Общее описание справочников

Понятие справочника в системе

Справочники в системе «М-АПТЕКА плюс» являются хранилищем основополагающих данных, необходимых для реализации всех бизнес-процессов в аптечном бизнесе. Именно элементы того или иного справочника задействованы в соответствующих бизнес-процессах сети.

Внимание

Для полноценного функционирования как единичной аптеки, так и целой сети аптек, необходимо, чтобы справочники велись определённым кругом сотрудников и исключительно централизованно (в конкретном аптечном подразделении). Обычно таким подразделением в сети аптек выступает офис. Из офиса все справочники рассылаются по подразделениям. Во избежание рассогласования справочников их корректировка в подразделениях строго запрещена! Исключением из этого правила являются следующие справочники: Остатки владельцев дисконто и Неуменьшаемые остатки.

Местоположение справочников в системе

Доступ к справочникам, используемым в конкретной торговой сети, осуществляется через Справочники, расположенные по адресу: Учёт товарных запасов → Справочники (см. картинку ниже).

Все справочники системы делятся на две группы:

1. Стандартные справочники, доступ к которым осуществляется с помощью инструмента Редактирование справочников, расположенного по адресу: Учёт товарных запасов → Справочники → Редактирование справочников.

2. Специфические справочники, создаваемые с помощью других инструментов раздела Учёт товарных запасов → Справочники. Их названия, как правило, совпадают с названиями соответствующих инструментов. Возможные отличия указаны в приведённом ниже списке.

   Специфическими справочниками являются:

   • Неуменьшаемые остатки.

   • Прописи для производства – инструмент Учёт товарных запасов → Комплектация товара → Прописи для производства.

   • _Забракованные серии(письма).

   • Справочник интервалов цен.

   • Адресная база КЛАДР – инструмент Учёт товарных запасов → Справочники → Таблицы соответствия.

   • Справочник розничных наценок в виде дерева – инструмент Учёт товарных запасов → Справочники → Ввод справочника розничных наценок в виде дерева.

   • Цены товара у конкурента.

   Если же соответствующий инструмент отсутствует в разделе Справочники, то его следует добавить в состав конфигурации используемой системы с помощью компонентов конструктора: Конструктор → Конструктор меню → Проектирование меню.

   В открывшемся окне Настройка меню выбрать раздел Учёт товарных запасов → Справочники. Используя панель инструментов или контекстное меню этого окна, добавить необходимые справочники в состав рабочей конфигурации системы.

   Примечание

   Эта операция доступна только администратору системы.

Скрытие записей в справочнике

В окне Список справочников, открывающемся при запуске Редактирования справочников, можно настроить отображение только тех стандартных справочников, которые необходимы для работы. Для этого справочники требуется отметить кнопкой Скрыть, а затем нажать кнопку Выбор. Увидеть в списке скрытые справочники можно с помощью кнопки Показать все, а отменяется скрытие справочника повторным нажатием кнопки Скрыть на уже скрытом справочнике.

Примечание

Скрытие справочников запоминается индивидуально для каждой учётной записи пользователя, так что каждый работник может для себя убрать из списка те справочники, которые лично ему не нужны для работы (а при возникновении потребности, снова вернуть их в список).

В этом же окне возможен отбор справочников по фрагменту их названий. Для этого достаточно ввести этот фрагмент в поле Фильтр - в окне будут отображены только те справочники, в названии которых встречается набранный фрагмент.

Чтобы создать или изменить стандартный справочник, необходимо вызвать Создание новых справочников, расположенное по адресу: Конструктор → Описание справочников → Создание новых справочников (см. Ввод и корректировка описаний справочников).

Внимание

Эта работа выполняется только администратором системы в монопольном режиме.

В открывшемся окне Ввод описания справочников можно увидеть полный список стандартных справочников, реализованных в системе, отсортированный по алфавиту. Он включает несколько десятков стандартных справочников. Поэтому общий список справочников, описанных в справочной системе «М-АПТЕКА плюс» (см. раздел Типы справочников), разбит на 2 группы:

• стандартные справочники;
• специфические справочники.

Далее в тексте, если это особо не оговаривается, под справочником понимается стандартный справочник.

Примечание

Некоторые справочники могут быть отключены или недоступны для редактирования. Для доступа к таким справочникам нужно или снять признак Временно отключен или изменить уровень доступа к справочнику (чтобы он стал доступен определённому пользователю). Но делать это следует с осторожностью. Как выполнить такие процедуры – см. Ввод и корректировка описаний справочников (вкладка Дополнительно и кнопка Права доступа).

Основные виды справочников

По своей структуре справочник может быть:

• Простым – это справочник, который не ссылается на другие справочники. Пример такого справочника – Справочник стран;

• Составным – это справочник, который ссылается на другие справочники (например, Справочник товаров);

• Сложносоставным – это разновидность составного справочника, который ссылается сам на себя. Пример: справочник Внутренние контрагенты, полю Место расположения которого устанавливается значение (название подразделения), выбираемое из этого же справочника.

Свойства справочников

В системе используется единый механизм работы со справочниками. Опишем этот механизм на примере Справочника товаров.

Стандартное окно справочника выглядит так:

Окно снабжено стандартным набором элементов интерфейса:

• Панель инструментов. Большинство команд, реализуемых кнопками панели, также доступны через контекстное меню, вызываемое по правой клавише мыши.

• Поле Запрос, позволяющее выбрать запрос, с которым будет отображаться информация в области отображения данных.

  Примечание

  Последний выбранный запрос сохраняется индивидуально для каждого пользователя, то есть при следующем открытии справочника пользователь увидит свой запрос, который он использовал в прошлый раз.

• Инструменты поиска, с помощью которых можно отобрать нужные записи справочника.

• Область отображения данных, имеющая форму таблицы.

• Информационное поле, располагающееся в нижней части окна.

Панель инструментов для работы со справочником

На панели инструментов представлены следующие стандартные кнопки:

• Кнопка Добавить элемент справочника Ctrl+N. При её нажатии система отображает окно ввода нового элемента справочника. Если пользователь не имеет доступа к корректировке справочника, эта кнопка будет неактивна. При создании или редактировании записи справочника система может вывести окно либо в виде бланка, либо в виде таблицы.

  Подробнее о возможностях вывода справочников и их настройки можно прочитать в разделе Ввод и корректировка описаний справочников;

• Кнопка Корректировка Ctrl+O. Используется для редактирования элемента справочника. При её нажатии открывается окно редактирования текущей строки справочника, идентичное окну ввода нового элемента. Если пользователь не имеет доступа к корректировке справочника, эта кнопка будет неактивна.

• Кнопка Удалить Del. Позволяет удалить текущий элемент или выбранные элементы справочника. Если элемент справочника либо используется другим справочником, либо задействован в других механизмах системы (к примеру, элемент справочника товаров задействован в документе прихода), то удаление такого элемента будет автоматически запрещено, вне зависимости от наличия у пользователя полномочий на удаление элемента справочника. Если пользователь не имеет доступа к удалению записи справочника, эта кнопка будет неактивна.

• Кнопка Изменить знач. св-ва F6. Позволяет заменить значения нескольких полей выделенных записей справочника. Очень удобная функция, когда, к примеру, необходимо поменять значение вида закупки у определенного списка записей в справочнике товаров. Выделение строк справочника осуществляется нажатием клавиши Ins. Если пользователь не имеет доступа к корректировке записей справочника, эта кнопка будет неактивна.

  Данная функция имеется у всех справочников. Подробный пример её использования можно посмотреть в описании справочника Владельцы дисконтных карт → Изменение значений по дисконтным картам, и описании Ограничение розничной продажи некоторых товаров. При использовании данной функции показывается таблица со значениями. Если разные выбранные записи справочника имеют различные значения, то будет показано многоточие («...») и общее количество разных значений - в скобках после многоточия.

  Примечание

  Изменением свойств можно делать записи в справочнике невидимыми – см. Ввод и корректировка описаний справочников → Скрытие записей в справочнике.

• Кнопка Скопировать Ctrl+C. Используется в тех случаях, когда необходимо ввести в справочник несколько похожих товаров, отличающихся, к примеру, дозировкой или формой выпуска. Вместо ввода полностью нового значения достаточно провести копирование необходимого элемента справочника. В момент копирования система открывает окно вода параметров новой записи справочника.

  Для удобства в этом окне все поля заполнены значениями из копируемой записи (то есть текущей записи в момент нажатия кнопки). Пользователю достаточно только изменить необходимые параметры и нажать кнопку Сохранить, после чего новый элемент с введенными параметрами будет добавлен в справочник. Если пользователь не имеет доступа к корректировке записей справочника, эта кнопка будет неактивна.

  Примечание

  Копируются все параметры элемента справочника (изменённые вручную параметры запоминаются в уже изменённом виде). Например, при копировании записей Справочника товаров у сохранённой копии будут те же привязки к подгруппам, что и у копируемой (если они не были изменены вручную в процессе копирования).

• Кнопка Копировать в буфер. Позволяет скопировать в буфер обмена Windows любую позицию или группу позиций справочника, предварительно выделенную клавишей Ins. Также можно использовать сочетание «горячих клавиш» Ctrl+Ins и одноимённый пункт контекстного меню, вызываемого по правой клавише мыши.

  Примечание

  Скопированные данные будут доступны для вставки в любые сторонние программы, текстовые редакторы (например, MS Word) и электронные таблицы (например, MS Excel).

• Кнопка Вставить из буфера. Позволяет импортировать в справочник данных из буфера обмена Windows. Также можно использовать сочетание «горячих клавиш» Shift+Ins и одноимённый пункт контекстного меню, вызываемого по правой клавише мыши.

  Примечание

  В правой нижней части окна отображается текущий режим работы со справочником: Обычный или Вставка.

  Подробнее об импорте данных см. Вставка по [Shift+Insert].

• Кнопка Печать Ctrl+P. Используется для вывода на печать списка элементов справочника.

  

  Можно напечатать справочник полностью (включая скрытые записи, см. выше Скрытие записей в справочнике) или только таблицу (в таблице скрытых записей не показывается).

  Примечание

  При печати полного справочника можно выбрать сортировку по одному из его полей.

  Печать таблицы – это печать только тех строк справочника, которые отобраны в соответствии с введённым запросом. «Галочка» "Сжимать" таблицу до книжного формата А4 так уменьшает колонки справочника, чтобы он полностью поместился на формат А4 «портретной» ориентации (при этом некоторые данных могут быть показаны не полностью). Если «галочку» снять, то ширина колонок будет определяться содержащимися в них данными, и отчёт может занимать несколько страниц по ширине.

• Кнопка Обновить список Ctrl+F5. Позволяет отобразить в окне все изменения, внесенные в справочник.

• Кнопка Сохранить изменения Ctrl+S. Доступна только после внесения изменений в какой-либо из параметров записей справочника.

• Кнопка История редактирования Ctrl+H. Позволяет вывести в отдельном окне протокол внесения изменений в текущий элемент справочника, то есть просмотреть когда (время, дата), что (какой параметр), кем (имя пользователя в системе), с какого (старое значение параметра) и на какое значение параметра было изменено.

  Примечание

  Если операция изменения справочника была выполнена при импорте, то к её наименованию добавляется (имп.), то есть, например, если запись была создана, то в истории будет Создан(имп.).

• Кнопка Отправить по почте. Позволяет отправить внесенные изменения по данному справочнику другим подразделениям сети аптек. Список подразделений, которым возможна отправка изменений, определяется списком участников почтового обмена, формируемым с помощью Участников почтового обмена, расположенного по адресу: Администратор системы → Экспорт-импорт данных → Участники почтового обмена.

Дополнительные команды контекстного меню правой клавиши мыши

• Переключить режим или сочетание «горячих клавиш» F7 – относится к функции поиска (отбора) записей справочника и переключает режим поиска между тремя значениями Начинается с, Содержит и По фрагментам.

• Отметить все или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+A – позволяет отметить (выбрать) все элементы (записи) справочника. Обратную операцию реализует следующая команда.

• Снять все отметки или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+D – реализует операцию, обратную предыдущей. Рекомендуется использовать в случае ошибочного выделения всех элементов справочника.

• Инверсия отметок или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+I – позволяет провести взаимно обратное выделение элементов справочника, то есть отметить невыделенные и снять отметки с выделенных записей справочника.

• Электронный образ или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+W – предназначена для закрепления за записью справочника определенного графического файла с изображением. Достаточно удобная функция, которая позволяет, к примеру, привязать к справочнику товаров изображение упаковок товара. Этой командой можно воспользоваться, если соответствующий механизм работы с изображениями описан с помощью инструмента Администратор системы → Настройки системы → Настройки для работы с изображениями.

• Уст/Отм выделение цветом или сочетание «горячих клавиш» Alt+C – позволяет выделять записи справочника различными цветами фона и текста, выбираемыми из встроенной или настраиваемой палитры в соответствии с выбранными торговыми технологиями.

• Только выбранные записи – фактически является фильтром по выделенным записям и активна, если выделена хотя бы одна запись справочника. Напомним, что записи справочника выделяются нажатием клавиши Ins или командой Отметить все. Команда отображает только выделенные элементы справочника. После первого выполнения она отмечается в меню «галочкой». Чтобы вернуться к стандартному виду справочника, содержащему все элементы, следует выполнить команду ещё раз («галочка» с команды будет снят).

• Группировки или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+U – позволяет ввести произвольное количество и наполнение группировок товаров.

• Список подгрупп или сочетание «горячих клавиш» Ctrl+G – позволяет оперативно определить принадлежность выбранного элемента справочника к введенным в системе группам товара. Элемент справочника (и соответствующий ему товар) может принадлежать к одному или нескольким группам, определенным в справочнике Фармгруппы товаров. Команда применима только к Справочнику товаров.

Внимание

Описанный выше набор дополнительных команд может отличаться в разных справочниках!

Информационное поле в нижней части окна отображает количество выделенных (отмеченных) строк справочника.

Дополнительная функция: полный протокол изменений справочника

К любому справочнику можно подключить дополнительную функцию для получения отчёта о полной истории редактирования всего справочника. Функция может вызываться по «горячей клавише» или соответствующему пункту контекстного меню (меню правой клавиши мыши). Функция подключается как «горячая клавиша» в Создании и настройке справочников на вкладке Дополнительно в интерфейсе описания справочников.

Рекомендуемая «горячая клавиша» – F5, подключать следует функцию Просмотр (печать) истории редактирования [ViewHistoryEdit]:

При вызове функции открывается окно параметров:

Для анализа задаётся интервал дат и метод группировки:

• без группировки;
• по дате операции;
• по оператору;
• по типу операции;
• по объекту справочника (ExtCode).

В отчёте колонка, по которой выполняется группировка, выделяется жирным шрифтом.

«Галочка» Анализировать удаленные записи позволяет также получить информацию об уже удалённых записях справочника, при этом отчёт формируется более продолжительное время.