Работа с заказом

Начало работы

Экранная форма Список сеансов заказов открывается в пункте меню Учёт товарных запасов → Работа с заказами → Подготовка заказа.

Если в этой форме нажать кнопку (Выбор), или в меню Заказ выбирать пункт Выбор, откроется для редактирования ранее подготовленный заказ.

• Если заказ новый и ещё ни разу не редактировался, сначала будут запрошены ещё не определённые параметры заказа (какие конкретно – зависит от схемы заказа и от типа заказа, см. Создание нового типа заказа).

• Также может быть задан вопрос, нужно ли рассчитывать потребность в товаре. При необходимости можно нажать кнопку Да и потребность будет рассчитана.

При создании нового заказа проверяется актуальность прайс-листов поставщиков – они должны быть «свежими», то есть не позднее определённого числа дней, задаваемого в системной настройке (см. Настройка списка поставщиков).

Если обнаруживаются устаревшие прайс-листы или у какого-то поставщика прайс-листов вообще нет, выдаётся сообщение о том, что обнаружены устаревшие прайс-листы, и предлагается выбрать одно из трёх действий:

• Продолжить – заказ будет формироваться в том числе и по устаревшим прайс-листам.

• Настроить поставщиков – будет открыта форма Настройка списка поставщиков, в которой можно исключить из рассмотрения все предложения поставщиков, не предоставивших актуальных прайс-листов. После закрытия формы формирование заказа будет продолжено уже без учёта исключённых поставщиков.

• Отмена – создание заказа будет отменено.

Редактирование сеанса заказа

Основная работа с заказом ведётся в форме Редактирование сеанса заказа. Внешний вид формы может быть различным в зависимости от настроек типа заказа и правил раскраски товарных строк по условиям. Пример формы заказа на вкладке «Основная» приведен ниже:

Внимание

Остаток товара в сеансе заказов (в колонках верхнего окна формы) отображается на момент создания заказа или на момент последнего пересчёта потребности.

Остаток товара в подножии сеанса заказа отображается на текущий момент. В связи с этим, если сеанс заказа редактируется в несколько приёмов, остатки в этих окнах могут отличаться.

Примечания

По умолчанию список заказа упорядочен (отсортирован) в алфавитном порядке по наименованиям товаров (колонка Наименование). Если изменить сортировку (щёлкнуть левой клавишей мыши по заголовку другой колонки, например, Остаток), то список будет переформирован. Очень большие списки могут пересчитываться длительное время!

При выходе из формы, изменённое упорядочивание (сортировка) не запоминается, при следующем входе список опять будет упорядочен по наименованию (иначе он открывался бы очень долго).

В форме имеется 2 страницы-вкладки: «Основная» и «Заказано». На вкладке «Основная» расположена кнопка Фильтры.

Вкладка «Основная»

В верхней таблице показываются только строки с товаром, который можно заказать - строки сеанса заказа. В нижней таблице показываются поставщики.

Верхняя и нижняя таблицы согласованы: нижняя часть показывает подробности по выбранной строке верхней части.

Упорядочивание (сортировка) таблицы

Панель Поиск расположена над таблицей со списком строк сеанса заказа. Поиск выполняется по содержимому упорядоченной колонки. Название такой колонки начинается с символа «звёздочка».

Упорядочение (сортировка) таблицы со списком строк сеанса заказа выполняется щелчком левой клавишей мыши по заголовку колонки в таблице. Это приводит к сортировке всей таблицы по возрастанию (только возрастанию!) содержимого ячеек этой колонки.

Сразу после открытия экранной формы таблица будет упорядочена (отсортирована) по колонке Наименование.

Примечание

В случае выбора для сортировки колонок Наименование, либо Код товара из нашего справочника (состав таблицы настраивается, см. Настройка колонок заказа) сортировка будет выполнена быстро (хотя скорость зависит от размера таблицы). При выборе любых других колонок, перед сортировкой будет выдано сообщение:

Фильтры и поиск

На вкладке «Основная» доступны два режима поиска и фильтрации: Начиная с и Включает.

Режимы устанавливаются в выпадающем списке Режим в верхней левой части окна (панель Поиск).

Поиск выполняется только по ячейкам отсортированной колонки и для строк, которые выбраны согласно настройкам по кнопке Фильтры.

Примечание

Фильтрация строк на этой вкладке предназначена просто для удобства просмотра. Для ограничения списка товаров, на основе которых готовится заказ, служит кнопка Фильтры формы Редактирование сеанса заказа.

Для строк совпадения с результатами поиска:

• Режим Включает фильтрует строки таблицы: на экране остаются только такие строки.

• Режим Начиная с отметит в таблице первую такую строку.

Для ввода фрагментов поиска и фильтра нужно просто вводить символы с клавиатуры и разделять их по нажатию клавиши Space (пробел). Вводимые поисковые фрагменты (количество фрагментов не ограничено) отображаются в строке состояния (самой нижней строке окна) в левом углу.

В режиме Включает отображатся только строки, где встречаются все введённые фрагменты.

Чтобы просмотреть все отфильтрованые строки таблицы (если они занимают больше одного окна), достаточно нажать клавиши ← (перейти на строку выше) или нажать клавишу → (перейти на строку ниже).

Примечание

Если нажать клавишу Page Up (страница вверх) или клавишу Page Down (страница вниз), то очистится строка с поисковыми фрагментами, но останутся отфильтрованные строки.

Чтобы отменить режим любого поиска (вернуться к показу всех строк таблицы) нужно очистить поисковые фрагменты, любым способом:

• нажатием клавиши Backspace, пока не очистится строка состояния и затем клавишу Space (пробел).

• нажать клавишу ↑ или ↓ и затем клавишу Space (пробел).

Вкладка «Заказано»

• На вкладке «Заказано» перечислен товар, попавший в заказ в результате его обработки. См. Вкладка «Заказано» формы Редактирование сеанса заказа.

Кнопка «Фильтры»

• Кнопка «Фильтры» позволяет установить ограничения для данных, на основе которых готовится заказ. Она описана на отдельной странице Кнопка «Фильтры» формы «Редактирование сеанса заказа».

Возможности работы с заказом

По нажатию клавиши F2 в дополнительном окне показывается информация по расчёту потребности, например:

Кнопка повторяет пункт контекстного меню (по нажатию правой клавиши мыши) Информация СОТ. см. Справочник описаний товаров.

Пункт контекстного меню Справка о торговой акции или «горячая клавиша» F11, которые выводят окно товарной акции (окно Товарная акция), к которой относится выбранный товар. см. Просмотр торговых акций в форме «Наличие товаров в отделе» и сеансе заказа.

Также имеется функция, для которой нет пункта меню, а есть только кнопка (Отправить созданные документы). Отправка выполняется через форму Экспорт документов.

Эту функцию стоит использовать в том случае, если после создания документов по заказу они не были сразу отправлены поставщикам. см. подменю Создание документов из меню «Документы».

Некоторые возможности доступны только через контекстное меню (по нажатию правой клавиши мыши):

• Пересчёт групп ABC и XYZ потребует ввести в строке следующие параметры:

  • Границы для групп ABC и XYZ в процентах от 0 до 100;
  • Период продаж в днях до даты создания заказа;
  • Интервал для прогнозирования : день, неделя или месяц.

Подробнее см. ABC и XYZ анализ.

Остальные возможности работы с заказом определяются пунктами меню и кнопками на инструментальной панели экранной формы (кнопки повторяют пункты меню).

Меню «Изменить»

• Меню «Изменить» имеет подпункты:

  • Не используются: подпункт Изменить заказ по строке или кнопка (Изменить заказ). Взамен используется клавиша Enter. см. Типовой сценарий подготовки заказа → Ознакомиться с потребностью и определить заказ → Шаг №7

  • Изменить условия работы с поставщиком или кнопка (Изменить условия работы с поставщиком). По кнопке открывается страница Список условий оплаты (см. Настройка списка поставщиков).

  • Перенос потребности в заказ или кнопка (Перенос потребности в заказ). Рассчитанную потребность по товарам можно перенести в заказ. При нажатии на кнопку (Перенос потребности в заказ) в форме Редактирование сеанса заказа, задаётся вопрос:

    

    Копирование выполняется в соответствии с выбранным вариантом ответа:

    • Текщая строка - по выбраной строке с товаром.
    • Все строки сеанса - для всех строк.

    • Все строки по фильтру - для всех отфильтрованных строк, которые получены согласно условиям, заданным по кнопке Фильтры.

      Если задано значение 2 для системной настройки по адресу Администратор системы → Настройки системы → Дополнительные → Исключать из распределения предложения с маркировкой[MoveNZMark], то будет задан вопрос по маркированным товарам у поставщиков : Исключить предложения с маркировкой?

      

      Если выбран ответ Да, то в заказе не будет маркированных товаров.

      Внимание

      Если для типа заказа установлен параметр Переносить потребность в заказ на поставщика и значение системеной настройки Исключать из распределения предложения с маркировкой[MoveNZMark] равно 0(не исключать) или 2(см. выше), то распределение по поставщикам производится стандартно: без исключения маркированного товара.

      Значение 1 для этой системной настройки всегда исключает возможность переносить потребность в заказ на маркированный товар у поставщика.

  • Заменить аналогом или кнопка (Заменить аналогом). По этой кнопке вызывается форма с предложением списка для выбора товара-заменителя (см. Замена товара аналогом).

  • Заполнение таблицы замены аналогами или кнопка (Заполнение таблицы замены аналогами). Эта кнопка служит для редактирования таблиц аналогов товаров (см. Аналоги товаров).

  • Очистить заказ, потребность или кнопка (Очистка заказа, потребности). Эта функция универсальна, по кнопке вызывается окно с «галочками»:

    

    Очистка выполняется для выбранных величин.

    Примечание

    Эта операция занимает некоторое время.

  • Пересчёт потребности или кнопка (Пересчет потребности). Эта функция универсальна, по кнопке вызывается окно с «галочками»:

    

    Пересчет выполняется для выбранных величин.

    Перерасчёт потребности в соответствии с настройками (см. Настройка расчёта потребности). В процессе расчёта на экране показывается текущий этап и общее количество этапов расчёта, а также текущее и общее количество обработанных позиций.

    Примечание

    Эта операция занимает некоторое время.

Меню «Информация»

• Меню «Информация» имеет подпункты:

  • Карточка товара или кнопка (Движение товара в отделе) или клавиша F5. По этой кнопке для того товара, на котором стоит курсор, открывается форма Карточка товара. См. Движение товара по отделам.

  • Мин. и макс. остатки или кнопка (Редактирование полей). По этой кнопке открывается форма Редактирование полей, где можно просмотреть и изменить значения по справочнику Неуменьшаемые остатки для товара из строки заказа.

  • Информация о движении товара или кнопка (Движение товара по отделам). По этой кнопке открывается форма Движение товара по организации cм. описание Движение товара по отделам.

    Примечания

    • При вызове из «заказов» запоминается установленный вручную фильтр отбора документов и диапазон дат в привязке к «типу заказа». По умолчанию для просмотра отбираются все документы.
    • Имеется системная настройка Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки → Настройки системы заказов → Общие → Кол-во дней, для просмотра движения товара [KolDayDvTv] = <число>

    В этой настройке можно указать, за какой интервал будет просматриваться движение товара по отделам при работе с заказами (количество дней в прошлое от текущей даты).

  • Доп. инф-я: товарный запас, товарный остаток, приблизительная сумма заказа или кнопка (Доп. инф-я: товарный запас, товарный остаток, приблизительная сумма заказа). По этой кнопке показывается информация по товару:

    

  • Информация о заявках или кнопка (Информация о заявках). По этой кнопке открывается форма История заявки/заказа.

  • Информация о заказах или кнопка (Информация о заказах). По этой кнопке открывается форма История заявки/заказа.

  • Сводный прайс или кнопка (Сводный прайс). По этой кнопке открывается форма Сводный прайс-лист (см. описание Сводный прайс-лист).

Меню «Документы»

• Меню Документы имеет подпункты:

  • Список документов или кнопка (Список документов). По этой кнопке открывается окно со списком документов, созданных в результате обработки данного заказа (см. описание Список документов).

  • Создание документов или кнопка (Создать документы). По этой кнопке будут созданы документы по данному заказу. Просмотреть их можно будет по кнопке Список документов, они также будут показаны во втором окне формы Список сеансов заказов.

    После создания документов будет задан вопрос, отправлять ли документы по почте (поставщикам). Отправка выполняется через форму Экспорт документов.

    Примечание

    Если по заказу уже создавались документы, кнопка Создание документов будет неактивна.

    Внимание

    Для исключения дублирования поставки товара от поставщика убедитесь, что у поставщика есть контроль по обработке повторно поступивших документов!

    Для повторной отправки документов используется кнопка .

Меню «Печать»

• Меню Печать имеет подпункты, все они повторены в одной кнопке-меню (Печать):

  • Печать текущей таблицы. Просто печатается таблица товара, показанная в окне.
  • Печать заказа.

  Вид печатной формы заказа зависит от состояния параметра Формировать розничную цену (см. Дополнительные параметры типа заказа).

  • Печать протокола исключения поставщиков. (См. Настройка выбора поставщика).

  • Отчёт об уменьшении цен прайсов.

    В открывающихся формах задаются уточняющие вопросы :

    и

    К предпросмотру готовится список товаров согласно ответов, с указанием: поставщика, цены из прайса ,цены закупочной и проценту отклонения между этими ценами. Закупочная цена заполняется по уже поступившему товару. В отчёт попадают товары, у которых значение отклонения не менее чем процент указаный в ответе на второй уточняющий вопрос.

    Примечание

    Отчёт готовится значительно дольше, чем создаётся сеанс заказа!

Отправить созданные документы по почте

Также имеется функция, для которой нет пункта меню, а есть только кнопка (Отправить созданные документы по почте). Отправка выполняется через форму Экспорт документов.

Эту функцию стоит использовать в том случае, если после создания документов по заказу они не были сразу отправлены поставщикам по почте.