Регистрация нового пользователя

Предварительно см. Список пользователей.

В данном разделе справочной системы будут рассмотрены аспекты регистрации нового пользователя, редактирования существующих записей и удаления пользователей в Списке пользователей, расположенном по адресу: Администратор системы → Пользователи системы → Список пользователей.

Для единичной аптеки, не входящей в сеть, ввод, редактирование и удаление пользователя выполняется в одной базе данных.

Для сети аптек существует два варианта работы со списком пользователей:

• ведение списка сотрудников централизовано (в офисе);
• ведение списка сотрудников децентрализовано, в каждой отдельной аптеке.

Ведение сотрудников централизовано (в офисе)

Ведение списка сотрудников централизованно предполагает, ввод, редактирование и удаление пользователей в офисе с последующей отправкой учётных записей по аптечным подразделениям. В подразделениях необходимо принять данные и снять статус Запрет работы с записей тех сотрудников, которые работают в данной аптеке. Корректировка записей, заведенных в офисе, в аптеке запрещена.

Примечание

Централизация ведения списка пользователей в офисе не строгая - в аптеках можно создавать учётные записи своих пользователей (но нельзя редактировать присланные из офиса учётные записи своих же пользователей). После отправки в офис, созданные в аптеке пользователи появятся в общем списке с привязкой к своим подразделениям и с установленным (в офисе) статусом Запрет работы (в своём подразделении им работать можно, в других – нельзя).

Ведение сотрудников децентрализовано (в каждой аптеке)

Ведение списка сотрудников в аптеке обычно применяется в случае быстрого запуска аптечного подразделения, когда конечный список сотрудников в открывающейся аптеке ещё не определен. В этом случае пользователи оперативно вносятся в базу в самой аптеке. Данные по введенным и отредактированным пользователям уходят в офис, тоже со статусом Запрет работы. При этом в офисе такие записи не подлежат корректировке, поскольку были созданы в удалённой базе.

Установленный статус Запрет работы не позволяет работать под логином и паролем такого пользователя, но позволяет формировать те отчёты, которые идут в разбивке по пользователям, если по данным пользователям присутствует информация в системе. Например, наличие в офисе данных по чекам из аптек, – в этом случае можно сформировать Отчёт по пользователям-кассирам.

Примечание

Вне зависимости от действия (создание, редактирование, удаление) с записью в списке пользователей, при выходе из окна списка пользователей выполняется автоматическая рассылка изменений по всем Участникам почтового обмена с типом экспорта Внутрисистемная почта: Администратор системы → Экспорт-импорт данных → Участники почтового обмена. При этом создается одно почтовое сообщение для всех участников.

Ввод нового пользователя в список сотрудников

Последовательность действий для ввода нового пользователя через Список пользователей.

1. Сначала необходимо запустить Список пользователей, расположенный по адресу: Администратор системы → Пользователи системы → Список пользователей.

2. Откроется окно Список сотрудников:

   

3. Для того чтобы добавить нового пользователя, следует нажать на кнопку (Новый пользователь). Откроется окно регистрации нового пользователя Данные по сотруднику:

   

4. В разделе Персональные данные необходимо ввести Ф.И.О. сотрудника. Вносить дату рождения не обязательно.

5. Поле Табельный номер (Таб №) заполняется автоматически последним незанятым цифровым значением по списку табельных номеров в списке сотрудников данной базы.

6. Система по принципу присвоения внутреннего штрихкода к данному табельному номеру добавляет extcode подразделения из справочника Внутренние контрагенты. Фактически получается маска (уникальный ключ сотрудника в сети), состоящая из кода подразделения и табельного номера пользователя, что позволяет сохранить уникальность пользователя вне зависимости от того, в какое подразделение данные по пользователям передаются.

   Примечание

   Возможно одновременное существование нескольких учётных записей пользователей с одинаковыми табельными номерами, если пользователи заведены в разных базах (то есть у них разные подразделения в уникальном ключе). В этом случае пользователи с одинаковыми табельными номерами, но заведенные в разных подразделениях, отображаются разными строками.

   При вводе нового пользователя существует возможность замены табельного номера на существующий табельный номер по списку пользователей. В этом случае система выдает информационное сообщение о том, что данный табельный номер уже используется и в момент записи вводимой строки система:

   • Создает новую строку в списке пользователей, если предыдущая запись с тем же самым табельным номером заводилась в другой базе.
   • Заменяет существующую запись с тем же самым табельным номером в списке пользователей, если предыдущая запись заводилась в данной базе. При данной замене все данные по предыдущей записи заменяются на внесенные.

7. В разделе Принадлежность к группам следует отметить «галочкой» группу пользователей, к которой должен принадлежать создаваемый сотрудник.

8. В поле Организация с помощью выпадающего списка обязательно нужно указать нашу организацию (данные берутся из справочника Внешние контрагенты).

9. По желанию можно заполнить поля Должность, Домашний адрес и Документ, удостоверяющий личность.

10. Обязательно требуется ввести Данные пользователя, используемые при его регистрации в системе «М-АПТЕКА плюс». Это Имя и Пароль.

11. ИНН – в это текстовое поле необходимо вести ИНН пользователя, содержащий 12 символов.

    Примечание

    Автоматически выполняется проверка длины ИНН (12 символов) и контрольной суммы ИНН. Если длина не соответствует 12 символам, то выводится сообщение об ошибке:

    

12. По кнопке Пароль откроется вспомогательное окно, в котором необходимо ввести и подтвердить пароль данного пользователя, после чего нажать на кнопку Сохранить:

    

13. Штрихкод – индивидуальный штрихкод пользователя. Штрихкод устанавливается для пользователей-кассиров и консультантов, если используется технология индивидуальных продаж кассиров и консультантов.

14. Запрет работы – закрывает или открывает доступ данного пользователя в систему. Если по какой-то причине необходимо запретить работу данному пользователю, следует поставить «галочку» в пункте Запрет работы. Когда «галочка» не установлена, созданному пользователю разрешена работа в том подразделении, где он был заведён.

    Примечание

    Если выслать учётную запись пользователя в другое подразделение, то «галочка» Запрет работы будет автоматически установлена. Чтобы разрешить пользователю работу в другом подразделении, необходимо вручную снять «галочку» с его учётной записи в самом подразделении. На разрешение работы во всех остальных подразделениях это не повлияет.

15. По завершении ввода настроек необходимо нажать кнопку Сохранить. Если не вся обязательная информация была введена, выскочит соответствующая подсказка.

Редактирование записи в списке сотрудников

Последовательность действий для изменения уже существующего пользователя через Список пользователей:

1. Сначала необходимо запустить Список пользователей, расположенный по адресу: Администратор системы → Пользователи системы → Список пользователей.

2. Откроется окно Список сотрудников:

   

3. Для того чтобы изменить данные уже существующего сотрудника, следует нажать на кнопку (Изменить данные пользователя). Откроется окно регистрации нового пользователя Данные по сотруднику. Данное окно аналогично окну ввода нового пользователя, но данные по пользователю уже заполнены:

   

4. Изменять данные можно только в том случае, если пользователь был заведён в этой базе. Если же сотрудник был заведён, например, в офисе, и переслан в базу, например, подразделения по почте, то редактировать можно только поле Запрет работы (поставить или снять «галочку»).

Примечание

При создании или редактировании записей в поле Принадлежность к группам пользователь сможет увидеть только те группы, статус которых не больше статуса пользователя (это сделано для того, чтобы любой пользователь, имеющий доступ к пункту меню Список пользователей не смог установить группу администратора).

Удаление записи в списке сотрудников

Последовательность действий для удаления уже существующего пользователя через Список пользователей:

1. Сначала необходимо запустить Список пользователей, расположенный по адресу: Администратор системы → Пользователи системы → Список пользователей.

2. Откроется окно Список сотрудников:

   

3. Для того чтобы удалить уже существующего сотрудника, следует выбрать более ненужную запись и нажать кнопку (Удалить пользователя).

4. Если выбранный пользователь был заведен в другой базе, то удаление такого пользователя будет невозможно. Вместо этого нужно отредактировать его и поставить «галочку» Запрет работы.

Внимание

Удаление пользователей не рекомендуется и допускается только в самых крайних случаях, и только при условии того, что данный пользователь не совершал никаких действий в системе, то есть пользователь был введен ошибочно.

Более корректным инструментом является проставление статуса Запрет работы, что в дальнейшем позволяет корректно отображать историю и отчётность по данному пользователю.