой цене (полю Цена реестр.) будет возвращено её первоначальное значение (как было указано в файле от поставщика), если будут выполнены одновременно условия:

    • Документ получен из файла от поставщика (не из внутрисистемной почты).
    • Товар в базе принадлежит к ЖНВЛС.
    • Первоначальная цена в файле от поставщика не равна 0 (нулю).

    Примечания

    Цена реестр. в базе отображает текущую цену из Справочника реестровых цен при привязанных товаре и производителе.

    Цена реестр. отображает цену, которая попадёт в документ после его импорта.

• В таблице Строки документов:

  • Для строк документов, отмеченных клавишей Ins, можно изменить реестровую цену с помощью кнопки (Изменить реестровую цену в строках отмеченных документов). Действия аналогичны описанным ранее действиям для документов. Также можно вводить произвольную реестровую цену с помощью двойного щелчка левой клавишей мыши по колонке Цена реестр. в базе:

Откроется окно Ввод значений справочника, в котором можно внести необходимые изменения:

Примечание

Изменение реестровых цен возможно только в том случае, если пользователь имеет право редактировать Справочник реестровых цен.

Для товара, который в базе отнесён к ЖНВЛС, и у которого не совпадают реестровые цены, указанные в Справочнике реестровых цен, и в импортируемой накладной поставщика (см. выше Общая информация), поле Цена реестр. имеет условную фоновую цветовую раскраску (см. Раскраска товарных строк по условиям):

• Зелёную, если реестровая цена в накладной поставщика ниже, чем в справочнике.

• Красную, если реестровая цена в накладной поставщика выше, чем в справочнике.

  • Можно выбрать Спец.группу товара с помощью кнопки (Редактирование значения поля Спец.группа товара), расположенной в правом нижнем углу формы:

  

  Откроется окно Справочника спец.групп, в котором можно выбрать или изменить спецгруппу для текущего товара:

  

  Примечание

  Изменение спецгруппы товара возможно только в том случае, если пользователь имеет право редактировать Справочник спецгрупп.

  • Поля Код и Наименование – привязка кодов и наименований товара в накладной поставщика к соответствующим полям Справочника товаров или разрыв такой связи, если она ранее была установлена. Для обработки документа привязка является обязательной, поскольку при связывании товара система однозначно идентифицирует пришедший от поставщика товар. Привязку необходимо осуществить всего один раз для каждой номенклатуры товара. При следующем приходе данного товара от того же поставщика, товар будет автоматически идентифицирован (распознан). Подробнее см. Привязка товаров к кодам поставщика.

  • Поле Производитель – привязка кода производителя в накладной поставщика к кодам справочника Производители товара или разрыв такой связи, если она ранее была установлена. Привязка кодов производителя необходима для однозначной идентификации производителя товара по каждой товарной строке накладной поставщика. Эта операция является обязательной только при работе с забракованными сериями. Технология привязки аналогична операции связывания кодов товара. Привязку необходимо осуществить всего один раз для каждой номенклатуры товара. При следующем приходе данного товара от того же поставщика, производитель будет автоматически идентифицирован (распознан).

  • Поле Страна – привязка кода страны производства в накладной поставщика к кодам Справочника стран или разрыв такой связи, если она ранее была установлена. Привязка кодов стран необходима для однозначной идентификации страны-производителя товара по каждой товарной строке накладной поставщика. Технология привязки аналогична операции связывания кодов товара. Привязку необходимо осуществить всего один раз для каждой номенклатуры товара. При следующем приходе данного товара от того же поставщика, страна будет автоматически идентифицирована.

  • Поле Лаборатория – привязка кода лаборатории к кодам справочника Лаборатории сертификатов или разрыв такой связи, если она ранее была установлена. Привязка кодов лабораторий необходима для однозначной идентификации лаборатории по каждой товарной строке накладной поставщика. Технология привязки аналогична операции связывания кодов товара. Привязку необходимо осуществить всего один раз для каждой номенклатуры товара. При следующем приходе данного товара от того же поставщика, лаборатория будет автоматически идентифицирована.

  Примечание

  Если в импорте документов при привязке Производителя, Страны или Лаборатории создаётся новая запись в справочниках Производители товара, Справочник стран или Лаборатории сертификатов соответственно, то эти справочники открываются в виде бланка, независимо от настроек соответствующего справочника.

  Это сделано для того, чтобы поле Наименование для нового производителя, страны или лаборатории заполнялось из приходной накладной автоматически.

  • Поля Факт, Срок годности, ЗШК, Серия, № сертификата, Серт. до, Серт. выдан, № ГТД – фактические данные, используемые при сверке документов. Могут вводиться вручную или выбираться из «календаря» (при вводе дат), по умолчанию имеют значения, полученные из документа.

  Примечание

  О сверке товара по накладной от поставщика с использованием ЗШК (сверке плана с фактом) см. Сверка товара по ЗШК.

  • Поле № счёт-фактуры – редактируемое поле, в которое можно вручную ввести номер счёта-фактуры. При определённых условиях незаполненное поле № счёт-фактуры может привести к критической ошибке, то есть импорт такого документа в базу будет невозможен. Подробнее см. описание критической ошибки Нет номера счёт-фактуры.

Внимание

Имеется возможность автоматически подбирать названия товаров, производителей, стран и так далее при импорте прайс-листов и накладных.

Для обеспечения работы требуется заполнять как полное, так и краткое наименования товаров, производителей, стран и так далее (где это возможно) в соответствующих справочниках.

Примечания

• Если документ пришел от поставщика (не по внутрисистемной почте), то отредактированные значения полей, используемых для сверки, будут записаны в документ в момент выполнения импорта и ценообразование и так далее, будет работать с новыми значениями этих полей.
• Если документ пришел по внутрисистемной почте – то сначала выполнится импорт документа с теми значениями полей, используемых для сверки, которые были в документе до начала их редактирования, а затем автоматически будет выполнено редактирование соответствующих строк импортированных документов (что можно увидеть в истории редактирования документа).

Внимание

• Если из подразделения аптечной сети пришёл документ с изменённой датой, то сначала следует импортировать удалённый документ со старой датой, а после импортировать документ с новой датой (подробнее см. Как изменить «шапку» документа → Изменение даты в документе с расходом).

Имеется возможность посмотреть значение всех (включая невидимые) полей текущей строки текущей таблицы. Для этого служит кнопка (Значения всех полей) или клавиша F6. Значения показываются в отдельном окне, в котором ничего нельзя изменить.

Примечание

Если товар имеется в виде не одних только цельных торговых упаковок, то его количество может показываться как в виде десятичных дробей, так и в виде обыкновенных дробей с целой и дробной частью («правильная обыкновенная дробь»). Вид отображения определяется настройкой (см. Показ дробного количества).

Обработка забракованных серий при импорте

Внимание

Обработка забракованных серий выполняется в том случае, если включена системная настройка: Администратор системы → Настройка системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Контроль по приходу → Контроль забракованных серий.

На вкладке Строки документов в верхней кнопочной панели имеется кнопка (Показать информацию по забракованной серии F9) – кнопка активна, если одновременно выполнены следующие условия:

• Включена системная настройка Контроль забракованных серий.

• По строке документа выполнена привязка кодов товара, то есть идентифицирована товарная строка.

• Строка содержит сомнительную серию, которая может оказаться забракованной - ей соответствует хотя бы одна запись в справочнике Забракованные серии медпрепаратов с той же серией.

Если настройка проверки забракованных строк включена, то обработка подозрительных строк, которые могут содержать забракованные серии, является обязательной (то есть это критическая ошибка). Подозрительные поля визуально выделяются коричневым фоном.

Примечание

Обработка забракованных серий подробно описана в разделе Работа с забракованными сериями справочной системы.

В настоящее время проверка забракованных серий осуществляется при обработке приходных накладных, поступающих не только от поставщика, но и по внутрисистемной почте. Данный вариант возможен, когда офис за аптеку обрабатывает приходные накладные поставщика.

Примечание

Если в строке электронной накладной поставщика не заполнено поле Поставщик, то проверить строку на забракованную серию можно только после указания поставщика для этой строки. При нажатии на кнопку обработки забракованных серий (или по клавише F9) для товара с неопределённым производителем выводится окно выбора поставщика, и только после определения производителя осуществляется проверка товара на «забраковку».

Отчёты по документам импорта

Для контроля и фиксации изменений, сделанных во время сверки, имеется возможность сформировать отчёт Расхождения при приёмке товара, отчёт вызывается из соответствующего пункта выпадающего списка экранной кнопки (Печать списка):

В плане предпродажной подготовки товара, перемещённого в торгующее подразделение, имеется возможность печати этикеток и ценников ещё до выполнения импорта (то есть до постановки товара на учёт). Печать может выполняться только для отдельных отмеченных клавишей Ins строк (на вкладке Строки документов) документов, пришедших по внутрисистемной почте. Печать вызывается нажатием соответствующего пункта кнопки Печать этикеток/ценников по отмеченным строкам документов:

Печать выполняется штатным инструментом Печать этикеток и ценников.

Подробная информация по строке

(Нижняя часть экранной формы)

В нижней части экранной формы показывается подробная информация по текущей строке текущей таблицы.

Состав и внешний вид нижней части полностью настраивается в отдельном окне Настройка таблиц.

См. далее: Привязка товаров к кодам поставщика.

Дополнительно, на отдельных страницах:

• Привязка товаров к кодам поставщика

• Поиск в таблицах вручную

• Сверка товара по ЗШК

• Фильтрация таблиц

• Упорядочивание (сортировка) таблиц

• Настройка таблиц