Ввод данных и настройка показателей

Форма ввода расположена по адресу Учёт товарных запасов → Дополнения → Модуль KPI → Ввод показателей сотрудников.

В ней Вы можете ввести планы и их вес с точностью до 2 знаков после запятой для показателей на будущие месяцы или проверить планы, начиная с 2020 года. Так как сотрудники аптек могут работать в разных аптеках в течении календарного месяца, то и планы для таких сотрудников назначают для этих аптек индивидуально и в зависимости от графика работы сотрудника.

Для отслеживания выполнения плановых показателей первостольником есть инструмент Калькулятор KPI.

Ввод показателей

Изменения показателей, назначенных на текущий месяц, могут привести к сбросу предыдущих результатов по сотруднику.

Внимание

Планы для всех аптек сети нужно вносить в базе офиса.

После ввода показателей в базе офиса требуется однократно выполнить действия по его настройке: автоматической отправке показателей в аптеки, которым они назначены. Их может выполнить сотрудник службы поддержки или сотрудник аптеки с необходимыми правами доступа:

1. Убедиться, что в списке автозадач есть Автозадача «Экспорт обновлений по справочникам» и она активна: включена.

2. Для справочников Справочник плановых показателей KPI и _Справочник значений KPI по товарам установлена «галочка» Разрешить экспорт данных справочника.

1. Аптека

Выбрать аптеку в выпадающем списке Подразделение:

1. Нажать справа от поля Подразделение на кнопку чёрного треугольника.

2. Выбрать строку в открывшемся списке аптек. Аптеки перечислены по их кратким наименованиям из справочника Внутренние контрагенты.

2. Сотрудники

1. Нажать на кнопку справа от Сотрудник(и): и в открывшемся окне со списком имён, которые пользователи указывают при входе в систему, выбрать сотрудников:

   • Чтобы выделить одного сотрудника, выберите его в таблице и отметьте, нажав клавишу Ins. Если сотрудник выделен, то в первой безымянной колонке таблицы появится символ «звёздочка»(*) и фоновый цвет изменится на красный. Повторное нажатие клавиши Ins на этом сотруднике снимет отметку.

   • Другие возможности выделить сотрудников перечислены в пунктах контекстного меню, вызываемого по нажатию правой клавиши мыши:

     • Отметить все или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+A – позволяет отметить (выбрать) все элементы (записи) в таблице. Обратную операцию реализует следующая команда.

     • Снять все отметки или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+D – реализует операцию, обратную предыдущей. Рекомендуется использовать в случае ошибочного выделения всех элементов таблицы.

     • Инверсия отметок или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+I – позволяет провести взаимно обратное выделение элементов таблицы, то есть отметить невыделенные и снять отметки с выделенных записей таблицы.

   Внимание

   Если выделено несколько сотрудников, и хотя бы для одного из этих сотрудников в колонке KPI есть значение Да (определён хотя бы один показатель для сотрудника), то список ранее выбранных сотрудников не изменится, и будет показано сообщение:

   Нельзя выбирать группу пользователей,

   если у одного из сотрудников уже введены показатели

   • Новые значение можно ввести группе сотрудников, если им ещё не назначили показатели или они были удалены.

   • Для сотрудников, которым уже назначен хотя бы один показатель, изменить планы можно индивидуально.

2. Для списка выделенных сотрудников нажать кнопку Выбор.

   • Для одного сотрудника будет указан его логин из таблицы (имя, которое пользователь указывает при входе в систему).

     • Если нет выделенных сотрудников, то будет выбран один сотрудник, на котором установлен курсор: Фоновый цвет этой записи в таблице.

   • Если выделено больше одного сотрудника, то справа от кнопки появится надпись: Выбрано несколько пользователей.

3. Период

Выберите год и месяц из выпадающих списков Год и Месяц. Значения можно устанавливать, начиная с 2020 года.

4. Какие показатели?

1. По кнопке Добавить показатели можно выбрать необходимый список показателей. Для добавления новых показателей группировок товаров: апт Грп.Балл, апт Грп.%РН, Грп.Балл или Грп.%РН, нажмите кнопку Добавить показатели по группировкам.

2. В открывшемся списке выберите клавишей Ins желаемые показатели и нажмите кнопку Выбор.

4.1 Заполнить значения в таблице

1. Последовательно заполнить для всех строк значения в колонках Вес (количество процентов) и План (согласно единице измерения).

   Внимание

   Для нового значения в колонке Вес действует следующее правило: Суммарный вес показателей не может превышать 100%.

   Если новое значение нарушает правило, то текст правила появится в окне с сообщением об ошибке и вес такого показателя станет равным 0.

2. Для всех показателей группировок товаров: апт Грп.Балл, апт Грп.%РН, Грп.Балл или Грп.%РН.

   1. Выбрать ячейку в колонке Группировка и нажать клавишу Enter или левую клавишу мыши.
   2. Нажать по кнопку .
   3. Выбрать одну или несколько группировок товаров. Подробнее см. Использование «Свободных группировок»

   Внимание

   Для одного сотрудника нельзя указать одинаковые группировки для разных показателей!

4.2 Убрать лишние

Чтобы удалить лишние показатели, выполните следующие действия:

1. Выберите клавишей Ins несколько строк в таблице или, если требуется удалить один показатель, выберите его строку в таблице.

2. Нажмите кнопку .

3. В открывшемся окне нажмите кнопку Выбранные показатели.

   

4. Нажать кнопку Сохранить.

5. Рассчитать бонусы.

Определить максимальную сумму бонусов в поле Бонус в нижней части формы. Значение в колонке Бонус будет рассчитано согласно формуле из выпадающего списка Формула.

Внимание

Если пропустить ввод значения в любой из колонок Вес или План или Группировка для показателей группировок , то будет предупреждение об ошибке при последнем действии: нажать кнопку Сохранить.

6. Сохранить изменения

Нажать кнопку Сохранить. После первого сохранения значений будет сообщение: Показатели введены успешно !

Внимание

Если для пользователя указали показатели с группировками товаров, то выполнить действия из Настройка бонуса за продажу товаров из группировок.

Настройка бонуса за продажу товаров из группировок

Для группировок товаров и значений KPI по товарам действуют следующие правила:

• Чтобы выбрать товары из группировки или нескольких группировок используются только действия из 2. Ввести значение KPI.
• Для каждого товара действует единственное значение из колонки KPI для всех показателей, где указана группировка содержащая этот товар.

Внимание

Сотрудник, ответственный за ввод показателей, обязан использовать группировки, у которых нет общих товаров: один товар не содержится в разных группировках.

1. Открыть справочник

1. Выполнить пункт меню Учёт товарных запасов → Справочники → Редактирование справочников.

2. Найти и выбрать справочник _Справочник значений KPI по товарам.

3. Нажать кнопку Выбор или клавишу Enter.

2. Ввести значение KPI

1. Однократно выбрать запрос: Товары по группировке.
2. Нажать «горячую клавишу» F2 или выбрать пункт контекстного меню Фильтр по группировкам товаро.

3. Выбрать одну или несколько группировок товаров. Подробнее см. Использование «Свободных группировок»

   • В окне справочника останутся строки с товарами, которые есть в справочнике и содержатся в выбранных группировках.

Если отфильтрованным товарам требуется записать одинаковые значения в колонке KPI, то выполнить действия Одинаковые KPI. Если значения в колонке KPI разные, то каждой строке записать своё значение в поле справочника:

1. Выбрать строку.
2. Нажать клавишу Enter.
3. Выбрать поле ввода KPI.
4. Ввести значение с точностью до 2 цифр дробной части. Разделитель целой и дробной части - точка.
5. Нажать кнопку Сохранить.

Одинаковые KPI

1. Нажать сочетание «горячих клавиш» Ctrl+A, чтобы выделить все отфильтрованные товары.
2. Нажать кнопку (Изменить значения свойств у списка элементов).
3. В открывшемся окне Редактирование полей выбрать в строке KPI ячейку колонки Новое значение:
4. Нажать клавишу Enter.
5. Ввести значение с точностью до 2 цифр дробной части. Разделитель целой и дробной части - точка.
6. Нажать кнопку ОК.

7. Подтвердить выбор: нажать кнопку Да.

   

Назначенные планы для сотрудника

Чтобы посмотреть назначенные показатели по сотруднику, необходимо выполнить действия в пункте меню Учёт товарных запасов → Дополнения → Модуль KPI → Ввод показателей сотрудников из Ввод показателей в следующем порядке:

• 1. Аптека.

• 2. Сотрудники. Выбрать одного сотрудника.

• 3. Период.

Чтобы оценить, что будет с бонусами по показателям, если изменить значение в поле Бонус или в списке Формула, введите для них новые значения.

Виды показателей

Показатели условно разделены на:

• общие (название начинается на апт) - показатели по отделу в целом;
• персональные (остальные).

Любой из них может быть назначен каждому сотруднику: ограничений нет.

Общие

Фактические значения показателей расcчитываются по продажам всех сотрудников, работавших в аптеке, за прошедший период.

Список показателей аптеки:

Наименование, единица измерения	Пояснение
апт Ср. чек, руб	Средний чек.
апт. %ДефГрА апт. %ДефГрB апт. %ДефГрC	Проценты Дефектуры по товарам Групп A,B и C
апт КЧ, шт	Количество Чеков.
апт КПЧ, шт	Количество Позиций в Чеке.
апт ОбрТЗ закуп, дн	Оборачиваемость Товарного Запаса в днях
апт ТовОбр закуп, раз	ТовароОборачиваемость
апт ТО, руб.	ТовароОборот - сумма по чекам в розничных ценах за минусом скидок.
апт ВП, руб	Валовая Прибыль: сумма по чекам в розничных ценах за минусом скидок и минус сумма по этим чекам в закупочных ценах
апт Грп.Балл	Баллы за каждый проданный товар из группировок. Фактическое значение показателя по товарам, перечисленным в группировках, заданных настройками, и реализованными в подразделении, вычисляется как сумма значений, указаных в поле KPI в "_Справочник значений KPI по товарам"
апт Грп.%РН	Процент от суммы реализованной наценки по проданным товарам в подразделении из группировок с учетом коэффициента, заданного в поле KPI "_Справочника значений KPI по товарам"

Персональные

Фактические значения показателей расcчитываются по продажам сотрудника в аптеке за прошедший период.

Список показателей сотрудника:

Наименование, единица измерения	Пояснение
КЧ, руб	Количество Чеков.
КПЧ, шт	Количество Позиций в Чеке. Позиция – товар в чеке. При этом если один и тот же товар в чеке указан двумя строками (например, из разных партий), то это считается одной позицией.
ТО, руб	ТовароОборот - сумма по чекам в розничных ценах за минусом скидок.
Ср. чек, руб	Средний чек по продажам за прошедший период.
ВП, руб	Валовая Прибыль: сумма по чекам в розничных ценах за минусом скидок и минус сумма по этим чекам в закупочных ценах.
Грп.Балл	Баллы за каждый проданный товар из группировок. Фактическое значение показателя по товарам, перечисленным в группировках, заданных настройками, и реализованными сотрудником вычисляется как сумма значений, указаных в поле KPI в "_Справочник значений KPI по товарам"
Грп.%РН	Процент от суммы реализованной наценки по проданным сотрудником товарам из группировок с учетом коэффициента, заданного в поле KPI "_Справочника значений KPI по товарам"

Как рассчитываются показатели

Показатели, в названии которых присутствует слово чек, учитывают продажи по документам:

• Розничная реализация
• Льготная реализация 50%
• Льготная реализация 100%
• Услуги населению

Внимание

Чек сторно учитывается со знаком минус для сумм и количества по товару.

Товарооборот и валовая прибыль рассчитывается по чекам этих документов.

Внимание

Сумма валовой прибыли по сотрудникам может быть больше чем валовая прибыль по аптеке на величину документов Возврат от покупателя.

Товарооборот - сумма продаж в розничных ценах за минусом скидок.

Товарный запас на день - сумма всех товаров на остатке аптеки на этот день в закупочных ценах. Товарный запас за период получается как сумма товарных запасов за каждый день периода.

Средний товарный запас за период это сумма товарных запасов по дням за прошедший период, где запас первого и последнего дня периода учитывается не полностью, а только их половина и полученная сумма делится на количество дней за период без одного дня. Если период составил один день, то его средний товарный запас это половина товарного запаса этого дня.

Оборачиваемость товарного запаса рассчитывается как отношение среднего товарного запаса за период к товарному запасу за период умноженное на количество дней в периоде.

Товарообрачивамость за период рассчитывается как отношение товарного запаса за период к среднему товарному запасу за период.

Группы товаров A, B и C составляются из полученных накопительных итогов по их выручке. Процентное отношение групп задаётся в сеансе заказа. Дефектура в аптеке показывает сумму, на которую уменьшился оборот аптеки из-за того, что товара из группы не было в наличии в необходимом количестве при прочих равных условиях.

Процент дефектуры показывает отношение дефектуры к обороту за период (в процентном выражении). Другими словами, это отношение суммы, на которую не допродали данного товара из группы, к сумме, на которую могли бы продать, если бы этот товар был в наличии в течение прошедшего периода.

В справочнике _Справочник значений KPI по товарам значение из колонки KPI для товара из группировки используется как:

• балл за продажу одной упаковки этого товара.

• процент от суммы реализованной наценки за продажу этого товара.

Подробнее см.

• Описание ABC и XYZ анализов
• Работа с заказом → Возможности работы с заказом