Экспорт-импорт данных справочников

С помощью Экспорта данных справочников можно отсылать в подразделения часть или все данные справочника или группы справочников. Расположена функциональность Экспорт данных справочников по адресу: Учёт товарных запасов → Справочники → Экспорт данных справочников. Откроется окно Выбор типа получателя почты:

Перед тем как приступить к выгрузке данных, необходимо принять решение каким образом будет выполняться доставка экспортированных справочников до адресата: по внутрисистемной почте или через файл, путём копирования его на носитель или отправки по внешней электронной почте (не той, которая встроена в программу «М-АПТЕКА плюс»).

• Если было принято решение, что данные необходимо выгрузить в файл, то следует нажать на экранную кнопку (Сохранить в файл), задать путь и имя экспортируемого файла.

  Примечание

  В окне сохранения данных в файл реализован фильтр по формату файлов с данными .esc, с помощью которого легко обнаружить файлы, выгруженные из «М-АПТЕКА плюс».

  

• Если же требуется доставка по внутрисистемной почте, следует выбрать адресатов (контрагентов). Подробнее этот способ расписан далее.

Примечание

При получении файла с данными справочников, необходимо загрузить файл в программу «М-АПТЕКА плюс». Делается это в том же окне, где выгружались данные, с помощью экранной кнопки (Восстановить из файла).

Процедура выгрузки

1. На первом этапе следует выбрать тип получателей почты (внутренних или внешних контрагентов) и отметить «галочками» одно или несколько подразделений-адресатов.

   

   Для упрощения можно выделить сразу всех контрагентов кнопкой (Отметить все), или снять отметки со всех контрагентов с помощью кнопки (Отменить для экспорта все). После выбора хотя бы одного адресата становится доступной кнопка Далее, которую необходимо нажать для перехода ко второму этапу.

2. На втором этапе открывается следующая форма, где нужно отметить «галочкой» один или несколько справочников, которые необходимо экспортировать.

   

   Снова можно воспользоваться кнопками (Отметить все) и (Отменить все). После выбора всех нужных справочников, следует нажать экранную кнопку Далее.

   Примечание

   Если в окне Список справочников не появляется перечень справочников для экспорта, то необходимо добавить Подразделения с правами склада, в список настройки, расположенной по адресу: Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки → Прикладные настройки → Общие → Подразделения с правами склада[ListSkl] = <список>

3. На третьем этапе следует выбрать тип отправки. В зависимости от типа может понадобиться ввести дополнительные параметры экспорта.

   

   Возможные следующие типы отправки:

   • Только изменения – применяется для автоматического выбора элементов справочника, измененных с момента последней отправки данных выбранным контрагентам (каждому проставляется отметка о времени выгрузки). Данный тип не распространяется на выгрузку в файл.

     Примечание

     Для экспорта изменений по справочникам выполняется проверка, чтобы в список были включены только те подразделения, которым справочники уже отправлялись. Для новых подразделений нужно отправлять полные справочники.

   • Полный справочник – применяется для отправки всех элементов справочника. Система отправляет текущее значение каждого реквизита на момент отправки, по каждому элементу справочника. Каждому справочнику проставляется отметка о времени и дате последней выгрузки.

   • Изменения за промежуток дат – применяется в случае, когда необходимо выполнить отправку изменений за конкретный промежуток дат по всем элементам выбранных справочников. Система осуществляет отправку всех элементов выбранных справочников, по которым за выбранный промежуток дат были произведены изменения. Отметка о времени и дате последней выгрузки не проставляется.

4. На заключительном, четвертом этапе выполняется, собственно, экспорт данных.

   

   • Если нужно выгрузить данные во внутрисистемном формате, следует нажать на кнопку Закончить – экспорт будет завершен.

     Примечание

     В директории, куда выкладывается почта, необходимо завести каталог SysMail с подкаталогами In и Out для внутрисистемной почты.

     Например: C:\mail\SysMail\In и C:\mail\SysMail\Out

   • Если же требуется выгрузить данные в альтернативном формате, то следует нажать кнопку Внешний экспорт. Появится окно ввода дополнительных реквизитов экспорта:

     

В окне Тип экспорта из выпадающего списка необходимо выбрать подходящее значение. В списке указаны только те типы экспорта, код которых содержит подстроку SprExt.

В строке Имя файла нужно выбрать путь и имя выгружаемого справочника.

После чего следует нажать кнопку ОК и кнопку Закончить – экспорт будет завершен.

Примечание

Для данного режима возможна выгрузка данных только одного типа справочника.

Установка даты выгрузки справочников вручную

Для каждого из справочников можно вручную установить дату и время последней отправки полного справочника. Данная возможность обеспечивается инструментом Даты выгрузки полных справочников, расположенным по адресу: Администратор системы → Экспорт-импорт данных → Даты выгрузки полных справочников.

В основном эта функция используется при запуске новой аптеки (точки отпуска) для того, чтобы не перегонять все справочники по внутрисистемной почте (общий объём данных всех справочников может составить более 30 мегабайтов и может временно заблокировать приём почты в аптеке). Вместо этого данные справочников выгружаются на внешний носитель (USB-флеш-накопитель или переносной жёсткий диск), а датой выгрузки справочников назначается дата их записи на внешний носитель.

Соответственно, в аптеке необходимо провести восстановление значений справочников с внешнего носителя, используя Экспорт данных справочников, расположенный по адресу: Учёт товарных запасов → Справочники → Экспорт данных справочников.

Внимание

Во избежание рассогласования справочников в сети аптек, вышеописанной функцией следует пользоваться только в крайних случаях, и только строго соблюдая технологию.

Помимо экспорта стандартных справочников существует также возможность экспорта специфического справочника Справочник интервалов цен (другие специфические справочники реализуют одноименный инструмент раздела Учёт товарных запасов → Справочники, но не Справочник интервалов цен).

Для обеспечения экспорта списка диапазонов, в системной настройке Список классов, объекты которых доступны для экспорта (Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки; далее в окне Системные настройки в одноименной группе раскрыть подгруппу Общие, а в ней – настройку) необходимо установить значение, которое указывает на Справочник интервалов цен (User.SprIntOfPrice):

Внимание

Данная настройка должна быть включена как на стороне отправителя, так и на стороне получателя справочника Справочник интервалов цен.

Далее следует воспользоваться стандартным инструментом отправки справочников Экспорт данных справочников. При этом необходимо учесть, что при отправке данного справочника работают только типы отправки Только изменения и Полный справочник (см. выше Процедура выгрузки → пункт №4). Получение и запись данных справочника Справочник интервалов цен происходит стандартным способом через получение внутрисистемной почты. Возможен также вариант экспорта справочника через носитель информации (USB-флеш-накопитель или переносной жёсткий диск), как было описано выше.

Примечание

Экспорт данных справочников может выполняться как вручную, так и автоматически автозадачей «Экспорт обновлений по справочникам».

Синхронизация справочных данных

Данная функция предназначена для синхронизации основных справочников между двумя подразделениями одной сети. При этом справочные данные одного из подразделений считаются эталонными.

Предположим, что имеются два подразделения:

• подразделение Эталон (как правило, это центральный Офис);

• подразделение Аптека.

Для того чтобы привести данные Аптеки к данным эталонной базы (Офиса), необходимо запустить функцию синхронизации, при этом будет выполнена следующая последовательность действий:

1. В Эталоне формируется письмо с контрольными суммами элементов справочника.

2. Сформированное письмо отправляется в Аптеку.

3. Оператор в Аптеке принимает почту от Эталона. При восстановлении письма с контрольными суммами элементов, полученного от Эталона, выполняется сравнение элементов в Аптеке с присланными контрольными суммами. По результатам сравнения формируется письмо, в котором перечислены элементы, по которым обнаружены расхождения, после чего письмо автоматически отправляется из Аптеки в Эталон.

4. После того как в Эталон приходит письмо со списком расхождений, формируется список элементов справочников, по которым обнаружены расхождения, после чего данные справочников отправляется в Аптеку.

5. Аптека принимает письмо с данными справочников, и после восстановления данных, справочные данные Аптеки и Эталона становятся идентичны.

Примечания

1. Функция синхронизации данных оформлена в виде отдельной задачи Отправка контрольных сумм по справочникам в планировщике задач.

2. Описание задачи поставляется в не активированном виде, то есть для того, чтобы данная функция заработала, необходимо либо активировать задачу (тогда функция будет запускаться периодически самостоятельно), либо выполнить принудительный разовый запуск функции на исполнение.

3. Перечень контрагентов, которым будут разосланы контрольные суммы при запуске функции, зависит от того, где выполняется запуск, варианты:

   a) Запуск выполняется в офисе – письма с суммами будут разосланы всем почтовым контрагентам, являющимися внутренними контрагентами.

   b) Запуск выполняется в аптеке – письма с суммами будут разосланы всем почтовым контрагентам, являющимися внутренними контрагентами и являющимися отделами данной аптеки.

4. Список справочников, по которым осуществляется контроль, ограничен. В него входят следующие справочники:

   • Справочник мед. препаратов.
   • Справочник Производители товара.
   • Справочник стран.
   • Справочник Единицы измерения.
   • Справочник Группы заказов.
   • Справочник Внешние контрагенты.

5. По значениям полей следующих справочников сравнение не выполняется:

   • Справочник мед. препаратов, поле Стеллаж.
   • Справочник Внешние контрагенты, поле Владелец системы.