_Справочник кассовых ордеров

Справочник используется для хранения кассовых документов (ордеров), формирования кассового журнала (кассовой книги) и последующего экспорта этой информации в бухгалтерию. Подробнее см. Учет кассовых операций.

Примечание

Любую позицию или группу позиций справочника можно выделить клавишей Ins, а затем скопировать в буфер обмена Windows с помощью сочетания «горячих клавиш» Ctrl+Ins. Или же можно использовать кнопку (Скопировать в буфер) на панели инструментов справочника, а также одноимённый пункт контекстного меню, вызываемого по правой клавише мыши. Скопированные данные будут доступны для вставки в любые сторонние программы, текстовые редакторы (например, MS Word) и электронные таблицы (например, MS Excel).

Также существует возможность импорта в справочник данных из буфера обмена с помощью сочетания «горячих клавиш» Shift+Ins, кроме того, можно использовать кнопку (Вставить из буфера) на панели инструментов справочника, а также одноимённый пункт контекстного меню, вызываемого по правой клавише мыши.

В правой нижней части окна отображается текущий режим работы со справочником: Обычный или Вставка. Подробнее об импорте данных см. Вставка [Shift+Insert].

Записи справочника

Сокращение КО - кассовый ордер.

Обязательная информация об ордере

Поле	Значение (символов для хранения)
Номер документа	Порядковый номер ордера (20)
Дата документа	Дата выполнения хозяйственной операции
Сумма	Сумма наличных денежных средств по операции
Подразделение	Полное название подразделения владелеца системы (100)
Отдел реализации	Краткое название подразделения (если это отдел) из шапки документа Розничная реализация (50)

Названия подразделений ( в том числе отделов ) указаны из справочника Внутренние контрагенты.

Формула для получения Номер документа :

ПрефиксАптеки ТипОрдера Год Подчерк ПорядковыйНомер

Элемент формулы	Значение
ПрефиксАптеки	Определятся индивидуально для каждого подразделения по справочнику _Справочник настроек кассовых ордеров.
ТипОрдера	П (приходный КО или ПКО) или Р (расходный КО или РКО). Зависит от выбранной записи операции из справочника _Справочник хозяйственных операций(ХО).
Год	Две последние цифры года даты выполнения операции.
Подчерк	Cимвол _ (подчерк).
ПорядковыйНомер	Первая операция для каждого типа ордера с начала года имеет номер 1. Последующие номера ордеров расчитываются отдельно, для каждого типа ордера, в порядке создания ордеров.

Примеры номеров ПКО и РКО для подразделения с префиксом АМ07 в порядке их создания с начала 2019 года:

АМ07П19_1, АМ07П19_2, АМ07П19_3, АМ07Р19_1, АМ07П19_4, АМ07П19_5, АМ07Р19_2.

Следующие вспомогательные поля перечислены по названиям (символов для хранения):

Код аналитического учета (20), Счет дебета (10), Счет кредита (10), Основание (100)

заполняются из записи о хозяйственной операции справочника _Справочник хозяйственных операций(ХО).

Новая запись создается добавлением строки в табличной части. Чтобы создать новую запись в справочнике, необходимо нажать кнопку (Добавить элемент справочника). Откроется окно Ввод кассового ордера:

Список обязательных полей ордера для заполнения: Операция, её Сумма и Дата и информация о сотрудниках, участвующих в этой операции (если последняя не была заполнена в автоматическом режиме или нуждается в исправлении). Вид операции определяет автоматическое заполнение для других полей. Сотрудники указываются согласно их записей из справочника _Справочник сотрудников для кассовых ордеров. Должность руководителя в расходном кассовом ордере берется из записи владельца аптеки по справочнику Внешние контрагенты.

Все ордера создаются текущей датой.

При редактировании ордера по нажатию кнопки (Корректировка) можно изменить:

дату, сумму, основание, приложение и сотрудников, участвующих в операции.

Примечание

Для даты ордера нельзя ввести дату больше, чем текущая, или изменить год.

Отображение записей справочника

Стандартный запрос отображает все поля из описания справочника.

Запрос Удаленные записи отображает все удалённые ордера и позволяет восстановить ордера после случайного удаления.

Для следующих запросов требуется уточнить условия отбора по нажатию кнопки Подразделение:

Запрос	Действие
По подразделению за период дат	Выбрать одно подразделение (не отдел).
По отделу реализации за период дат	Выбрать отдел (не подразделение).
По подразделению с отделами за период дат	Выбрать одно подразделение (не отдел), чтобы запросить его ордера и ордера его отделов (если есть отделы).

Также необходимо уточнить период дат для ПКО и РКО и нажать кнопку (Обновить список).

Восстановление удалённого ордера

Примечание

После удаления ордера в процессе работы возможна ситуация, когда будет создан ордер с таким же номером, как удалённый.

Во время восстановления такого ордера необходимо решить: заменить существуйщий ордер с таким номером или добавить удалённый ордер в существующий порядок ордеров. Для добавления удалённого ордера в существующий порядок ордеров необходимо обратиться к сотрудникам технической поддержки (Служба СОК).

Для восстановления удалённого ордера выбрать удалённый ордер из списка ордеров по запросу Удаленные записи и нажать кнопку (Корректировка). Добавить пробел в конце строки текста Приложение и нажать кнопку Сохранить.

Если ордер с таким номером уже есть в подразделении, то будет задан вопрос:

• При выборе кнопки Да откроется существующий (неудалённый) ордер. Работа с удалённым ордером (в том числе восстановление) по данной кнопке невозможна!

• При выборе кнопки Нет откроется удалённый ордер. Необходимо либо исправить поля ордера, либо добавить пробел в конце строки текста Приложение и нажать кнопку Сохранить для замены существующего ордера.

Сортировка и поиск

Щелчок левой клавиши мыши по названию колонки в таблице справочника отсортирует записи в таблице и добавит слева от названия символ «*» (звёздочка):

• Колонка Дата документа сортируется по возрастанию даты.

• Поиск и сортировка для колонки Отдел реализации запрещены, так как колонка содержит вычисленные значения. Подробнее см. Создание и настройка справочников → Ввод реквизитов справочников.

• Остальные колонки справочника сортируются в алфавитном порядке!

Переключите режим поиска (отбора) в требуемое значение из списка: Начинается с, Содержит и По фрагментам и введите фрагмент текста для поиска в поле Что искать.

В зависимости от выбранного запроса и условий отбора будут показаны строки совпадения или пустой список.

Печать ордеров и кассового журнала

Процесс подготовки к печати журнала кассовых ордеров зависит от выбранного запроса для отображения записей справочника:

• Если запрос вида По подразделению ..., то печатается журнал выбранного подразделения (с отделами или без).

• Стандартный запрос в офисе предложит выбрать подразделение, чей журнал требуется напечатать.

Общее описание процесса:

1. Открыть справочник _Справочник кассовых ордеров.

2. Выбрать необходимый запрос для отображения данных справочника и заполнить его параметы, если они есть. Нажать кнопку .

3. Нажать клавишу F4 или нажать правую клавишу мыши в таблице для вызова контекстного меню и выбрать пункт меню nsk. Вывод кассовых ордеров.

4. В открывшемся окне выбрать кнопку:

   • Текущий ордер, чтобы напечатать выбранный ордер.

   • Кассовый журнал, чтобы напечатать журнал за период дат: определяются в выпадающих календарях даты начала и окончания периода. Уточняются номер стартового листа, чтобы выполнить печать недостающих листов журнала и подразделение, чей журнал печатать.

   • Титульный лист КЖ, чтобы напечатать титульный лист кассового журнала.

Экспорт ордеров в систему бухгалтерского учёта

Процесс и результат экспорта зависят от:

• Выбранного запроса для отображения записей справочника:

  • Если запрос вида По подразделению ..., то экспортируются КО выбранного подразделения (с отделами или без).

  • Стандартный запрос в офисе предложит выбрать подразделение для экспорта его КО.

• Отмеченных по клавише Ins записей справочника:

  • Кнопки Отмеченные и Все за период дат определяют состав ордеров для экспорта.

Флаг системной настройки по адресу Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки Заменять подразделение в Кассовом ордере[KasOrdSub] контролирует информацию о коде подразделения при экспорте. По-умолчанию для флага установлено значение Нет.

Если заначение флага Да, то для ордеров, где информация о подразделении отличается от отдела реализации, выполняется замена: вместо кода подразделения экспортируется код отдела реализации.

Общее описание процесса:

1. Открыть справочник _Справочник кассовых ордеров.

2. Выбрать необходимый запрос для отображения данных справочника и заполнить его параметы, если они есть. Нажать кнопку .

3. Нажать клавишу F4 или нажать правую клавишу мыши в таблице для вызова контекстного меню и выбрать пункт меню nsk. Вывод кассовых ордеров.

4. В открывшемся окне выбрать кнопку Экспорт в dbf.

5. Выбрать какие ордера выводить: все за период дат или отмеченные. Затем выбрать в выпадающих календарях даты начала и окончания периода, за который необходимо выгрузить ордера, и нажать кнопку Продолжить.

Если по выбранным условиям нет ордеров, то будет выдано сообщение: Нет данных для выгрузки, иначе файл kasorder.dbf будет записан в Каталог экспорта согласно справочнику _Справочник настроек кассовых ордеров.

Виды ордеров

Все ордера создаются с указанием операции. Сколько видов операций в справочнике _Справочник хозяйственных операций(ХО), столько же видов ордеров можно создать.

Автоматически создаётся ордер по операции торговая выручка, а ордера по операциям возврат покупателю и другие создаются вручную.

Особенности операции Торговая выручка

Для автоматически созданного ордера с основанием Торговая выручка (оплата наличными по Z-отчёту) нельзя изменять сумму ордера. Исключением является наличие расхождения с Z-отчётом по сумме наличных.

После устранения расхождения в базе подразделения запишите номера и даты документов Розничная реализация и выполните две следующие процедуры:

Сверка ордеров и реализации

1. Открыть справочник _Справочник кассовых ордеров. Выбрать запрос Стандартный запрос.

2. Нажать клавишу F4 или нажать правую клавишу мыши в таблице для вызова контекстного меню и выбрать пункт меню nsk. Вывод кассовых ордеров.

3. В открывшемся окне выбрать кнопку Сверка ордеров и реализации.

4. Выбрать в выпадающих календарях дату расхождения и нажать кнопку Продолжить.

5. Ознакомиться с одним из возможных результатов сверки:

   • Окно с текстом: Расхождений нет.

     • Процедура сверки завершена успешно или устранение расхождений для кассовых ордеров завершено.

   • Окно с заголовком: Расхождения сумм ордеров и документов !

     • Необходимо переписать от руки строки с суммами ордеров и документов и закрыть окно с сообщением.

       • Если сообщение заканчивается на : ... и еще ..., то процедуру Сверка ордеров и реализации потребуется повторить после завершения процедуры Корректировка сумм ордеров.

Корректировка сумм ордеров

Теперь необходимо ввести правильные суммы в ордера для каждой из записанных строк:

1. В поле Запрос выбрать По подразделению с отделами за период дат.

2. В поле Подразделение по кнопке выбрать подразделение (не отдел), где устранили расхождение.

3. Выбрать в выпадающих календарях дату расхождения и нажать кнопку .

4. Выбрать для поиска колонку Сумма: щёлкнуть левой клавишей мыши по заголовку колонки. Слева от названия колонки появится символ «*» (звёздочка).

5. Выбрать значения Содержит или По фрагментам для поля Режим поиска. Ввести в поле Что искать точную сумму ордера из записанной ранее строки, используя точку как разделитель целой и дробной части числа.

6. Убедиться, что в таблице выбрана строка с основанием Торговая выручка.

   • Если строк в таблице несколько, то выполнить поиск ордера для исправления:

     6.1. Записать номера ордеров из этих строк.

     6.2. В поле Запрос выбрать Стандартный запрос и установить значения Содержит или По фрагментам для поля Режим поиска.

     6.3. Выбрать для поиска колонку Номер документа: щёлкнуть левой клавишей мыши по заголовку колонки. Слева от названия колонки появится символ * (звёздочка).

     6.4. Ввести номер записанного ордера в поле Что искать.

     6.5. Нажать клавишу F4 и выбрать кнопку Сверка ордеров и реализации. Ввести в оба календаря дату документа из строки с ордером. Убедиться, что сообщение соответствует переписанному расхождению и выбранному для поиска в предыдущем шаге. Иначе ввести следующий номер, как в предыдущем пункте и повторить сверку до обнаружения совпадения.

7. Нажать кнопку

8. Ввести в поле Сумма сумму наличных по документу из записанной ранее строки расхождения, используя точку как разделитель целой и дробной части числа.

9. Нажать кнопку Сохранить.

10. Повторить действия Сверка ордеров и реализации, чтобы убедиться, что записанные строки больше не появляются в окне с заголовком : Расхождения сумм ордеров и документов ! или появляется окно с текстом: Расхождений нет.

После внесения всех исправлений, если это необходимо:

• Перепечатать исправленные ордера:

  1. Выбрать ордер по его номеру: см. Сортировка и поиск.

  2. Нажать клавишу F4.

  3. Нажать кнопку Текущий ордер.

• Перепечатать кассовый журнал, начиная с даты первого исправленного ордера:

  1. Нажать клавишу F4.

  2. Нажать кнопку Кассовый журнал.

  3. Ввести в выпадающем календаре С даты дату первого исправленного ордера, а в выпадающем календаре По дату дату последнего исправленного ордера и нажать кнопку Продолжить.

• Выполнить экспорт исправленных ордеров в систему бухгалтерского учёта:

  1. Выбрать ордера по их номерам в таблице и нажать для каждого клавишу Ins.

  2. Нажать клавишу F4.

  3. Нажать кнопку Экспорт в dbf.

  4. В окне с текстом Какие КО выводить выбрать кнопку Отмеченные.

  5. Закрыть окно с сообщением Данные выружены в файл ...\kasorder.dbf.