Перейти к содержанию

Работа с дефектурой

Что такое дефектура по сеансу заказа?

Дефектура по сеансу заказа в программе «М-АПТЕКА плюс» - это товары, которые по ряду причин не были заказаны у поставщиков после распределения потребности в сеансе заказа по прайс-листам поставщиков.

Важно различать дефектуру и отказы поставщиков. Отказы поставщиков - это товары, по которым потребность была распределена по прайс-листам поставщиков, и заказ по данным позициям ушел поставщику, но по какой-то причине поставщик не смог отгрузить товар по заказу. Причины, как правило, следующие:

  1. Товар числится в прайс-листе поставщика, но по факту его на складе поставщика не оказалось (поставщик выслал неактуальный прайс-лист)

  2. Товар находится в общегородской дефектуре (перерегистрация товара, изъятие из обращения и другие причины).

Отказы поставщиков в программу «М-АПТЕКА плюс» НЕ ПРИХОДЯТ, об отказах поставщиков аптеки могут быть проинформированы по каналам связи, установленным с поставщиком (электронная почта и другое).

Как узнать о дефектуре?

Узнать о дефекутре можно на различных этапах работы с сеансом заказа.

Просмотр информации о дефектуре на этапе работы с сеансом заказа возможен только в подразделении, которое отправляет заявку поставщикам, то есть при централизованном заказе просмотр доступен в офисе аптечной сети, в аптеки приходит только документ Дефектура по заявке, который создаётся при завершении работы с сеансом заказа. Изменения в заказе по результатам работы с дефектурой при централизованном заказе также может выполнить только офис. Если аптека отправляет заявку поставщикам самостоятельно, то ей доступны все возможности просмотра и работы с дефектурой.

Как посмотреть дефектуру на разных этапах работы с сеансом заказа?

В дефектуру попадают товары, как по условиям сеанса заказа, так и товары, которые пользователь исключил из заказа самостоятельно.

В процессе работы с сеансом заказа

После распределения потребности по поставщикам дефектуру можно посмотреть:

  1. По фильтру Потребность больше заказа. При его включении будут отображаться только те строки, по которым потребность была рассчитана, но заказать ее не удалось, либо она была заказа частично. Важно: если значение в колонке Заказано больше нуля, то даже при отображении по данному фильтру товар дефектурой не является, дефектура – это строки с товарами, которые не удалось заказать вообще при рассчитанной потребности. Для активации фильтра:

  2. По колонке из Списка доступных колонок в заказе → nsk_Причина дефектуры. Колонка содержит информацию о причинах попадания товара в дефектуру:

    Фрагмент Описание
    Ц Процент отклонения от цены последней поставки товара больше требуемого.
    Сг До окончания срока годности осталось меньше, чем требуется.
    Ост Количество товара у поставщика меньше требуемого или запрещен заказ, если есть упаковка.
    Уп Поставщик не доставляет товар меньшего количества(с учётом кратности и размера упаковки).

    Для того, чтобы не просматривать весь сеанс заказа для поиска товаров, попавших в дефектуру, можно воспользоваться фильтром Потребность больше заказа.

    Колонка nsk_Причина дефектуры может быть не подключена в сеансе заказа по умолчанию, тогда её необходимо добавить.

После создания документов по сеансу заказа

  1. После каждой заявки из сеанса заказа в программе «М-АПТЕКА плюс» формируется документ Дефектура по заявке, если включена «галочка» Создавать дефектуры. Подробнее см. Потребность в товаре без заказа у поставщика. Документ Дефектура по заявке содержит товары и их количества, которые не были заказаны у поставщиков при рассчитанной ненулевой потребности в ЭТИХ ТОВАРАХ, а также причину дефектуры. Поле Причина дефектуры содержит краткую информацию, по которой можно понять, почему конкретная позиция не заказалась у поставщика.

  2. Отчет по дефектуре. Подробнее см. Отчёт по дефектуре в сеансах заказа. Данный отчет позволяет увидеть информацию о дефектуре с расшифровкой по причин отказа по поставщикам.

Возможные действия с дефектурой

В зависимости от того, на каком этапе работы с сеансом заказа вы работаете с дефектурой, и от регламента работы вашей аптеки, вы можете выполнить следующие действия с дефектурой.

Если вы работаете с дефектурой непосредственно в сеансе заказа (включили фильтр Потребность больше заказа или воспользовались информацией в колонке nsk_Причина дефектуры), то вы можете не только проанализировать данные по дефектуре, но и ДО отправки заказов поставщикам внести коррективы в заказ, чтобы товары, попавшие в дефектуру, были заказаны у поставщиков. Для этого вы можете вручную (в сеансе заказа или сводном прайс-листе) оформить заказ по дефектурым позициям у других поставщиков, если такие предложения имеются, либо заменить дефектурные позиции на аналогичные, если это возможно.

  • Если превышена цена (Ц), но товар нужен в любом случае, то можно вручную заказать его в сеансе заказа или сводном прайс-листе.

  • Если причина в сроке годности (Сг) - либо отказаться от заказа такого товара, либо заказать его вручную.

  • Количество товара у поставщика меньше требуемого (Ост) или запрещен заказ, если есть упаковка - если товар нужен все равно, то заказать товар вручную в количестве, которое может поставить поставщик.

  • Поставщик не доставляет товар меньшего количества с учётом кратности и размера упаковки (Уп) – действия, как в предыдущем варианте.

Также данными по дефектуре можно воспользоваться для анализа, чтобы максимально исключить, если такое возможно, попадение товаров в дефектуру. Анализировать данные можно как при работе с сеансом заказа, так и после: по документу Дефектура по заявке и по данным отчета Отчёт по дефектуре в сеансах заказа.

Видеоуроки

Урок №1