Система мотивации персонала по показателям KPI. Методология внедрения системы мотивации по KPI в аптеках

Глоссарий

ДС - Денежные Средства.

ЗП - Заработная Плата.

ЗА - Заведующий Аптекой.

П - Первостольник.

ФОТ - Фонд Оплаты Труда.

ЗА - Заведующий Аптекой.

П - Первостольник.

Показатели KPI - Ключевые показатели эффективности – система количественных индикаторов, отражающих результативность работы каждого сотрудника.

Функция - Формула, по которой будет рассчитываться итоговая предварительная премиальная или переменная часть ЗП по каждому показателю KPI.

Актуальность внедрения системы мотивации в аптеках

Аптечная организация — это одна из видов розничных организаций, на результат которой можно влиять при наличии грамотно разработанной и успешно внедренной системы оплаты труда.

Именно сотрудники первого стола имеют возможность управлять продажами и являются основным инструментом «зарабатывания» денежных средств для компании. Поэтому вопросы, касающиеся разработки правильной системы мотивации, являются очень актуальными в настоящее время.

В современное время практически не существует аптек, в которых практикуются выплаты сотрудникам исключительно фиксированной заработной платы, без дополнительных премий или бонусов. К тому же востребованность системы мотивации в аптеках возрастает, если аптека начинает сотрудничать с маркетинговыми союзами или производителями. При наличии такого сотрудничества система мотивации должна стимулировать сотрудников на продажу приоритетных товаров, за которые компания и, возможно, ее сотрудники, получат дополнительные бонусы.

При этом ни для кого не секрет, что фонд заработной платы является самой затратной статьей расхода при управлении компанией. Поэтому основной целью при разработке материальной системы мотивации персонала в аптеках является, с одной стороны, предоставить реальную возможность сотрудникам увеличить свою заработную плату, но с другой — уменьшить или стабилизировать издержки на выплаты и содержание фонда оплаты труда. Именно достижение этого баланса и считается правильно разработанной системой мотивации персонала в аптеках.

Система мотивации по KPI

Одна из эффективных систем мотивации для аптек – система мотивации по ключевым показателям эффективности (KPI).

KPI — это показатели, определяющие эффективность работы того или иного сотрудника или компании в целом, т.е. насколько они удачно функционируют, достигают ли поставленных целей.

Ключевые показатели эффективности позволяют оценить эффективность выполняемых действий.

Их можно применять как для оценки работы всей компании, ее отдельных подразделений, так и конкретных сотрудников аптеки. Условие работы показателя — возможность его измерения.

Пять аргументов в пользу применения системы KPI в мотивации персонала

1. 100%-ая ориентация на результат – сотрудник получает вознаграждение за достижение результата и за выполнение работ, которые должны привести к результату;

2. Управляемость – позволяет корректировать направленные усилия сотрудников без серьезной модификации самой системы при изменении ситуации на рынке;

3. Справедливость — достойная оценка вклада сотрудника в общий успех компании и справедливое распределение рисков (между сотрудником и компанией) в случае неуспеха;

4. Понятность — сотрудник понимает, за что компания готова его вознаграждать; компания понимает, за какие результаты и сколько она готова заплатить;

5. Неизменность – любой сотрудник выстраивает свою работу в соответствии с системой мотивации. Если в определенный момент система меняется, то часть усилий сотрудника уходит впустую. Компания определяет «правила игры» для сотрудников, и если вдруг решит спонтанно их поменять, то лишится доверия «игроков».

Концепция

Основная концепция системы ключевых показателей эффективности в аптечной организации заключается в четком и формализованном определении основных факторов, определяющих результаты деятельности, их детализации для каждого уровня управления и постановке конкретных задач для конкретных сотрудников, обеспечивающих их выполнение.

Схема внедрения системы мотивации в аптечных организациях по KPI:

1. Определение и формулировка целей мотивации.

2. Определение и установка показателей KPI для каждого типа должности сотрудника.

3. Разработка и внедрение инструментов мотивации в программном обеспечении компании.

Показатели KPI

Основные ключевые показатели эффективности, которые применяются в системе мотивации по KPI в аптечных организациях:

• Выручка (товарооборот), руб.

• Валовая прибыль, руб.

• Сумма среднего чека, руб.

• Количество позиций в чеке, шт.

• Количество чеков, шт.

• Маркетинговый бонус – измеряется в баллах или в денежном эквиваленте.

• Товарооборачиваемость.

• Сумма товарных запасов, руб.

• % дефектуры.

• % или сумма неликвидных товаров.

• Продажа определённых товаров: количество и/или сумма реализованной наценки.

Подробнее см. Виды показателей

К показателям KPI предъявляются требования:

• Система показателей должна быть согласована для сотрудников компании всех уровней.

• Сотрудник должен иметь существенное влияния на возможность достижения цели.

• Цели должны быть достижимыми.

• Количество целей сотрудников зависит от уровня должности.

Каждому показателю эффективности должна соответствовать цель, которую с помощью одного или нескольких показателей возможно будет достичь, то есть показатели KPI определяют конечную цель компании.

Для первостольника есть инструмент Калькулятор KPI.

Цель

Цель – это ответ на вопрос:

«Что вы хотите достичь, внедряя систему мотивации по KPI?».

К основным целям можно отнести:

• Увеличение общего товарооборота (выручки).

• Увеличение маржинального дохода (реализованной наценки).

• Увеличение товарооборота по маркетинговым товарам.

• Увеличение оборачиваемости товарных запасов.

• Уменьшение дефектуры, неликвидов.

• Рост продаж определённых товаров по контрактам.

Далее будет рассмотрена технология внедрения системы мотивации в аптеках по системе KPI и инструменты для ее внедрения.

Технология внедрения системы мотивации в аптеках по системе KPI

Алгоритм внедрения системы мотивации в аптеках по системе KPI состоит из следующих этапов:

1. Формулирование целей компании.

2. Определение набора показателей в зависимости от типа должности сотрудника.

3. Выставление плана по каждому показателю KPI.

4. Предварительный расчет премии за выполнение плана по показателям KPI.

5. Ввод данных и настройка показателей для настройки системы мотивации в программу «М-АПТЕКА плюс».

6. Обучение сотрудников компании.

7. Контроль выполнения показателей с помощью модулей и системы отчетности в программе «М-АПТЕКА плюс».

1. Формулирование целей компании и определение набора показателей в зависимости от типа должности сотрудника.

Перед первостольником, заведующим аптекой, сотрудниками офиса стоят разные цели, следовательно, будут различаться мотивационные схемы и наборы показателей KPI, планы и схема расчета премиальной части ЗП. Поэтому в первую очередь необходимо определить ключевые показатели эффективности (KPI) для должности, исходя из целей, поставленных для данного уровня организационной структуры. В таблице рассмотрены основные составляющие системы мотивации по KPI в зависимости от целей компании и типа должности сотрудника.

Цель организации	Должность и её задачи мотивации	Оптимизируемые показатели	Контролируемые параметры	KPI показатели
Увеличение общего товарооборота	П 1. Увеличение суммы товарооборота по сотруднику 2. Увеличение суммы среднего чека сотрудника. 3. Увеличение количества чеков сотрудника.	Выручка (товарооборот) руб	Валовая прибыль, руб., Количество чеков, шт.	Выручка (товарооборот), руб. по сотруднику, Сумма среднего чека, руб. по сотруднику., Количество позиций в чеке, шт. по сотруднику., Количество чеков, шт. по сотруднику.
	ЗА 1.Увеличение товарооборота аптеки., 2. Удержание дефектуры групп А и В	Выручка (товарооборот)руб., Сумма товарных запасов, % дефектуры групп А и В.	Валовая прибыль, руб, ОТЗ, дни, % дефектуры,% и сумма неликвидных товаров.	Выручка (товарооборот), руб. по аптеке., Оборачиваемость товарных запасов по аптеке, дни, % дефектуры групп А и В.
Увеличение товарооборота маркетинговых товаров	П 1. Увеличение товарооборота маркетинговыхтоваров сотрудника., 2. Увеличение общего товарооборота сотрудника.	Выручка (товарооборот), руб маркетинговых позиций.	Выручка (товарооборот), руб. общий., Выручка (товарооборот), руб маркетинговых позиций., Валовая прибыль, руб.	Выручка (товарооборот), руб. общий по сотруднику., Маркетинговый товарооборот, руб. по сотруднику., Валовая прибыль, руб по сотруднику.
	ЗА 1. Увеличение товарооборота маркетинговых товаров по аптеке., 2. Обеспечить бездефектурное наличие маркетинговых товаров.	Выручка (товарооборот), руб маркетинговых позиций.	Выручка (товарооборот), руб., Валовая прибыль, руб., Сумма товарных запасов, руб.	Выручка (товарооборот), руб. общий по аптеке., Маркетинговый товарооборот, руб. по аптеке., Валовая прибыль, руб по аптеке.
Увеличение валовой прибыли	П Увеличение валовой прибыли (продавать высокомаржинальные товары).	Выручка (товарооборот), руб., Валовая прибыль, руб	Валовая прибыль, руб., % розничной наценки, Выручка (товарооборот), руб.	Валовая прибыль, руб.
	ЗА 1. Увеличение валовой прибыли аптеки., 2. Увеличение товарооборота аптеки.	Выручка (товарооборот), руб., Валовая прибыль, руб, % розничной наценки.	Валовая прибыль, руб, % розничной наценки., Выручка (товарооборот), руб.	Валовая прибыль, руб, Выручка (товарооборот), руб.
Увеличение оборачиваемости товарных запасов	П 1. Увеличение товарооборота., 2. Увеличение продажи товаров-неликвидов.	Выручка (товарооборот), руб., Выручка (товарооборот), руб. неликвидных товаров.	Выручка (товарооборот), руб.	Выручка (товарооборот), руб. по сотруднику, Количество позиций в чеке по сотруднику., Количество чеков по сотруднику., Сумма среднего чека по сотруднику, Количество и сумма проданных неликвидов.
	ЗА Увеличение товарооборачиваемости.	Оборачиваемость товарных запасов.	Сумма товарных запасов., Выручка (товарооборот), руб., Валовая прибыль, руб., % розничной наценки., Дефектура групп А и В.	Выручка (товарооборот), руб. по аптеке., Оборачиваемость товарных запасов,по аптеке., Сумма среднего чека по аптеке., Количество позиций в чеке по аптеке., Количество чеков по аптеке., Количество и сумма проданных неликвидов по аптеке, % дефектуры по аптеке.
Сокращение затрат	Всем 1. Мотивация первостольников на распродажу неликвидов., 2. Мотивация первостольников на распродажу сезонных товаров.	Система заказа., Оборачиваемость товарных запасов.	Сумма и количество неликвидов., Сумма товарных запасов., Выручка (товарооборот), Дефектура групп А и В.	Товарооборачиваемость по аптеке, % дефектуры А и В по аптеке., Количество и сумма проданных неликвидов.
Повышение имиджа	Всем Кассовая дисциплина, Стандарты обслуживания, Стандарты мерчандайзинга, Прочие.	Стандарты обслуживания., Выкладка товаров. Квалификация персонала.	Результаты исследования «Тайный покупатель», Учет продаж с полки., Итоги тестирования.	Средний чек., Количество позиций в чеке., Количество вошедших позиций., Коэффициент конверсии: зашедший-купивший (% купивших)., Товарооборачиваемость., Динамика продаж товаров с полки.

2. Выставление планов по показателям KPI, и предварительный расчет премии за выполнение плана по показателям KPI.

После того, как был определен набор показателей KPI для каждой должности в зависимости от цели компании, необходимо рассчитать и установить планы по каждому показателю KPI и определить способ и формулу расчета премиальной части за выполнение, перевыполнение или недостижение плановых показателей по каждому KPI.

Планы разрабатываются в целом по организации по каждому выбранному показателю КРI и затем распределяются для каждого сотрудника компании в зависимости должности. Разработка планов может основываться на модели развития компании на несколько лет, учитывать фактор сезонности, зависеть от количества работающих сотрудников, отведенный размер фонда оплаты труда, а также фактические значения показателей за прошлые периоды. Разработка планов на будущий период – это задача руководителя или сотрудника, отвечающего за управление финансами в компании. Не существует универсальной модели по формированию планов, так как эта работа зависит от многих внешних и внутренних факторов.

Предполагается, что для настройки работы модуля будут предложены несколько формул расчета мотивации - итогов по показателям КРI на выбор пользователя, «зашитые» в коде.

Инструменты системы мотивации по KPI

Модуль для системы мотивации по KPI в «М-АПТЕКА плюс» состоит из нескольких элементов. Каждый элемент предназначен для выполнения определенных задач и будет выполнять заданные ему функции:

1. Экран ввода и настройки показателей мотивации – инструмент настройки и моделирования показателей. В этом инструменте будут вводиться плановые показатели КРI и рассчитываться предварительная премиальная часть.

   • Подробнее см. Ключевые показатели эффективности

2. Отчет по мотивации KPI – отчет, отражающий фактические данные за период по показателям в разрезе подразделений, сотрудников. Предназначены для оценки выполнения планов по показателям, расчёта ЗП, оценки работы каждого сотрудника и т.д.

   • Подробнее см. Калькулятор KPI и Отчёт по сотрудникам

Видеоуроки

Урок №1	Урок №2
Мотивация сотрудников. Баллы за продажу товаров	Как работать с модулем KPI